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Adopte la productividad sin papel hoy

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Hace unos años, cuando se generalizó la idea de "ir sin papel", era prácticamente sinónimo de salvar el medio ambiente. Pero ser ecológico es solo uno de los beneficios del Office sin papel. Dejando de…

Hace unos años, cuando “ir sin papel” se generalizó, era prácticamente sinónimo de salvar el medio ambiente. Pero ser ecológico es solo uno de los beneficios de la oficina sin papeles. Dejar de depender del papel y los procesos de digitalización es una forma eficaz de aumentar la productividad en todo tipo de flujos de trabajo empresariales.

Permitir que los trabajadores de la información almacenen, recuperen y compartan documentos digitales elimina la necesidad de tareas de bajo retorno que consumen mucho tiempo, como revisar los archivadores en busca de documentos faltantes, para que los empleados puedan dedicar más tiempo y energía a proyectos que generan mayores retornos.

Ciertamente, no hay escasez de herramientas para mejorar la productividad en los flujos de trabajo digitales: solo Nitro ofrece dos ( Nitro Pro y Nitro Cloud ). Pero a menudo, la transición inicial a los flujos de trabajo digitales desde los flujos de trabajo en papel es abrumadora, especialmente si se trata de grandes cantidades de archivos. ¿Por dónde empieza uno?

Ingrese a Brooks Duncan, un verdadero gurú de la productividad sin papel. A través de su empresa DocumentSnap , Duncan ha ayudado a guiar tanto a empresas como a particulares a través del proceso, a menudo intimidante, de convertir pilas de papel en archivos digitales.

Él divide las cosas en cuatro pasos básicos, a los que llama el flujo de trabajo de DocumentSnap :

1 . Escanealo. Recomienda escanear a PDF usando una herramienta con capacidades de escaneo a doble cara y un alimentador automático de documentos.

2. Procesarlo. Traza una estructura de carpetas simple que puedas seguir y realiza OCR en tus documentos recién escaneados para que se puedan buscar (¡querrás encontrarlos más tarde!)

3 . haz una copia de seguridad. Ya sea en la nube o en un disco duro portátil, es esencial hacer una copia de seguridad de sus nuevos archivos digitales.

4 . tritúralo. Deshacerse de todo ese papel es el objetivo final: hágalo de manera segura y efectiva enviándolo a través de la trituradora.

Junto con este flujo de trabajo, DocumentSnap ofrece algunos recursos interesantes (¡y gratuitos!) para dar el paso sin papel, incluido Paper Sanity , un curso electrónico instructivo de 7 partes.

El blog de DocumentSnap es otro gran descubrimiento repleto de noticias, procedimientos y reseñas de servicios y herramientas para ayudar a cualquier persona a dejar de usar papel (¡y ser más productivo!).

Siga a Brooks Duncan en Twitter ( @documentsnap ).

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