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Por qué los documentos en papel son un riesgo de seguridad en el lugar de trabajo

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Con la proliferación de dispositivos móviles y soluciones en la nube, no sorprende que la seguridad se haya convertido en una prioridad principal para los profesionales de TI en 2015 . Según un 2013 estudio realizado por Ponemon Institute, el 75 % de las empresas informan sobre infracciones externas de la seguridad de los datos, la mayoría de las cuales ocurren en las áreas de negocios e información de clientes.

Los riesgos de seguridad interna también están en la mente de los líderes de TI: el 54 % de los participantes en un estudio de IDC descubrió que su organización está expuesta a un riesgo considerable debido al contenido almacenado de la empresa que no está correctamente identificado. Además, el 90 % de las organizaciones de EE. UU. experimentan filtraciones o pérdidas de documentos sensibles o confidenciales.

Aparte de la impresión negativa que estos riesgos de seguridad interna podrían causar en clientes y consumidores, el 76% afirma que los problemas con la forma de gestionar los procesos documentales internos afectan al reconocimiento de los ingresos y pueden crear problemas con los auditores.

¿De dónde procede el riesgo?

El papel genera riesgo-y los empleados siguen utilizando mucho. Nuestra 2014 encuesta a los trabajadores del conocimiento descubrió que el 58% de los encuestados sigue imprimiendo y firmando a mano los documentos recibidos por correo electrónico, y el 27% opta por imprimir cualquier PDF que necesite revisar.

Los documentos archivados en papel también pueden causar muchos problemas; por ejemplo, el 61 % de las filtraciones de datos en empresas con menos de 500 empleados implican registros en papel. Es un formato que es demasiado fácil de destruir e imposible de hacer un seguimiento, versión o protección. ¿Es consciente de cuánto depende su organización del rol?

La falta de herramientas adecuadas genera riesgos. Sólo el 26% de los empleados de empresas con más de 100 empleados tienen acceso a editores de PDF, lo que deja a la mayoría sin una forma estándar y segura de convertir sus archivos PDF. No tienen tiempo de esperar a que el equipo de TI (o un vecino amable equipado con un editor de PDF) transforme sus archivos, y un "convertidor de PDF gratuito" está a sólo una búsqueda en Google.

Un usuario ocupado que sólo quiere poder trabajar en su archivo probablemente no se tomará el tiempo de investigar la legitimidad de las distintas opciones de conversión gratuitas. Aunque su archivo se convierta con éxito, su contenido se ha subido a una base de datos en algún lugar, y si esa información sigue siendo segura o no, es una incógnita.

El intercambio ad hoc genera riesgos. ¿Proporciona su organización una solución segura de intercambio de documentos/acceso móvil para sus empleados? Pues el 77% NO lo hace.

De hecho, el 85% confía en herramientas para compartir como DropBox, Box.net, unidades USB y archivos adjuntos al correo electrónico, ninguno de los cuales es realmente seguro. Dado que los casos más comunes de robo de datos o de pérdida de información sensible se producen en estos canales (a menudo seleccionados), parece que la gente se está dedicando a un negocio arriesgado.

La falta de visibilidad y trazabilidad genera riesgos. Cuando se envía un archivo adjunto por correo electrónico, se dirige a la persona que aparece en la línea "para"... ¿no es así?

Cuando no se puede seguir la trayectoria de un documento, no se sabe si está llegando a las personas adecuadas en el momento oportuno. No sabe quién más puede estar viéndolo, ni si se está procesando de la manera prevista. Un ejemplo es un estudio de IDC que informa:

  • 55 % no puede saber si un documento ha sido visto/revisado/firmado por las personas adecuadas y menciona la dificultad para obtener el estado y la visibilidad del proceso.
  • El 38% cita la dificultad de relacionar los documentos o las versiones de los mismos con el contexto importante.

¿Cómo puedes bloquearlo?

Lo primero es lo primero: elimine el papel. De todos modos, está saliendo del ecosistema empresarial y realmente presenta más desventajas que ventajas en el gran esquema.

Al mismo tiempo, asegúrese de que los empleados tengan derecho Tool a crear, editar, firmar y colaborar en documentos con colegas, ya que el rol estará a punto de desaparecer. Una buena productividad de documentos Tool como Nitro es una excelente opción para satisfacer estas necesidades, y su facilidad de implementación y su interfaz familiar significan que puede comenzar a utilizarla en poco tiempo.

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También debe ser inteligente con el seguimiento de sus documentos, pero ¿qué significa eso exactamente? Hay herramientas disponibles que le permitirán rastrear un documento durante todo su ciclo de vida, asegurando que las personas adecuadas lo vean en el momento correcto y que estén manejando el documento correctamente.

Cuando llegue el momento de almacenar el documento, también puede promulgar permisos para asegurarse de que sólo tengan acceso las personas seleccionadas. ¡Es el camino del futuro! (Pero realmente, está ocurriendo ahora mismo-compruébelo aquí.)

Los responsables de las empresas ven ventajas reales en este enfoque y afirman que la resolución de los problemas de los procesos documentales como los citados anteriormente supondrá una reducción del riesgo del 23%, según un estudio de IDC.

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