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Las claves para una transformación empresarial digital exitosa

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2020 ha sido el año de la transformación digital generalizada. Pero, ¿su organización está obteniendo el mayor rendimiento de sus esfuerzos por volverse digital?

¿Qué es la transformación digital?

La transformación digital significará cosas diferentes para diferentes organizaciones. Pero, en esencia, la transformación digital consiste en integrar de forma eficaz las herramientas digitales y la tecnología adecuadas en todos los aspectos relevantes de una empresa. En última instancia, mejora la experiencia del empleado o del cliente y elimina los inconvenientes de los procesos analógicos.

Qué significa la transformación digital exitosa para las empresas

La transformación digital es más que quedarse sin papel, aunque eso ciertamente es parte de ello. Una transformación digital completa y exitosa reinventa todos los aspectos de los procesos de una organización y anima a los líderes empresariales a plantearse las siguientes preguntas:

  • ¿Cuáles son los mayores puntos débiles para nuestros empleados o clientes?
  • ¿Dónde estamos perdiendo tiempo o eficiencia?
  • ¿Cómo podemos reestructurar estos procesos de trabajo?
  • ¿Qué herramientas nos ayudarán a llegar allí?

Su fuerza impulsora es deshacerse de los procesos obsoletos que han sido "protegidos por derechos adquiridos" pero que ya no son eficientes ni útiles para los empleados y clientes.

Cuando se hace correctamente, puede hacer que el trabajo sea más fácil y agradable para los empleados, aumentar la eficiencia y la productividad, brindar una mejor experiencia al cliente y brindar a su empresa una ventaja competitiva.

Pero con demasiada frecuencia, no funciona de la forma que una empresa esperaba. Algunas investigaciones encuentran que menos del 30 % de los esfuerzos de transformación digital son considerados exitosos por los empleados.

Entonces, ¿cómo puede asegurarse de que sus planes no entren en esa categoría?

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Cómo prepararse con éxito para la transformación digital

1 . Determina tu visión

Nunca debe comenzar comprando nueva tecnología. En cambio, comience con una visión y preguntas clave. ¿Qué problemas quieres solucionar? ¿Cómo quiere que se vean sus flujos de trabajo después de una iniciativa de transformación digital? ¿Cómo cuantificará y medirá su éxito?

2 . Define tus metas

Sea lo más específico posible. Esto no solo lo ayudará a identificar exactamente lo que desea mejorar; le ayudará a medir el éxito de sus esfuerzos más adelante. Aquí hay unos ejemplos:

"Reducir el desperdicio de papel" se convierte en "Reducir el desperdicio de papel, especialmente en RR.HH. con formularios firmados y en el departamento de finanzas con solicitudes de reembolso".

"Mejorar las condiciones de trabajo remoto" se convierte en "Mejorar las condiciones de trabajo remoto al facilitar la colaboración en documentos con el progreso del flujo de trabajo en tiempo real ".

3 . Identifique las herramientas y las personas que lo ayudarán a llegar allí.

Para algunas empresas, ciertos pasos hacia la transformación digital requieren la contratación de consultores o incluso la creación de nuevos puestos y departamentos. Sin embargo, la transformación digital a menudo comienza con herramientas simples y fáciles de implementar que abordan sus puntos débiles analógicos más comunes.

Al buscar herramientas digitales, hay un par de cosas a tener en cuenta:

  • Cuanto más corta sea la curva de aprendizaje, mejor. Considere soluciones simples y fáciles de usar, ya que se adoptarán más ampliamente.
  • Soluciones todo en uno. La sobrecarga de aplicaciones es una barrera para una transformación digital exitosa, así que intente utilizar productos que resuelvan múltiples problemas.

4 . No planee la implementación: cree una estrategia de gestión del cambio

Cualquier experto en TI sabe que a la mayoría de las personas no les gustan los cambios, al menos al principio. En Nitro, hemos descubierto que una estrategia de gestión del cambio es casi tan importante como la herramienta en sí misma para una transformación digital exitosa.

La gestión del cambio le ayuda a presentar nuevas herramientas a los empleados de una manera que no sea abrumadora y genere una "aceptación". También elimina la carga de TI al priorizar estrategias de implementación manejables. Las estrategias de gestión del cambio variarán según la empresa, pero siempre deben abordar estos conceptos básicos:

  • Fomente la "aceptación" del usuario. Proporcione una justificación de por qué está realizando este cambio. Comunique cómo resuelve los problemas y, en última instancia, facilitará el trabajo a los empleados.
  • Incluso si cree que sus empleados no necesitan la capacitación, bríndela. Se asocia constantemente con una mayor adopción por parte de los usuarios de su nueva herramienta.
  • Sea estratégico en su implementación. Todo a la vez no siempre es el mejor enfoque para implementar nueva tecnología. Comenzar con departamentos individuales puede ayudarlo a refinar su proceso de incorporación y capacitación. Conocerá los desafíos más comunes y será más eficiente a medida que se incorpore al resto de la organización.

5 . Realice un seguimiento de la adopción de los usuarios y las métricas de éxito

Los datos concretos le permiten medir el éxito de sus esfuerzos de transformación digital. Ofrece información sobre dónde están sus problemas para que pueda concentrar sus esfuerzos en las áreas correctas. Por ejemplo, si encuentra que un departamento tiene una baja adopción por parte de los usuarios y tasas de impresión más altas, sabrá exactamente quién recibirá la próxima sesión de capacitación y charla motivacional de “aceptación”.

Los productos digitales que le permiten rastrear fácilmente estas métricas hacen que esta parte de la transformación digital sea significativamente más fácil y tenga más probabilidades de éxito.

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