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4 pasos para gestionar una Office sin papel

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Cambiar de procesos basados en papel a flujos de trabajo digitales no es una tarea fácil, pero al final vale la pena. Inicie una oficina sin papel con nuestra prueba gratuita de 14 días.

Si antes no tenía motivos suficientes para dejar de usar papel, 2020 y el cambio repentino al trabajo remoto probablemente lo hayan convencido. Cambiar de procesos basados en papel a flujos de trabajo digitales no es una tarea fácil, pero al final vale la pena.

Beneficios de una oficina sin papel

  • Sostenibilidad: Reducir el desperdicio de papel es un primer paso crucial en los esfuerzos de su empresa para volverse verde, considerando entre errores de impresión, correo no deseado, folletos, facturación, presentaciones y empaques, los productos de papel mezclados constituyen un 70 % estimado del desperdicio total en las oficinas. .
  • Ahorro de costos: no es solo el costo de la impresión y la tinta de lo que estamos hablando, sino que también cuesta dinero el tiempo adicional que sus empleados dedican a procesos de papel ineficientes.
  • Mayor eficiencia: se ha demostrado que los flujos de trabajo sin papel reducen el tiempo dedicado al "trabajo ocupado", cosas como buscar firmas, tomar mensajes y completar formularios. Todas estas tareas son más fáciles y rápidas cuando se realizan digitalmente.
  • Mayor satisfacción de los empleados: nuestra investigación encontró tasas más altas de satisfacción laboral entre los empleados que podían trabajar de forma remota y tenían acceso a herramientas digitales para hacer bien su trabajo. El ahorro de tiempo, una mejor experiencia de usuario y flujos de trabajo más fluidos son solo algunas de las razones por las que a los empleados les resulta más fácil trabajar sin papel.
  • Mayor seguridad: los documentos en papel tienen el potencial de caer en las manos equivocadas o perderse, dañarse o almacenarse incorrectamente. El almacenamiento cifrado basado en la nube, por otro lado, mantiene los archivos seguros, protegidos y fáciles de localizar.
  • Colaboración más sencilla: las soluciones de productividad de PDF como Nitro PDF Pro TM garantizan que todos los miembros del equipo siempre tengan la versión más actualizada de un documento.
  • Listo para el trabajo remoto: los flujos de trabajo en papel generalmente requieren que las personas estén en el mismo lugar, por lo que no es de extrañar que la impresión global se haya reducido en un 53 % después del comienzo de la pandemia. Esta fuerte caída destaca cuán incompatibles son los procesos basados en papel con la nueva realidad del trabajo remoto.

Guía paso a paso para dejar de usar papel

1 . Evaluar los procesos en papel actuales

  • ¿Qué procesos y departamentos contribuyen a la mayor parte de su impresión y almacenamiento de documentos físicos? Una vez que haya determinado eso, puede comenzar a encontrar soluciones para comenzar a dejar de usar papel.
  • ¿Qué medidas de seguridad debe cumplir para los procesos digitales? Incluso los documentos más confidenciales se pueden almacenar digitalmente de forma segura y legal. Antes de comenzar a transferir, solo asegúrese de haber hecho su tarea para cumplir con las regulaciones de su industria.
  • ¿Qué recursos tiene su empresa internamente que pueden utilizar para eliminar el rol del proceso? Es probable que ya tenga alguna Tool a su disposición que no está utilizando en todo su potencial.
  • Finalmente, ¿qué nuevo Tool digital necesita para completar su recorrido hacia un Office sin papel? Idealmente, su nueva tecnología será fácil de usar y lo suficientemente asequible como para implementarla en todos los miembros de su organización.

2 . Organizar un proceso de transferencia de papel a digital

  • Primero, priorice los procesos de transferencia digital que comprenden la mayor parte de su impresión. Para muchas empresas, esto es firmar y enviar formularios .
  • Actualice su almacenamiento de documentos. Elimine los acuerdos impresos y en papel que se pueden completar y almacenar en línea utilizando una solución segura como Nitro PDF Pro , que ofrece protección de contraseña de PDF y seguridad de certificado.

3 . Proporcione capacitación a los empleados sobre sus nuevos flujos de trabajo digitales

4 . Cree estrategias de incorporación y despliegue para nuevas tecnologías

  • Incorporar a los empleados a las nuevas herramientas digitales, especialmente a escala empresarial, puede ser una barrera importante para dejar de usar papel. Sin una estrategia, el proceso puede volverse prolongado y estresante, lo que resulta en una baja adopción por parte de los usuarios. El sólido equipo de éxito del cliente de Nitro crea estrategias de incorporación e implementación personalizadas, lo que garantiza una transición sin problemas y el máximo ROI de su inversión.
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