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Las ventajas únicas de PDFs

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Ventajas del PDF

Imagine su organización funcionando con una eficiencia perfecta. Una oficina ajetreada sin la frustración de una fotocopiadora costosa que constantemente necesita mantenimiento, tinta nueva o más papel. Imagine un lugar de trabajo que sea gratuito y abierto, sin archivadores voluminosos donde los administradores pasan horas revisando el papeleo.

A medida que las organizaciones hacen la transición a flujos de trabajo digitales más eficientes, los documentos juegan un papel fundamental. ¿Cómo gestiona la gran cantidad de contenido del que depende su organización todos los días en un entorno digital?

Tres letras: PDF. PDFs es el formato de archivo seguro, estandarizado, editable y compartible que compatibilidad con éxito en los flujos de trabajo de documentos digitales.

Disponible por primera vez en 1993, el PDF fue un formato propietario controlado por Adobe Systems durante 15 años. En 2008, el formato se publicó como un estándar abierto, lo que no sólo dio a otras empresas la posibilidad de desarrollar aplicaciones PDF, sino que también liberó a los usuarios para trabajar con otras aplicaciones distintas de Acrobat. El cambio al estándar abierto ha dado lugar a miles de soluciones, complementos y herramientas basadas en el formato PDF, lo que ofrece a los usuarios más opciones y eficacia en un sector en crecimiento. Hoy en día, los usuarios finales pueden leer y editar un PDF con cualquier software compatible, independientemente de la aplicación utilizada para crearlo.

Los archivos PDFs ofrecen ventajas únicas sobre otros formatos de archivo, transformando los flujos de trabajo empresariales en procesos seguros y sin inconvenientes en los que se puede seguir de cerca el progreso.

En resumen: convierta el PDF en su documento estándar y mejore su forma de hacer negocios.

Las ventajas únicas de PDF

Crear y compartir archivos, simplemente
Los archivos PDFs son fáciles de crear directamente desde la aplicación nativa de un documento y en cualquier creador de PDFs gratuito. También puede combinar diferentes tipos de archivos, incluidas presentaciones de PowerPoint, hojas de cálculo de Excel, imágenes y videos en un PDFs más grande y rico en medios.

Compartir archivos en formato PDF garantiza que todos los espectadores vean el documento tal y como está previsto, independientemente de la aplicación nativa, el visor, el sistema operativo o el dispositivo utilizado.

Control y visibilidad completos
A día de hoy, los documentos PDF son el único formato de archivo de sólo lectura que no puede ser alterado sin dejar huella. Gracias a ello, los equipos pueden realizar un seguimiento eficaz de cada cambio en sus respectivos documentos para aportar claridad y mantener el control de las versiones cuando colabora.

Capacidades de eSigning
El PDF es el único formato de archivo que puede facilitar la firma electrónica, un proceso que es tan legalmente vinculante como escribir a mano una firma en un documento. La firma electrónica permite agilizar los trámites y aumentar las tasas de cierre de negocios en más de un 80%, lo que permite acelerar el tiempo de obtención de ingresos.

Para mayor seguridad, muchos lectores y editores de PDF también incluyen la función de firma digital, una tecnología de encriptación que se aplica a una firma electrónica como capa de autentificación suplementaria, garantizando que el nombre en la línea de puntos es auténtico e inalterado.

Edición fácil
PDFs los documentos no son editables por naturaleza. Sin embargo, cualquier editor PDFs simple permitirá a los usuarios aplicar cambios directamente a un archivo PDFs, eliminar pasos innecesarios como volver a escribir y buscar manualmente Word en particular en un documento.

Algunos de los editores PDFs más potentes también incluyen la función de reconocimiento óptico de caracteres (OCR), que permite que un documento escaneado o basado en imágenes se pueda buscar y editar mediante la identificación de los caracteres de texto del documento.

Tamaño de archivo compacto
Los usuarios tienen la posibilidad de reducir el tamaño de los archivos PDF hasta un 25% sin eliminar ningún contenido ni alterar su aspecto. De hecho, muchos optan por convertir varios tipos de archivos a PDF únicamente porque son más pequeños. Por ejemplo, guardar un 1.25 MB de la presentación de PowerPoint como archivo PDF reduce el tamaño a 352 KB, lo que es sustancialmente más manejable.

Seguridad integrada
Las brechas de seguridad pueden venir de cualquier parte, y garantizar la integridad de sus documentos es fundamental. Por eso, casi todas las empresas y agencias gubernamentales del mundo confían en el PDF como su formato preferido para proteger y distribuir documentación sensible, clasificada y de nivel de autorización.

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Cifrado: cuando utilice el cifrado, se integrará de forma persistente en el archivo y no se envolverá. Esto significa que dondequiera que vaya el archivo, independientemente del almacenamiento y el transporte, permanece protegido. Hay tres formas de cifrar un documento PDF:

  1. Cifrado de contraseña : incluye una contraseña para cifrar y descifrar
  2. Infraestructura de clave pública - utilizar certificados digitales
  3. Gestión de derechos : autenticación vinculada a la base de datos de su organización

contraseñas
Establezca contraseñas seguras para controlar los permisos de los usuarios y evitar fácilmente que otros editen y copien información, o ajuste los permisos de los archivos para limitar actividades como la impresión, los comentarios y el rellenado de formularios.

Redacción
La redacción es el proceso de eliminación permanente de información confidencial de un PDF para que el archivo se pueda distribuir a varias partes.

Sellos dinámicos
Incluya campos para información personalizada, incluida la fecha, la hora y la información del sello para mostrar cuándo se aprobó el documento y quién lo aprobó.

Certificados digitales
Los certificados digitales actúan como tarjetas de identificación electrónicas y contienen información personal para mantener los documentos a salvo de usuarios no autorizados. Puede usar certificados digitales para proteger, descifrar y firmar legalmente archivos, asegurándose de que los lectores y editores del documento sean quienes dicen ser.

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