Blog de Nitro

5Beneficios de almacenar datos electrónicamente

pexels-pixabay-357514-1000x853.jpg

¿Cuántas veces ha realizado una búsqueda desenfrenada de un archivo en papel extraviado? ¿Cuánto espacio físico en su oficina corporativa se dedica al almacenamiento de documentos?

¿Cuántas veces ha realizado una búsqueda desenfrenada de un archivo en papel extraviado? ¿Cuánto espacio físico en su oficina corporativa se dedica al almacenamiento de documentos? De hecho, ¿cuánto espacio hay en tu escritorio? Si su organización todavía depende en gran medida del papel y su almacenamiento, puede ser el momento de considerar el almacenamiento electrónico de datos.

Beneficios de almacenar datos electrónicamente

Los beneficios de almacenar datos electrónicamente pueden ser de gran alcance, particularmente en estos tiempos que cambian rápidamente cuando más y más empleados trabajan de forma remota. Un número cada vez mayor de estudios sugiere que la tendencia del trabajo remoto tampoco terminará con la pandemia . De hecho, una estimación conservadora de Harvard Business School indica que al menos el 16 % de los trabajadores que cambiaron a trabajar desde casa como resultado de COVID- 19 nunca volverán a la oficina.

Tal vez sea hora de que considere convertirse en parte del 89 % de las organizaciones que trabajan en la transformación digital , y eso incluye pasar del almacenamiento de datos físico al electrónico.

Eche un vistazo a algunos de los beneficios de almacenar datos electrónicamente... e imagine todas las eficiencias que podría obtener:

1 . Colabora más fácilmente.

Con el almacenamiento de documentos electrónicos, las partes interesadas pueden revisar, actualizar, rastrear y compartir documentos sin problemas. Eso significa que si su equipo es remoto (o parcialmente remoto), los empleados aún pueden acceder a todos los documentos que necesitan para realizar su trabajo sin tener que estar en la misma oficina, o en la oficina en absoluto.

2 . Disfrute de una mayor seguridad en los documentos.

El almacenamiento electrónico de datos suele ser más seguro. Puede proteger archivos con contraseña, rastrear quién está viendo qué y cuándo y controlar las capas de acceso. Es mucho más difícil mantener seguros los documentos en papel y controlar quién los revisa.

3 . Reduzca costos y aumente la eficiencia.

Si está alquilando Office espacio, considere los costos dedicados al almacenamiento físico de documentos. ¿Podría reducir el tamaño de Office si eliminara la necesidad de almacenamiento de archivos? ¿Cuánto podría ahorrar si ya no necesitara imprimir y entregar documentos en papel? Con el almacenamiento de archivos electrónicos, no solo se beneficia del ahorro de costos, sino que también reduce la cantidad de tiempo y recursos que se gastan en llevar un documento de un lugar a otro.

4 . Experimente una gestión de documentos más sencilla.

La consistencia es difícil de implementar en un mundo de papel. Con los documentos electrónicos, puede introducir fácilmente nuevos formatos y flujos de trabajo mientras reduce la posibilidad de errores humanos.

5 . Aumentar la productividad.

¿Imagínese lo que su equipo podría hacer con todo ese tiempo dedicado a imprimir, escanear, archivar y enviar documentos? Uno de los mejores beneficios de almacenar documentos electrónicamente es cómo ayuda a eliminar las tareas administrativas repetitivas. Luego, su equipo puede dedicar más tiempo a proyectos y prioridades más grandes.

¿Qué buscar en un socio de transformación digital?

¿Listo para transformar su oficina con una plataforma de productividad de documentos ? Antes de subirse al carro de la transformación digital, asegúrese de seleccionar el mejor socio para ayudarlo a alcanzar sus objetivos de eficiencia. Aquí hay algunas cosas a considerar:

  • Asegúrese de que su socio de productividad documental ofrezca una solución con las herramientas para garantizar ganancias de eficiencia para su organización . Por ejemplo, ¿los documentos almacenados electrónicamente son más accesibles para todos? El uso de una herramienta como la función OCR de Nitro PDF Pro convierte los archivos escaneados, que son esencialmente solo imágenes, en PDF editables y con capacidad de búsqueda. Después de OCR, el contenido del documento se vuelve accesible para la función de búsqueda de una plataforma de almacenamiento, lo que facilita su localización en una base de datos de archivos.
  • Asegúrese de seleccionar una solución de productividad de documentos que sus empleados realmente adopten y utilicen. La gestión de cambios puede ser difícil cuando el software no es intuitivo y requiere una gran curva de aprendizaje. Debido a que la interfaz de Nitro PDF Pro es similar a la de Microsoft 365 , a los usuarios les resulta fácil de aprender, lo que se traduce en una rápida adopción.
  • Elija una empresa que lo ayude a eliminar los cuellos de botella de la organización y optimizar los procesos. Nitro, por ejemplo, no solo se integra fácilmente con Microsoft 365 , sino que también proporciona una solución basada en la nube a la que los usuarios pueden acceder desde cualquier lugar. 
  • Asegúrese de que su socio de soluciones de productividad de documentos ofrezca servicios de encriptación para que pueda controlar y rastrear quién accede a los archivos y configurar varias capas de accesibilidad y capacidad de edición en función de los roles de los empleados en un proyecto determinado. 

¿Listo para ver cómo una solución de productividad de documentos podría cambiar su mundo profesional? Descargue una versión de prueba gratuita de Nitro PDF Pro y comience a transformar su forma de trabajar.

Firmas electrónicas
Un líder en firmas electrónicas
Nitro Sign reconocido como líder en el informe 2022 GigaOm Radar para eSignatures. Obtenga más información sobre la evaluación y el análisis de GigaOm de los principales proveedores de firmas electrónicas en la categoría.