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Cómo colaborar mejor con equipos de proyecto dispersos

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Lauren Suggett

Este artículo es parte 4 de nuestra serie de la psicóloga de productividad Melissa Gratias. Síguela en Twitter @melissagratias

Sue coordina programas de capacitación y desarrollo en su empresa. Debe colaborar electrónicamente con lugares, servicios de catering, oradores externos, stakeholders internos y su gerente directo. Necesita un espacio, accesible para todos sus socios, donde pueda almacenar y colaborar en documentos.

Muchas empresas proporcionan infraestructura técnica para simplificar el uso compartido y el almacenamiento de documentos relacionados con la empresa. Por lo general, estos consisten en unidades de red etiquetadas con letras aleatorias del alfabeto (la unidad C:, la unidad N:, etc.).

En algunos casos, los empleados también guardan archivos con proveedores de almacenamiento en la nube, como Google Drive o Daily, cuando es necesario compartir documentos con terceros. Compartir es bueno, pero en general, la colaboración es el objetivo final. Y con Nitro Cloud, las empresas pueden hacer ambas cosas.

Verá, Sue tiene necesidades de colaboración más allá de la rutina tradicional de compartir un documento en una unidad de red. Hace malabarismos con las necesidades de múltiples grupos en competencia, la mitad de los cuales son proveedores externos.

Sus flujos de trabajo actuales implican el envío de documentos por correo electrónico como archivos adjuntos y el uso de hojas de cálculo para realizar un seguimiento del progreso del ciclo de revisión/aprobación en constante movimiento. Las partes interesadas del proyecto le envían los documentos editados por correo electrónico y ella transfiere todas las ediciones a las versiones maestras una por una, para asegurarse de que no se pierda nada.

Sue hace bien su trabajo, pero en el gran esquema está adoptando un enfoque de la vieja escuela en estos procesos de colaboración. Veamos cómo cambiarían sus flujos de trabajo si utilizara una herramienta de colaboración como Nitro Cloud.

Gestión del proceso de revisión
En su empresa, los materiales de capacitación se personalizan para cada programa individual. Para consolidar y coordinar todas las ediciones, Sue carga el libro de trabajo actual en Nitro Cloud. Ella invita a las partes interesadas a revisar el libro de trabajo y las autoriza a insertar sus ediciones y anotaciones.

Cada vez que una persona accede al documento, Sue recibe una notificación por correo electrónico. No tiene que rebuscar entre las "ediciones furtivas" ni adivinar quién ha contribuido o no. Sue puede ver claramente si una parte interesada clave no ha visto el libro de trabajo en absoluto y puede enviar un mensaje de seguimiento.

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Lauren Suggett

Ejecución de contratos de proveedores
Sue también debe coordinar la ejecución del contrato con proveedores externos. Puede cargar los acuerdos de proveedores de servicios de su empresa, insertar campos para sus iniciales y firmas, y enviar los contratos a proveedores, lugares y oradores que su organización ha contratado para cada capacitación. Los destinatarios pueden firmar electrónicamente los documentos con Nitro Cloud, incluso si no tienen una cuenta. Alternativamente, podrían utilizar Axxerion CLM para ayudar a gestionar los contratos internamente.

Solicitud y obtención de aprobaciones
La agenda final de cada programa de formación es compleja y los calendarios son ajustados. Para que todo fluya sin problemas, Sue solicita que cada orador revise y reconozca que ha enumerado correctamente la hora, el lugar y el tema de sus presentaciones.

Cargue la agenda en Nitro Cloud y coloque un campo para que cada orador aplique sus iniciales para su aprobación. En la parte inferior de la agenda, inserta un campo de firma para que lo firme el administrador del programa. Este flujo de trabajo comunica, valida y finaliza simultáneamente la agenda.

Seguimiento de cada paso
Lo mejor de todo es que Sue siempre conoce el estado de sus documentos en Nitro Cloud. Puede ver si un documento ha sido visto, está pendiente de firma o ha sido firmado. También puede ver el historial de versión de cualquier documento que haya subido para ver la evolución de las ediciones que realizaron sus colaboradores.

Los proyectos complejos que involucran a múltiples partes interesadas son difíciles de administrar con las metodologías tradicionales de intercambio de archivos. Los archivos adjuntos de correo electrónico y las unidades de red compartidas que no ofrecen seguimiento ni protección de documentos pueden conducir a una ejecución ineficiente del proyecto. Y en estos días, ¿quién tiene tiempo para eso?

Puede probar todos los flujos de trabajo mencionados en esta publicación de forma gratuita con una cuenta de Nitro Cloud. ¡Regístrate hoy!