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3 Les obstacles à la productivité créés par le papier

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Dans 2017 , il y a une question que vous devez vous poser : le papier a-t-il trop de pouvoir sur les processus de mon organisation ? Selon 2016 la recherche AIIM sur l'absence de papier, seulement 25 % des personnes interrogées ont indiqué qu'elles géraient un environnement sans papier. En tant que discussion populaire depuis les 1980 , pourquoi faut-il tant de temps aux organisations pour remplacer le papier et opter pour le numérique alors que le retour sur investissement est si clair ?

Combien vous coûte le papier ?

Si les coûts opérationnels et environnementaux du papier dans les bureaux sont exorbitants, son impact sur la productivité des travailleurs est tout aussi considérable :

  • Les inefficacités du flux de travail documentaire coûtent aux employés 20 % de la productivité globale
  • Plus de 70 % considèrent que le papier est un obstacle permanent à l’organisation
  • Plus de 50 % constatent des incohérences dans les workflows et les collaborations
  • Un travailleur sur trois utilise un scanner, une imprimante et une photocopieuse 10 + fois par jour et reçoit 10 + pièces jointes chaque jour

La plupart des employés sont confrontés à des processus papier chronophages et inutiles lorsqu'il s'agit de réviser, de signer et de partager des documents. Pour la plupart des organisations, il s'agit de la base du bon fonctionnement des opérations, tant en interne qu'au contact des clients. Laissez-vous le papier enliser des processus qui pourraient être rationalisés en adoptant une solution documentaire numérique ?

Révision

Les révisions personnelles et les modifications collaboratives sont essentielles pour effectuer les tâches quotidiennes et terminer des projets complexes, mais les processus papier restent caractérisés par leur inefficacité. En effet, 27 % des travailleurs impriment des documents PDF afin de les réviser, et 63 % d’entre eux scannent les documents imprimés pour les envoyer par e-mail. Pis encore, 92 % des travailleurs communiquent par e-mail avec leurs collaborateurs pour réviser les documents, ce qui est le meilleur moyen pour partager le mauvais fichier ou travailler sur une version obsolète du document.

Cela coûte 11 + heures de temps perdu chaque semaine à créer et à gérer des documents. Imaginez si votre personnel pouvait passer moins de temps entre son bureau et l'imprimante, sans oublier de s'assurer qu'il annotait la bonne version d'un document ? D'énormes gains pour la productivité et la précision.

Signature

Pour de nombreuses organisations, la collecte de signatures est une frustration courante en raison du flux de travail typique de réception, d'impression, de récupération, de signature, de numérisation, de pièce jointe et enfin d'envoi par courrier électronique. Cela se traduit par plus de 6 heures passées chaque semaine à approuver et à signer des documents. Sans oublier qu'il faut plus de 3 jours pour collecter une signature physique.

En adoptant les signatures numériques, les travailleurs n’ont plus besoin de quitter leur bureau, d’attendre une validation ou d’utiliser les supports papier. Il suffit d’ouvrir un PDF, de le signer numériquement et de le partager sur le cloud. Ainsi, votre personnel peut conclure des ventes plus rapidement, accélérer ses activités et gaspiller moins de papier.

Partage

Bureaux encombrés, documents mal classés, stockage limité - ces problèmes sont-ils familiers à votre organisation ? Avec 91 % de travailleurs stockant des documents liés au travail sur leur bureau, le serveur de leur entreprise ou dans des classeurs papier, la marge d'erreur et les coûts élevés sont infinis. En plus de cela, les travailleurs dépensent 3 . 5 heures par semaine pour classer et organiser des documents, auxquelles s'ajoutent 5 heures consacrées à la recherche de documents.

En optant pour les documents numériques et les solutions cloud, ces goulots d'étranglement ne seraient plus un risque de productivité dans tous les départements. Le partage, la collaboration et le stockage sécurisé de documents sont d'énormes gains pour les organisations qui cherchent à rationaliser les flux de travail et à promouvoir les initiatives sans papier.

Votre chemin vers la dématérialisation

Et si vous pouviez récupérer 20 % de la productivité actuellement épuisée par ces workflows papier ? Pensez aux ressources qui pourraient être déléguées pour obtenir de meilleurs résultats commerciaux, recruter plus de personnel ou simplement gérer une organisation allégée. En adoptant un ensemble complet de PDFs édition Tool, le papier n'a plus besoin de jouer un rôle dans ces flux de travail paralysés.Au lieu de cela, ces processus quotidiens critiques peuvent être complétés numériquement, ce qui augmente votre efficacité.

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