Blog de Nitro

Por qué los documentos en papel son un riesgo de seguridad en el lugar de trabajo

agua-enfriador-escena.png

Con la proliferación de dispositivos móviles y soluciones en la nube, no sorprende que la seguridad se haya convertido en una prioridad principal para los profesionales de TI en 2015 . Según un 2013 estudio realizado por Ponemon Institute, el 75 % de las empresas informan sobre infracciones externas de la seguridad de los datos, la mayoría de las cuales ocurren en las áreas de negocios e información de clientes.

Los riesgos de seguridad interna también están en la mente de los líderes de TI: el 54 % de los participantes en un estudio de IDC descubrió que su organización está expuesta a un riesgo considerable debido al contenido almacenado de la empresa que no está correctamente identificado. Además, el 90 % de las organizaciones de EE. UU. experimentan filtraciones o pérdidas de documentos sensibles o confidenciales.

Aparte de la impresión negativa que estos riesgos de seguridad interna podrían causar en los clientes y clientes, 76 % dice que los problemas con la forma en que se gestionan los procesos de documentos internos afectan el reconocimiento de ingresos y pueden crear problemas con los auditores.

¿De dónde viene el riesgo?

El rol genera riesgos, y los empleados siguen usándolo en gran cantidad. Nuestra 2014 encuesta de trabajadores del conocimiento encontró que el 58 % de los encuestados aún imprimen y firman a mano de forma predeterminada los documentos recibidos por correo electrónico, y el 27 % elige imprimir cualquier PDFs que necesiten revisar.

Los documentos archivados en papel también pueden causar muchos problemas; por ejemplo, el 61 % de las filtraciones de datos en empresas con menos de 500 empleados implican registros en papel. Es un formato que es demasiado fácil de destruir e imposible de hacer un seguimiento, versión o protección. ¿Es consciente de cuánto depende su organización del rol?

La falta de herramientas adecuadas crea riesgo. Solo el 26 % de los empleados de empresas con más de 100 empleados tienen acceso a los editores de PDFs, lo que deja a la mayoría sin una forma estándar y segura de convertir sus archivos de PDFs. No tienen tiempo para esperar a que el equipo de TI (o un vecino amigable equipado con un editor de PDFs) transforme sus archivos, y un "conversor PDFs gratuito" está a solo una búsqueda de Google.

Es probable que un usuario ocupado que solo quiera poder trabajar en su archivo no se tome el tiempo para examinar la legitimidad de las diversas opciones de conversión gratuitas. Aunque su archivo puede convertirse con éxito, su contenido se ha cargado en una base de datos en algún lugar, y nadie sabe si esa información permanece segura o no.

El intercambio ad-hoc crea riesgo. ¿Su organización proporciona una solución segura para compartir documentos/acceso móvil para sus empleados? Bueno, 77 % NO.

De hecho, el 85% confía en compartir Tool como Dropbox, Box.net, unidades USB y archivos adjuntos de correo electrónico, ninguno de los cuales es realmente seguro. Dado que los casos más comunes de robo de datos o pérdida de información confidencial ocurren en estos canales (a menudo seleccionados), parece que las personas se involucran en negocios riesgosos.

La falta de visibilidad y trazabilidad genera riesgos. Cuando envía un archivo adjunto de correo electrónico, va a la persona en la línea "para"... ¿no es así?

Cuando no puede rastrear la ruta de un documento, no sabe si está llegando a las personas adecuadas en el momento adecuado. No sabe quién más podría estar viéndolo o si se está procesando de la manera prevista. Por ejemplo, un estudio de IDC que informa:

  • 55 % no puede saber si un documento ha sido visto/revisado/firmado por las personas adecuadas y menciona la dificultad para obtener el estado y la visibilidad del proceso.
  • 38 % citan dificultades para relacionar documentos o versiones de documentos con un contexto importante.

¿Cómo puedes bloquearlo?

Lo primero es lo primero: elimine el papel. De todos modos, está saliendo del ecosistema empresarial y realmente presenta más desventajas que ventajas en el gran esquema.

Al mismo tiempo, asegúrese de que los empleados tengan derecho Tool a crear, editar, firmar y colaborar en documentos con colegas, ya que el rol estará a punto de desaparecer. Una buena productividad de documentos Tool como Nitro es una excelente opción para satisfacer estas necesidades, y su facilidad de implementación y su interfaz familiar significan que puede comenzar a utilizarla en poco tiempo.

Haga clic aquí para obtener más información sobre por qué los líderes de TI se están cambiando a Nitro.

También debe ser inteligente con el seguimiento de sus documentos, pero ¿qué significa eso exactamente? Hay herramientas disponibles que le permitirán rastrear un documento durante todo su ciclo de vida, asegurando que las personas adecuadas lo vean en el momento correcto y que estén manejando el documento correctamente.

Cuando llegue el momento de almacenar el documento, también puede promulgar permisos para asegurarse de que solo las personas seleccionadas tengan acceso. ¡Es el camino del futuro! (Pero en realidad, está sucediendo ahora mismo, échale un vistazo aquí ).

Los líderes empresariales ven ventajas reales en este enfoque y afirman que, según un estudio de IDC, la resolución de problemas con procesos de documentos como los mencionados anteriormente dará como resultado una reducción del riesgo del 23 %.

¿Desea obtener más información sobre cómo los problemas de documentos afectan la seguridad? Únase a nosotros para nuestro seminario web gratuito: puede registrarse aquí .

Puede explorar cómo Nitro mejora los procesos de documentos de su organización sin asumir ningún compromiso al comenzar con una prueba de equipo gratuita; simplemente haga clic aquí para informarnos que está interesado.

Aborde otros desafíos de productividad de documentos:

Firmas electrónicas
Un líder en firmas electrónicas
Nitro Sign reconocido como líder en el informe 2022 GigaOm Radar para eSignatures. Obtenga más información sobre la evaluación y el análisis de GigaOm de los principales proveedores de firmas electrónicas en la categoría.