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Guía de éxito de TI: evaluación de PDFs Tool para empresas

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Siga estos 7 pasos para elegir con confianza el editor de PDF adecuado para su organización.

<h 2 >Siga estos 7 pasos para elegir con confianza el editor de PDF adecuado para su organización.<h 2 >

Se le ha encomendado la tarea de encontrar una nueva opción para las necesidades de PDF de su empresa... una que esté repleta de funciones, muy fácil de usar, simple de administrar y asequible para escalar a una amplia franja de usuarios. Con una gran cantidad de opciones disponibles, es fundamental encontrar una que se ajuste perfectamente.

Aquí tienes 7 pasos clave para completar en tu búsqueda para encontrar PDFs Tool para empresas que les encantarán a los usuarios:

<h 3 > 1 . Levanta la mano.<h 3 >

Este paso esencial ayudará a identificar las prioridades de su organización. Hablar con los vendedores generalmente no es una taza de té para los profesionales de TI: muchos gastan tiempo y energía esquivando las llamadas de ventas a toda costa. Sin embargo, ponerse en contacto con un representante lo obligará a articular las deficiencias de su implementación actual y las razones por las que está buscando un cambio, que es realmente el primer paso para encontrar una solución a su problema. Tales discusiones pueden incluso descubrir áreas adicionales de necesidad u oportunidades para mejorar la situación actual.

<h 3 > 2 . Haz un inventario interno.<h 3 >

Examinar el conjunto de usuarios asegurará que, en última instancia, cada uno consiga lo que necesita.
Después de la conversación de ventas, querrá profundizar en su base de usuarios para realizar un trabajo de investigación. Averigüe cuántos empleados tienen actualmente un editor de PDF, una gran oportunidad para detectar cualquier licencia que no cumpla, lo que puede causar problemas más adelante, y cuántos lo necesitan. Investigue casos de uso comunes y flujos de trabajo dentro de diferentes departamentos. Crear una encuesta rápida es una forma rápida, fácil (¡y gratuita!) de recopilar esta información y lo ayudará a elegir candidatos para el paso 3 .

<h 3 > 3 . Inicie una prueba guiada.<h 3 >

Haga que sus usuarios se adentren en el producto para evaluar su usabilidad.
Aunque es probable que ya haya probado el producto, es una buena idea configurar una prueba de equipo administrado con una muestra de usuarios que finalmente trabajarán con Tool. Anímelos a usarlo en sus flujos de trabajo de documentos diarios y tome nota de cualquier deficiencia de las funciones. Preste mucha atención a la rapidez con la que pueden aprenderlo o si necesitan capacitación. ¡Un buen proveedor debería ayudarlo a identificar las cosas más importantes para documentar en preparación para el paso 4!

<h 3 > 4 . Obtenga la participación ejecutiva.<h 3 >

Presente puntos de prueba y comentarios de los usuarios para obtener la aprobación.
Armado con los conocimientos que recopiló de la prueba del equipo administrado, presente sus recomendaciones al liderazgo de la empresa. Involucre a los usuarios que participaron en la prueba y pídales que compartan su experiencia personal con el producto. Si cree que su proveedor puede agregar valor al ser parte de la reunión, no tenga miedo de preguntar.

<h 3 > 5 . Hable sobre el despliegue y la implementación.<h 3 >

Cada entorno tiene sus peculiaridades: adelántese a cualquier posible problema.
Algunos proveedores desaparecen después de obtener un contrato firmado, lo que puede hacer que la implementación sea una pesadilla (y usted se ve un poco menos creíble). Asegúrese de definir la estrategia para poner las herramientas en manos de sus usuarios y contar con el soporte del proveedor, ya sea que esté instalando en computadoras individuales, servidores de terminales o dentro de entornos virtualizados.

<h 3 > 6 . Genere conciencia entre los usuarios y recopile comentarios.<h 3 >

Descubra la herramienta que les ayudará a trabajar de forma más eficiente que nunca.
Una vez implementada la nueva aplicación PDF, asegúrese de que todos sepan que está disponible. Después de todo, ¿cómo puede esperar que los usuarios adopten un producto que no saben que existe? Pídale a su proveedor recursos de productos o tutoriales que pueda compartir y establezca un ciclo de comentarios desde el principio para monitorear el progreso y solucionar rápidamente cualquier problema.

<h 3 > 7 . Mida y comparta su éxito.<h 3 >

Hágales saber que lo hizo bien.
En el paso cuatro, obtuviste la aceptación ejecutiva para este proyecto. Ahora, con su nueva solución de PDF en funcionamiento, es hora de cerrar el círculo demostrando el impacto de la iniciativa a las partes interesadas clave. Hable con los usuarios recién equipados sobre las ganancias de productividad que están experimentando, informe sobre cualquier disminución en los tickets del servicio de asistencia relacionados con PDF y comunique el valor que está obteniendo del equipo de éxito del cliente de su proveedor. Al hacerlo, ¡puede que le resulte más fácil obtener la aprobación de su próximo proyecto!

¿Cuáles son sus consejos para elegir el software adecuado para equipos, o incluso para toda una organización? Compártalos en nuestra sección de comentarios a continuación.

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