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Armado del caso empresarial para una plataforma de productividad documental

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Antes de la pandemia, las oficinas de EE. UU. Imprimían o fotocopiaban más de 1 billones de hojas de papel cada año.

Antes de la pandemia, Office en los EE. UU. imprimía o fotocopiaba más de 1 billones de hojas de papel cada año. Si bien el uso de documentos físicos ha disminuido significativamente con todos los que trabajan de forma remota, el 56 % de los empleados sigue imprimiendo y el 50 % sigue escaneando. Estoy seguro de que todos tenemos un compañero de trabajo que, incluso en casa, continúa imprimiendo varias copias de un archivo PDFs, marca el papel con ediciones o cambios y luego escanea la version actualizada para enviarla. La verdad es que hay una manera mejor y más eficiente que esta.

Aunque crear y compartir un PDFs es bastante fácil, cuando necesite trabajar de manera colaborativa y eficiente, un conjunto de PDFsedición y eSigning Tool cambiará la forma en que realiza negocios. Si está tratando de justificar la necesidad de una plataforma poderosa de productividad de documentos, y un socio tecnológico que lo guíe en cada paso de su implementación, tenemos su caso de negocios cubierto.

Crear y editar documentos PDF

Ya sea que necesite corregir un error ortográfico en una propuesta importante o reubicar un párrafo completo que está fuera de contexto, la capacidad de editar un PDF es una mejor práctica comercial básica. Además de intercambiar correos electrónicos sobre pequeños cambios, apoyarse en el hombro de alguien o hablar sobre ediciones por teléfono, tener un potente editor de PDF puede hacer o deshacer la calidad del documento y los plazos del cliente, sin mencionar el factor de estrés que conlleva la colaboración de documentos.

Con una solución de productividad PDFs personalizable, tiene la capacidad de copiar, pegar, eliminar y anotar texto e imágenes, y mover líneas individuales o párrafos completos rápida y fácilmente. Además, un potente editor PDFs le permite editar el estilo de fuente, las mayúsculas y minúsculas, el color y el tamaño para mantener la marca y el mensaje en todos los documentos. La capacidad de agregar o eliminar una marca de agua, fusionar documentos, eliminar páginas y convertir archivos por lotes también son características importantes.

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Supongamos que alguien en ventas, que está de vacaciones durante las próximas dos semanas, elabora una propuesta para un cliente que debe enviarse dentro de 24 horas. La propuesta es perfecta, pero el asociado de ventas olvidó usar las fuentes, los colores y el estilo de encabezado y pie de página de la empresa. Su editor de PDF ideal le permitirá ingresar fácilmente al archivo, editar el documento para la marca y enviarlo sin tener que volver a crear el archivo desde cero o rastrear a su socio de vacaciones. Esto ahorra tiempo, dinero, recursos y muchos dolores de cabeza.

Su solución de documentos interactivos

En muchos entornos de trabajo, la información puede almacenarse en silos . Una plataforma de productividad de documentos puede tomar el conocimiento de muchos y empaquetarlo en un documento increíblemente inteligente. Ya sea que esté insertando vínculos activos en los que se puede hacer clic o incrustando un archivo vinculado (por ejemplo, un documento de Word, una presentación o un archivo de imagen), le permite colaborar de manera más eficiente.

Este es un ejemplo perfecto: su diseñador jefe acaba de enviar la guía de estilo de marca finalizada de un cliente en un PDF. Se ve muy bien y tiene todo lo que su cliente necesita para lanzar su nueva marca, pero su diseñador olvidó incluir un enlace al archivo de Google Drive con todos los componentes descargables de su cliente. Una plataforma de productividad de documentos que está estandarizada y es compatible con toda la organización hace que sea rápido y fácil editar el PDF e incluir el enlace en la página que dice: "Los recursos de su marca se pueden descargar aquí". En lugar de tener que intercambiar correos electrónicos, frustrarse con el diseñador, perder una fecha límite o cruzar el Office para una conversación, puede abrir la carpeta llena de activos, tomar el enlace, colocarlo en el PDF y entregar la guía de estilo a tiempo.

Además, esta solución integrada le permitirá realizar un seguimiento de sus documentos para ver si aquellos con los que los ha compartido los han visto, comentado o firmado.

Escanear y editar documentos

Atrás quedaron los días en que un documento escaneado se grababa en piedra. Con un paquete de productividad de PDF, puede transformar fácilmente documentos escaneados en archivos editables que permiten realizar búsquedas y que pueden reconocer texto en varios idiomas. Esta funcionalidad, conocida como reconocimiento óptico de caracteres (OCR), es una herramienta especialmente poderosa para las empresas que se están despidiendo de los $ 8 mil millones por año que las empresas gastan en administrar archivos en papel .

Todos hemos estado en la situación de intentar rastrear la versión original de un archivo. Por lo general, sus opciones se han limitado a pasar horas rebuscando en los archivadores de la oficina para encontrar el documento, examinando los interminables archivos y carpetas digitales de la empresa o recreando frustrantemente el archivo desde cero. Sin embargo, con una plataforma de productividad de documentos, puede convertir un archivo escaneado en un documento totalmente editable. Con la solución adecuada, puede editar y actualizar un archivo escaneado, guardar una copia limpia y compartir el archivo con sus compañeros de trabajo y clientes para una colaboración continua.

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Iniciación en Nitro

Con una plataforma de productividad de documentos que está completamente integrada en la vida diaria de su empresa, y con un equipo de servicio de primer nivel para respaldarla, puede hacer que sus documentos sean más inteligentes y dinámicos, lo que ayudará a sus equipos a trabajar más rápido, de manera más colaborativa. y más eficientemente. Obtenga más información sobre cómo puede transformar su negocio dependiente del papel en un lugar de trabajo digital más potente y eficiente.

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