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La bala de plata innegable de TI para el éxito de la sostenibilidad

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Realidad: La sustentabilidad ya no es una iniciativa periférica "agradable de tener" en el mundo corporativo. Según una encuesta reciente de AIIM, el 49 % de los directores ejecutivos mencionan la sostenibilidad como una de las tres iniciativas principales. Lo consideran una prioridad para mejorar la reputación corporativa, la moral de los empleados y la eficiencia. Y, por supuesto, para reducir costes.

En medio de la plétora de posibles proyectos de sustentabilidad, uno se destaca como particularmente atractivo: mejorar el flujo de trabajo y la gestión de documentos . Esta victoria rápida, pero muy grande, a menudo puede sentar un precedente para el progreso que conduce al éxito con esfuerzos más duros y complicados en el futuro. Por ejemplo, el 84 % de las empresas que no usaron papel lograron un ROI completo en menos de 18 meses. Solo piense en los documentos como su principal iniciativa de sostenibilidad.

La cantidad de desperdicio inherente a los procesos del papel es bastante aterradora:

  • 45 % del papel impreso en Office se desecha al final del día
  • 30 % de los trabajos de impresión nunca son recogidos por el usuario
  • En general, las ineficiencias en el flujo de trabajo de los documentos cuestan a los empleados un 20 % de la productividad general

Por otro lado, dejar de usar papel puede ahorrar millones, o incluso decenas de millones, en costos inmediatos. La empresa de fabricación Owens Corning obtuvo $ 30 millones solo en ahorros de almacenamiento físico después de dejar de usar papel. ( Para obtener más información sobre el impacto del papel, consulte esta infografía ).

A pesar de estos números convincentes, las empresas han tardado en adoptar los documentos como una prioridad para la sostenibilidad. El 65 % de las empresas sigue firmando en papel y más de la mitad siguen pasando por el ciclo implacable de imprimir, firmar y escanear. 20 % incluso informa que el consumo de papel está aumentando... ¡rápidamente!

¡¿POR QUÉ?!

Hay dos razones principales por las que las empresas no muestran avances en la eliminación del papel:

  1. Falta de priorización y aceptación por parte de la gerencia
  2. El difícil cambio cultural necesario para el éxito

Estos dos problemas probablemente le resultan bastante familiares: surgen como obstáculos para muchas iniciativas clave para los departamentos de TI. Por eso, en Nitro animamos a los profesionales de TI a centrarse en los documentos como parte de sus esfuerzos de sostenibilidad. Es una oportunidad para que usted dé un paso al frente y lidere una iniciativa crítica para el negocio (¿recuerda los números que mencioné anteriormente?) y muestra cómo su equipo puede afectar directamente en el resultado final.

Estos son los pasos que debe seguir para superar las barreras del éxito y lograr una oficina sin papel:

  1. Encuentre un patrocinador ejecutivo , y me refiero a EJECUTIVO. Si no es el CEO, entonces definitivamente el C-algo. Obtenga su compromiso de ser la cara de su iniciativa y de hacerla parte de su propia narrativa cuando hable con sus compañeros y empleados.
  2. Adquiera las herramientas necesarias para respaldar los flujos de trabajo sin papel. En el mundo actual de montones de tecnología inflados, le alegrará saber que cuando se trata de flujo de trabajo de documentos, PUEDE tenerlo todo en una sola herramienta, así que no se conforme con partes de lo que usted y sus empleados necesitan. En su lugar, tómese el tiempo para encontrar la herramienta que tenga las características deseadas, licencias flexibles y estructuras de cumplimiento, el precio correcto Y el soporte para completarlo todo. Para obtener más información sobre cómo evaluar estas herramientas, lea esta publicación .
  3. Desarrolle un plan de capacitación y comunicación interna para educar y equipar a sus compañeros de trabajo para el éxito sin papel. NO debe asumir que cambiarán sus formas solo porque envía un correo electrónico. Proporcione flujos de trabajo claros y sin papel para todas las tareas relevantes, aplique y refuerce, ¡todo con la ayuda de su patrocinador ejecutivo y el resto de la gerencia!

¿Está su negocio libre de papel? ¡Comunícate en Twitter o Facebook para contarnos al respecto!

¿Quiere ayuda para dejar de usar papel? Hable con nosotros sobre una prueba administrada de Nitro para su equipo.

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