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4 Sugerencias para acertar en su estrategia de gestión de la información

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Casi todo lo que tratamos a lo largo de un día de trabajo típico consiste en información. Los correos electrónicos que leemos y escribimos, las hojas de cálculo que construimos y analizamos,

Casi todo lo que tratamos a lo largo de un día de trabajo típico consiste en información. Los correos electrónicos que leemos y escribimos, las hojas de cálculo que creamos y analizamos, los documentos que revisamos y compartimos, incluso los mensajes de correo de voz que recibimos, están repletos de información.

En una era digital en la que estos recipientes de información nos rodean constantemente, es fundamental que las organizaciones encuentren formas de administrar de manera efectiva el flujo y el volumen para proteger lo importante y eliminar lo trivial. Las firmas legales probablemente buscarán un software diseñado teniendo en cuenta su especialidad. Con esta guía de sistemas de gestión de casos para bufetes de abogados , se explorará y explicará el software que hace que las actividades de los abogados sean más ágiles y eficientes.

La gestión de la información digital es el pan y la mantequilla de la gente de AIIM, la Asociación para la gestión de la información y la imagen , que ayuda a las empresas de todas las formas y tamaños a abordar la gestión de la información (IM) de frente. Según AIIM, “el enfoque de la mensajería instantánea es la capacidad de las organizaciones para capturar, administrar, preservar, almacenar y entregar la información correcta a las personas adecuadas en el momento adecuado”.

Las estrategias efectivas de IM abordan cada una de estas etapas en el ciclo de vida de la gestión de la información. Presentaremos los cinco en este artículo y daremos algunos consejos clave para adaptarlos a las necesidades únicas de su organización.

Capturar

En cualquier organización, hay innumerables fuentes de información y caminos por los que viajar. E independientemente de si la información son documentos y videos creados por humanos, o archivos XML e informes financieros creados por aplicaciones, debe capturarse y procesarse para que pueda manejarse adecuadamente en la fase de "administración".

Las tecnologías como OCR y la imagen de documentos pueden ayudar a facilitar esto, pero tener un sistema sólido para clasificar diferentes tipos de información puede ser un diferenciador clave entre el éxito y la lucha.

Sugerencia n.° 1 : tómese el tiempo necesario para trazar una estructura de clasificación bien pensada para la información entrante; servirá como base para toda su estrategia de mensajería instantánea. (Por cierto, ¡hay cuatro excelentes sugerencias a continuación en la siguiente fase para comenzar!)

Administrar

Esta fase del ciclo de vida de IM es esencialmente la pieza central de toda la estrategia. Abarca la colaboración y el flujo de trabajo, es decir, las formas en que la información se usa realmente, por lo que es continua.

AIIM desglosa la fase de gestión por tipo de información: gestión de documentos, gestión de contenido web, gestión de registros y gestión de activos digitales. Creemos que estas cuatro categorías son un excelente lugar para comenzar a construir su estructura de clasificación.

Sugerencia n.º 2 : establecer procesos estandarizados dentro de cada uno de estos tipos de contenido ayudará a que la información fluya sin problemas en su organización. Ya sea que sus usuarios estén lidiando con órdenes de compra o podcasts, es importante tener pautas establecidas.

Almacenar y conservar

Aunque estas fases son muy diferentes, el objetivo principal de ambas es el mismo: mantener segura la información que no se está utilizando “en este momento”, para que esté disponible en una fecha posterior.

Cuando pensamos en el almacenamiento, se trata más del "cómo": ¿se almacena la información en un Box, en una unidad USB o en la nube? ¿Y se almacenan en las instalaciones, en una instalación de almacenamiento o con un tercero? Lo más importante, ¿es seguro?

Con respecto a la preservación, se trata de archivo. ¿Qué se debe hacer con la información para garantizar que no corra el riesgo de perderse o alterarse a largo plazo? Por ejemplo, guardar un documento en formato PDF/A ayuda a garantizar la integridad del archivo, lo que significa que toda la información necesaria para mostrar el documento de la misma manera, independientemente del software utilizado para verlo, está incrustada en el archivo.

Consejo # 3 : Las fases de almacenamiento y conservación son donde su sistema de clasificación resulta más útil. Ser capaz de recuperar información confidencial y crítica comercial almacenada o archivada rápidamente puede cambiar las reglas del juego en algunas situaciones.

Entregar

Esta es la fase de pago, la razón por la que la mensajería instantánea efectiva es tan importante para una organización. Cuando llega el momento de la entrega, hay tres factores principales a considerar: transformación, es decir, qué forma o formato debe tomar la información; seguridad: es la información sensible y que necesita protección o encriptación, por ejemplo; y distribución: cómo se va a compartir la información.

Sugerencia # 4 : use su sistema de clasificación como base para definir reglas sobre formato, seguridad y distribución. Por ejemplo, ¿estaría bien enviar un archivo confidencial no cifrado por correo electrónico?

La gestión de la información ha cambiado mucho en los últimos años, y con las iniciativas de transformación digital en pleno apogeo en la mayoría de las organizaciones, puede ser difícil mantenerse al día.

AIIM realizó recientemente una encuesta entre sus miembros para tomar el pulso a la gestión de la información, haciendo preguntas sobre todo, desde el gobierno de la información hasta la gestión de contenido empresarial y el papel del correo electrónico. Los resultados están disponibles en un informe, Gestión de la información: estado de la industria 2016 , que se puede descargar aquí .

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