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3 Razones para dejar de compartir documentos por correo electrónico

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Getty Images

Los servicios de intercambio de archivos basados en la nube están ganando terreno en el mundo de los negocios, con empresas como Dropbox, Digital Pigeon y Box (¡e incluso Nitro!) que optimizan y venden sus soluciones para su uso dentro de los equipos.

Sin embargo, un estudio realizado por Harris Interactive descubrió que un asombroso 92 % de los trabajadores del conocimiento todavía usan el correo electrónico para enviar documentos de un lado a otro durante los procesos de colaboración y revisión.

Además de ser simplemente ineficiente, compartir documentos por correo electrónico abre la puerta a muchos problemas, desde el riesgo de compartir información confidencial con la parte equivocada hasta la probabilidad de que, en algún momento, alguien comparta una versión obsoleta de un documento y haga retroceder a todos los involucrados. Más de unos pocos pasos.

En Nitro creemos que utilizar servicios inteligentes de almacenamiento y uso compartido basados en la nube es una forma mejor y más productiva de trabajar. Por eso, hoy presentamos nuestras tres razones principales para dejar de compartir sus documentos por correo electrónico.

Motivo 1 : nada es rastreable
Cuando compartimos un documento, es importante saber que la información necesaria ha llegado a su destino. Si un archivo es grande, siempre existe la posibilidad de que el correo electrónico al que está adjunto no llegue a la bandeja de entrada del destinatario. Pero supongamos que se entregan el correo electrónico y los archivos adjuntos: ¿los miró alguna vez el destinatario? Seguir con una llamada es definitivamente una opción, pero requiere tiempo y esfuerzo de su parte.

Motivo 2 : la accesibilidad es limitada
Por mucho que intentemos evitarlo, los equipos a veces terminan trabajando en silos. El correo electrónico es un perpetuador de esto, ya que no hay visibilidad de la actividad de correo electrónico de los miembros individuales del equipo. Cuando un documento importante se envía por correo electrónico a una persona, se convierte en el guardián del archivo, ya que nadie más tiene acceso a su cuenta de correo electrónico. Depende de esa persona reenviar el documento o guardarlo en un lugar público. Pero muchos empleados tienen la costumbre de almacenar documentos a medida que los reciben, como archivos adjuntos de correo electrónico, lo que reduce significativamente la accesibilidad.

Motivo 3 : las bandejas de entrada de correo electrónico pueden ser agujeros negros
Hay 108 . 7 mil millones de correos electrónicos comerciales enviados y recibidos todos los días en todo el mundo, un número que promete saltar a 139 . 4 mil millones por 2018 . Aunque no todos estos correos electrónicos tienen documentos adjuntos, un número sólido sí los tiene: en promedio, los trabajadores del conocimiento reciben seis archivos adjuntos de correo electrónico todos los días. ¿Quieres contribuir a la epidemia de sobrecarga de correo electrónico? Más importante aún, ¿quiere que su archivo crítico para el negocio se pierda en la ráfaga de la bandeja de entrada fuera de control de otra persona?

Si bien el correo electrónico alguna vez fue la forma más eficiente de compartir sus documentos, ahora hay formas mucho más efectivas que incluso ofrecen beneficios adicionales. Las empresas que aún comparten archivos por correo electrónico están perdiendo la oportunidad de automatizar, asegurar y rastrear de cerca procesos que solían ser manuales y, en consecuencia, no pueden optimizar la productividad de los empleados.

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