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4Formas de agilizar los procesos de contratos de adquisiciones

agilizar los procesos de contratación

Aunque la adquisición de bienes y servicios para completar el trabajo para los clientes es un componente crítico de cualquier negocio, también es uno que puede dejar mucho espacio para errores, inconsistencias, retrasos, pérdida de ingresos e incluso problemas legales.

Si bien la adquisición de bienes y servicios para completar el trabajo de los clientes es un componente crítico de cualquier negocio, también puede dejar mucho espacio para errores, inconsistencias, demoras, pérdida de ingresos e incluso problemas legales. Por eso es importante que las empresas cuenten con un proceso de adquisición de contratos claro y simplificado.

Pero antes de que pueda hacer que el proceso de adquisición de la gestión de contratos sea más rápido y eficiente, primero deberá evaluar todos los pasos que intervienen en la adquisición de bienes y servicios para su empresa. Estos pueden incluir algunos o todos los siguientes:

  • Identificación de necesidades
  • Evaluación y selección de proveedores.
  • Negociación de los términos del contrato
  • Generación de una orden de compra
  • Recepción de bienes o servicios
  • Recepción y pago de facturas.
  • Mantener registros meticulosos en caso de auditorías internas o externas

Entonces, ¿por dónde empezar? Veamos algunos de los aspectos básicos de los procesos de adquisición de la gestión de contratos y cómo puede estandarizar y acelerar el proceso.

1 . Automatice los procesos manuales para minimizar los errores

Una de las mejores maneras de mejorar su proceso de adquisición de contratos es automatizarlo tanto como sea posible. Tener un sistema que permita a los administradores de contratos recibir notificaciones automáticas de lo que debe completarse en el proceso de adquisición es un aspecto de esto. También elimina la posibilidad de pasar por alto pasos críticos debido a errores humanos u omisiones.

Adoptar una plataforma que le permita firmar electrónicamente los contratos es otra forma de agilizar el proceso de contratación. Al digitalizar el proceso de ratificación de los acuerdos de bienes o servicios mediante la firma electrónica, estará eliminando pasos manuales como la impresión y el escaneado, al tiempo que reduce el riesgo de errores humanos, como firmar en el campo equivocado u omitir por completo una firma.

2 . Optimice la colaboración

A menudo, los procesos de adquisición para la gestión de contratos requieren mucha comunicación de ida y vuelta entre sus interlocutores internos y los proveedores externos. Puede que envíe un contrato a su proveedor, pero éste quiera cambiar parte del lenguaje o los precios. Puede evitar un montón de papeles revueltos empleando un software de edición de PDF que le permita tanto a usted como a su proveedor anotar, editar y compartir documentos de forma segura.

3 . Visibilidad del proceso de oferta

Dada la cantidad de pasos involucrados en los procesos de adquisición de contratos, es fácil pasar por alto o incluso olvidar componentes críticos para firmar un contrato. Ahí es donde una mayor visibilidad del proceso puede ayudar. Muchas plataformas que le permiten crear, editar, firmar y compartir documentos de contrato también pueden ayudarlo a realizar un seguimiento de los flujos de trabajo. Puede realizar un seguimiento del progreso de un contrato, recibir notificaciones cuando un proveedor haya firmado un contrato, enviar un recordatorio cuando alguien no lo haya hecho y configurar las capacidades de visualización o edición de documentos.

4 . Asegurar la adopción del usuario

Cualquier esfuerzo por racionalizar su proceso de adquisición de gestión de contratos sólo es tan bueno como la tasa de adopción por parte de los miembros de su equipo. La gestión del cambio es un reto para los departamentos de TI de todo el mundo, pero puede superarlo adoptando plataformas de adquisición de contratos que sean fáciles de usar con interfaces e integraciones que se ajusten a los sistemas que ya tenga instalados, como Microsoft 365.

Además, querrá trabajar con un equipo de responsables del cambio dispuestos a comprometerse de forma proactiva con sus empleados para abordar los puntos débiles en el proceso de adopción y proporcionar 24/7 apoyo para la resolución de problemas.

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