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Cómo agregar firmas electrónicas y enviar solicitudes desde cualquier lugar

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Las firmas electrónicas son el nuevo estándar para las organizaciones en crecimiento. Los beneficios de la firma electrónica continúan mejorando cada vez más los flujos de trabajo digitales de las empresas.

Las firmas electrónicas le permiten firmar de manera segura y legal todo tipo de documentos, desde contratos de arrendamiento hasta solicitudes de empleo y formularios de impuestos, sin necesidad de imprimirlos ni escanearlos. Con nuestra realidad actual de distanciamiento social y un lugar de trabajo cada vez más digital y remoto, la eSigning fácil es más esencial que nunca.

Sin embargo, la investigación muestra que el 65 % de las firmas todavía están "húmedas" (también conocidas como manuales), y un 51 % completo de los costos de impresión son solo para firmar un documento. Una inmersión más profunda en los números revela por qué: Menos del 15 % de los empleados tienen acceso a una herramienta de firma electrónica. Con tan pocos trabajadores del conocimiento equipados con eSigning, no es de extrañar que la mayoría de los empleados estén restringidos por procesos de firma anticuados.

¿Por qué hay tan pocos trabajadores equipados? La respuesta corta: la eSigning tradicional puede tener un costo. Originalmente diseñada para satisfacer flujos de trabajo complejos para necesidades de nicho, muchas firmas electrónicas disponibles Tool vienen acompañadas de una etiqueta de precio considerable. Pero el propósito previsto y las necesidades comerciales han evolucionado, al igual que las Tool disponibles. Ya no se limita a procesos especializados, eSigning se ha convertido en una expectativa entre los empleados de todos los departamentos, mientras que la nueva generación de herramientas asequibles y escalables puede empoderar a las empresas para lograr finalmente este objetivo de " eSigning for All".

Cómo crear una firma electrónica

Crear una firma electrónica es probablemente más fácil y sencillo de lo que piensas. Así es como puede configurar uno en Nitro Sign en solo minutos y despedirse de la impresión, la firma manual, el escaneo y el envío de correos electrónicos. Porque, sinceramente, ¿quién tiene tiempo para eso?

Cree una firma electrónica en Nitro Sign, paso a paso:

  1. En el panel de inicio, haga clic en Herramientas en el menú de la izquierda y, a continuación, seleccione Firmar.
  2. Elija un documento de su escritorio local, cualquiera de los proveedores de almacenamiento en la nube o un documento de Nitro Sign preexistente
  3. Con el documento abierto, haga clic en su nombre/correo electrónico en el panel Firmantes a la izquierda de su pantalla para revelar una lista de opciones de campos de formulario
  4. Arrastre y suelte los campos obligatorios en los documentos. Los campos se completarán previamente con las firmas almacenadas y otra información, si está disponible, se podrá editar.
  5. Cada campo de formulario se puede mover y cambiar de tamaño, y al hacer clic en la información sobre herramientas puede cambiar el tipo de campo
  6. Después de verificar la información en los campos agregados, haga clic en Guardar firmas
  7. Una vez que se guarde el documento, se le notificará y su documento firmado estará disponible en Mis documentos (Nota: el estado del documento se actualizará a Firmado)
  8. Alternativamente, puede navegar a Mis documentos, agregar y abrir el documento deseado y hacer clic en Firmar en la pestaña Inicio

Una vez que haya creado su firma electrónica, puede guardarla para utilizarla en el futuro. La próxima vez que necesite Confirmar un documento en Nitro Sign, simplemente puede seleccionar entre sus firmas guardadas.

Cómo agregar una firma electrónica a un PDF

¿Alguna vez ha oído hablar de la "interrupción analógica"? Es cuando los flujos de trabajo digitales se paralizan debido a la necesidad de imprimir documentos. Nuestra realidad actual de trabajar desde casa hace que la interrupción analógica consuma más tiempo que nunca. Para adaptarse a la nueva normalidad y prepararse para el futuro del trabajo digital, la eSigning es imprescindible. Aprender a agregar firmas electrónicas a sus PDFs mantendrá sus flujos de trabajo más eficientes y sus documentos más seguros.

Cómo firmar electrónicamente un PDFs en Nitro Sign, paso a paso:

  1. Inicia sesión en Nitro Sign
  2. Seleccione 'Enviar para firmar' en la esquina superior derecha
  3. En el aviso siguiente, seleccione su documento de las fuentes proporcionadas
  4. Una vez cargado, su documento se abrirá automáticamente en Nitro Sign y podrá agregar un destinatario que desee que firme el documento.
  5. El mensaje además de cada destinatario tendrá una lista de campos para colocar en su documento
  6. A continuación, accederá al mensaje Preparar mensaje (Nota: aquí puede editar el Asunto y el Mensaje del correo electrónico que se enviará con su solicitud de firma).
  7. Una vez que haya completado su mensaje y esté listo para enviar su solicitud, seleccione el botón "Solicitar firma" (Nota: recibirá un mensaje en la esquina superior derecha de la pantalla que dice "Solicitud de firma enviada").

Encontrar una solución de firma electrónica más inteligente para su empresa

Independientemente de su industria, su organización puede beneficiarse de eSigning y flujos de trabajo digitales, especialmente en estos tiempos difíciles.

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