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El correo electrónico no es la historia completa

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Este artículo forma parte 3 de nuestra serie de la psicóloga de la productividad, Melissa Gratias .

Un abogado cliente mío recibió un largo correo electrónico de un cliente molesto. El cliente enumeró cinco áreas de insatisfacción con la representación de su abogado y solicitó una llamada telefónica para discutir los problemas. El abogado necesitaba documentar los puntos planteados en el correo electrónico, así como los discutidos en la conversación telefónica posterior. ¿Debería simplemente imprimir el correo electrónico y tomar un bolígrafo para tomar notas en los márgenes?

En el mejor de los casos, un correo electrónico individual contará la mitad de una historia. El resto de la historia tiene lugar en conversaciones en los pasillos, reuniones, correos electrónicos de seguimiento, mensajes de texto, mensajes instantáneos y por teléfono. Una conversación puede tener que reconstruirse a partir de muchas fuentes de información diferentes. Para las conversaciones verdaderamente críticas, la información debe reunirse en un solo lugar.

PDF es una excelente manera de consolidar la información creada en diferentes programas, especialmente cuando puede editar y anotar el archivo final. Aunque hay un momento y un lugar para las notas garabateadas apresuradamente en las páginas impresas, tratar con un cliente molesto no suele ser uno de ellos.

Imaginemos cómo el abogado podría documentar mejor esta conversación crítica con su cliente utilizando Nitro PDF Pro .

Antes de la conversación, convierte el correo electrónico que le envió su cliente a PDF usando el complemento de Outlook . Con ese PDF abierto en la pantalla frente a él, la llama.

Durante la conversación, destaca ciertos puntos del correo electrónico y selecciona "Agregar nota" para incluir los comentarios verbales del cliente.

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En un momento, ella comenta que no quiso decir "nunca", sino que en realidad quiso decir "hoy no" en una de las oraciones del correo electrónico, por lo que inserta otra nota para aclarar su significado.

Hacia el final de la discusión, el cliente hace referencia a la carta de compromiso y el abogado también puede insertar fácilmente el documento en su PDFs. Después de una discusión productiva, el cliente reconoce que en realidad solo está molesta por dos de los cinco puntos, por lo que el abogado los destaca para enfatizarlos.

Una vez finalizada la conversación y documentado los siguientes pasos, agrega una marca de agua "confidencial" al PDF, aplica protección con contraseña y lo guarda con el resto de los archivos digitales de este cliente.

Con Nitro PDF Pro, el abogado tiene un documento consolidado que muestra el problema, la resolución y todos los detalles de respaldo de la interacción. Años más tarde, podrá extraer este PDF y reconstruir completamente la conversación si surge la necesidad.

Revisar y anotar un PDF con las funciones de Nitro PDF Pro es una forma superior de documentar conversaciones críticas, especialmente aquellas que se originan en un correo electrónico. Recuerde, sus correos electrónicos solo cuentan una parte de la historia.

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