Es muy probable que su organización esté en camino de digitalizar tantos procesos como sea posible. Para ayudarle, probablemente haya adoptado varias soluciones de documentos y firmas digitales. Estas soluciones pueden transformar los procesos manuales basados en papel en flujos de trabajo digitales automatizados que permiten realizar el trabajo desde cualquier lugar, en cualquier momento y, a ser posible, utilizando cualquier dispositivo que se tenga a mano. Pero eso no es suficiente.
Es hora de que analicemos lo que realmente se necesita para prosperar y competir en la Economía del Documento. Es hora de que pasemos de la digitalización a la optimización y la verdadera transformación. Es hora de asegurarnos de que estamos sentando las bases para permitir los tipos de cambios que apoyarán los modelos de negocio y las operaciones que deseamos en el futuro. Como escribió en su día Jeanne Ross, del MITSloan Management Review , "Yo diría que no distinguir entre una digitalización creciente (incluso radicalmente creciente) y una transformación digital podría ser un error fatal".
La primera etapa de la digitalización fue impulsada por la necesidad
El problema es que la mayor parte de la digitalización hasta la fecha se ha hecho para servir a una necesidad inmediata frente a una estrategia global. Esto significa que las organizaciones no han reflexionado a fondo sobre cómo quieren que sean sus operaciones (y sus valores) en la Era Digital. No mantuvieron las discusiones ni tomaron las decisiones difíciles sobre cuál es el objetivo final de la organización.
En su lugar, diferentes departamentos o unidades de negocio a lo largo de los años se adelantaron y adoptaron una o varias soluciones de productividad que funcionaban para sus necesidades. Por ejemplo, el departamento de marketing puede haber elegido algo que les funcionara, mientras que ingeniería se decantó por otra(s) solución(es) y el jurídico por algo totalmente distinto.
Entonces, llegó la pandemia, y muchas empresas se dieron cuenta de que tenían que acelerar inmediatamente sus esfuerzos de digitalización para apoyar a su fuerza de trabajo del conocimiento que trabajaba totalmente a distancia de la noche a la mañana. Una encuesta de McKinsey & Company descubrió que las organizaciones aceleraron la digitalización de sus interacciones con los clientes, las interacciones con la cadena de suministro y las operaciones internas básicas entre tres y cuatro años y actuaron entre 20 y 25 veces más rápido de lo esperado en la puesta en marcha de estos cambios.
Ahora, con un par de años de trabajo a distancia en el haber de todos, es hora de dar un paso atrás y ver si la forma en que nos digitalizamos realmente nos va a preparar para el éxito a largo plazo. Dado que el trabajo híbrido ha llegado para quedarse - 70% de las empresas han anunciado que pretenden adoptar un modelo de trabajo híbrido - tenemos una oportunidad única para hacer una pausa y asegurarnos de que funciona mejor para todos.
La realidad del entorno de trabajo a distancia actual
Cuando la mayoría de las empresas echan un vistazo a su entorno, éste suele estar formado por una mezcolanza de tecnologías y proveedores. Como se ha señalado, es el resultado de las decisiones que se toman para resolver un problema o una necesidad concreta, en un momento determinado. Este enfoque fragmentario de la digitalización, sin embargo, a menudo significa que las herramientas de productividad que una organización necesita para potenciar su transformación digital a escala, no son las herramientas de productividad que tienen actualmente.
Importa porque la(s) herramienta(s) "equivocada(s)" puede(n) limitar el potencial futuro y añadir una complejidad y un riesgo innecesarios a las operaciones que pueden ralentizar el progreso, añadir costes y generar experiencias frustrantes para todos. Por ejemplo, si se necesitan varias soluciones para digitalizar un flujo de trabajo de principio a fin, pueden crearse silos de datos, incompatibilidades y gastos considerables, tanto en licencias y costes de mantenimiento como en costes operativos continuos. Esto puede frenar la optimización de los flujos de trabajo para lograr la máxima facilidad de uso y productividad. Por ejemplo, un estudio reciente de Deloitte encontró algunas estadísticas alarmantes sobre las ineficiencias que pueden producirse en el lugar de trabajo:
- 10 veces por hora: La cantidad de tiempo que un trabajador tiene que alternar entre diferentes aplicaciones del lugar de trabajo. Esto se traduce en 32 días al año de pérdida de productividad en el lugar de trabajo.
- 25% de tiempo perdido: Los trabajadores dedican el 25% de su tiempo a buscar información sobre cómo hacer su trabajo.
- Trillones de horas perdidas al año: Los trabajadores del conocimiento dedican el 40% de su trabajo al trabajo. Factorice 800 horas X 1.25 billones de trabajadores del conocimiento, eso es mucho tiempo que podría emplearse en hacer cosas de verdad.
Por dónde pueden empezar las organizaciones
Las organizaciones pueden empezar por imaginar cómo quieren que sea realmente el futuro de su lugar de trabajo, de sus operaciones y de sus valores. Cuando hayan definido el "estado final", podrán empezar a elegir tecnologías y a trabajar con proveedores que puedan ayudarles a cumplir sus objetivos de transformación. Para echar un vistazo a algunas de las cosas en las que hay que empezar a pensar para las herramientas de productividad en particular, eche un vistazo al blog, "Las 4 capacidades para garantizar que su entorno de trabajo a distancia funciona para su empresas".
