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Cómo estandarizar la gestión y los procesos de contratos digitales

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La gestión de contratos es una parte fundamental del negocio. Los contratos representan la transferencia de cientos de miles (si no millones) de dólares anuales para la mayoría de las empresas.

Pero como los líderes de adquisiciones saben de manera inherente, la administración de contratos manual y el almacenamiento descentralizado crean una variedad de riesgos, desde pasar por alto los problemas de cumplimiento hasta costos operativos innecesarios.

Entonces, ¿cómo pueden las organizaciones automatizar los sistemas de gestión de contratos y crear un almacenamiento centralizado para estos importantes documentos? A continuación, presentamos algunas soluciones para ayudar a que su empresa se vuelva digital de forma rápida y sencilla:

Incrementar la accesibilidad

Es importante simplificar los procesos, tanto internamente dentro de su organización como externamente con clientes y proveedores. Facilíteles el intercambio de contratos, enmiendas y firmas en un formato electrónico seguro. Con la seguridad adicional de la autenticación de dos factores, Las soluciones de firma electrónica proporcionan una forma segura de digitalizar y, por lo tanto, simplificar la gestión de contratos. .

Automatizar los flujos de trabajo

Reducir la carga de las adquisiciones gerentes y equipos estandarizando cómo sus clientes y proveedores reciben contratos . Cuando automatiza los flujos de trabajo por contrato, elimina los procesos ineficientes basados en papel y puede utilizar funciones como recordatorios de flujo de trabajo integrados para notificar a aquellos que aún necesitan firmar documentos.

Impulsar el cumplimiento

La estandarización de los flujos de trabajo de los contratos digitales también minimiza el riesgo de cumplimiento. Con Nitro Sign ™, por ejemplo, puede establecer una pista de auditoría para sus documentos y asegúrese de que no se pierdan firmas críticas en los acuerdos (ya que las partes interesadas no pueden completar una solicitud de firma electrónica si omiten algún campo de firma dentro de un documento). Adoptando procesos de gestión de contratos que100 % digital, reduce el potencial de descuidos y aumentar la eficiencia de cientos, si no miles, de empleados .

Incrementar la visibilidad interna

Facilítelo a los equipos de ventas y líderes de adquisiciones para encontrar contratos y acuerdos con gestión de almacenamiento centralizada . El almacenamiento electrónico aumenta la seguridad y reduce la necesidad de buscar para documentos en papel o escaneados. Además, con las soluciones de productividad de PDF, los empleados pueden colaborar más fácilmente, saber dónde están los contratos en proceso y ver qué pasos aún deben completarse, ya sea revisar, agregar enmiendas o firmas electrónicas.

Si no tiene tiempo para capacitar a su equipo sobre cómo utilizar una solución de productividad de documentos, Nitro lo tiene cubierto. Nuestra expertos en gestión del cambio trabajará con usted para crear una estrategia de implementación que ayude a optimizar los procesos ineficientes y automatizar más partes de sus flujos de trabajo de documentos.

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