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La Office sin papel: conceptos erróneos comunes

Pluma común

Cuando la mayoría de las personas escuchan la frase "oficina sin papel", evocan imágenes de un espacio de trabajo completamente desprovisto de todo tipo de papel, sin impresoras, cuadernos o carpetas de archivos a la vista.

Cuando la mayoría de las personas escuchan la frase 'sin papel Office ', evocan imágenes de un espacio de trabajo completamente desprovisto de todo tipo de papel, sin impresoras, cuadernos o carpetas de archivos a la vista. En consecuencia, esto ha perpetuado la falsa medida de que un 'sin papel Office 'se refiere a uno que se ocupa estrictamente de documentos en formato digital, lo que ha provocado que muchas empresas vean la opción 'sin papel' como una hazaña imposible.

En última instancia, se ha creado una división entre las oficinas de la nueva era que no usan papel y las organizaciones que continúan imprimiendo cantidades exorbitantes de papel innecesariamente. Pero, ¿qué pasa con la enorme brecha en el medio? Ciertamente, hay empresas que solo imprimen cuando es absolutamente necesario, pero ¿es justo decir que no son una oficina sin papeles?

De acuerdo con el experto en papeleo Brooks Duncan, fundador de DocumentSnap.com , “abandonar el papeleo no se trata de eliminar las cosas que funcionan para usted o eliminar actividades; en cambio, significa que te comprometes a no crear más papel del que necesitas. Es así de simple." Brooks dice que para no usar papel, solo debe tener más en cuenta el papel que usa y conserva, y eliminarlo cuando corresponda.

En otras palabras, dejar de usar papel no se trata de deshacerse de cada hoja de papel que existe en su oficina; se trata de desarrollar procesos que le permitan ser más eficiente con su tiempo y dinero mientras es más sostenible y depende de la tecnología sin papel. En estos días, la mayoría de las empresas usarán software, como Microsoft Office 365 , para ayudarlos a digitalizar la mayor parte de sus operaciones de oficina. Al usar también los servicios de informes de Office 365 , estas oficinas también pueden estar preparadas para cualquier problema tecnológico que puedan encontrar. Este es solo uno de los beneficios de incorporar software a su negocio. Para mejorar la comprensión de su empresa sobre el software de Microsoft, podría valer la pena tomar algunos de los exámenes de certificación de Microsoft para asegurarse de que su empresa tenga un gran conocimiento del software de Microsoft que utilizará. Para echar un vistazo a algunos de los exámenes, visitar un sitio web como temas de examen puede ser una buena idea para encontrar el perfecto para su empresa. Al dejar de usar papel, es vital asegurarse de que los miembros del personal se sientan cómodos con las computadoras y el software, en caso de que algo salga mal. Si bien el software es beneficioso, algunas oficinas simplemente deben usar papel por varias razones y, en estos casos, es posible que desee considerar usar algo como un proveedor de servicios de impresión administrados para ayudarlo a administrar la impresión que necesita hacer y reducir su huella ambiental.

Con esta nueva definición de 'sin papel' en mente, desacreditemos algunos mitos comunes de 'sin papel' que pueden obstaculizar los intentos de su empresa de dejar de usar papel.

Los 4 principales conceptos erróneos sobre la tecnología sin papel

1 . Seguridad:

Existe la idea errónea de que los documentos en papel son más seguros que sus equivalentes digitales; pero, en última instancia, el papel genera riesgos. De hecho, el 23 % de todas las filtraciones de datos importantes (aquellas que afectan a más de 500 personas) en las empresas involucran papel. Esto aumenta a un enorme 61 % para pequeñas infracciones. El papel es imposible de rastrear, versionar y proteger: alguien podría salir de un edificio con un archivo lleno de papeleo confidencial y nadie se daría cuenta.

Sin embargo, con los documentos digitales, hay varios pasos que los usuarios pueden tomar para proteger sus archivos, ya sea a través de la protección con contraseña y la seguridad del certificado PDFs o simplemente usando una plataforma de documentos inteligente para seguir quién ha visto, descargado o modificado el documento.

2 . Sostenibilidad:

Algunos opinan que dejar de usar papel es inútil en términos de sostenibilidad ambiental. Sin embargo, ¿sabía que las fotocopiadoras y las impresoras encabezan la lista de uso de energía en un Office consumo de energía al imprimir, en modo de espera e incluso en modo de suspensión?

Además, se necesitan aproximadamente 11 , 134 kWhs para producir 1 toneladas de papel; ¡la misma cantidad de electricidad utilizada en un hogar promedio durante 10 meses! Por otro lado, solo se necesitan alrededor 72 kWh para alimentar su computadora portátil durante todo un año, mientras que una PC de escritorio usaría aproximadamente 237 . 2 kWh.

También vale la pena señalar que se necesitan hasta 24 árboles solo para producir 1 tonelada de papel. Para producir la misma cantidad, se necesitan 19 , 000 galones de agua y se producen 2 , 200 libras de desechos sólidos. ¿Quizás dejar de usar papel sea más sostenible después de todo?

3 . Velocidad :

Existe el desafortunado mito de que implementar software de productividad de documentos y capacitar a los empleados para usarlo llevará más tiempo del que vale. Afortunadamente, una vez más, este es otro concepto erróneo común en el lugar de trabajo.

Como ejemplo, Nitro se puede implementar muy rápidamente en un servidor y el software requiere poca o ninguna capacitación gracias a su interfaz familiar de Microsoft. Si necesita ponerse en contacto con nuestro equipo de Atención al cliente y soporte, recibirá un soporte igual de rápido: cuentan con un tiempo promedio de primera respuesta de menos de dos horas.

4. Costos:

Muchas personas creen erróneamente que los costos del software de productividad de documentos son demasiado altos y superan con creces los costos de quedarse con el papel. Si bien la adopción de una solución de este tipo implica costos iniciales, se verán eclipsados por el gasto continuo en papel, tinta y energía que su organización enfrentará a largo plazo.

Según MerusCase, cuesta:

  • $ 504 para almacenar 10 cajas de papel/mes
  • $695 para reciclar y triturar 10 Box de papel al mes
  • $ 100 para transportar papel desde y hacia la oficina/mes
  • $ 100 por gastos de envío e impresión incidentales
  • $ 30 , 000 para contratar a un archivista

Además, cuesta aproximadamente $ 1 . 12 para imprimir una hoja de papel (incluyendo papel, tinta, electricidad); esto multiplicado por 150 páginas (cantidad promedio impresa por empleados por día según AIIM) = $ 168 . La licencia de 1 para Nitro PDF Pro comienza en $ 179 .

Como puede ver en lo anterior, el consumo sostenible de papel, o el uso reducido del papel, como nos gusta decir, es fácilmente alcanzable. La oficina sin papel ya no se ve frenada por los desafíos tecnológicos. Todo lo que necesita para reducir su desperdicio de papel existe. Las barreras actuales son culturales y el miedo al cambio es todo lo que se interpone en tu camino.

Permita que su empresa cumpla sus objetivos de desarrollo sostenible, aumente la productividad y la velocidad, y mejore la seguridad de los documentos al dejar de usar papel. Realice una prueba gratuita de Nitro hoy mismo.

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