Blog de Nitro

Por qué las firmas electrónicas son un cambio de juego para la contratación

Nitro_eSign&RequestSignatures@2x.png

La digitalización del proceso de firma con firmas electrónicas es clave para ayudar a los equipos de compras a cerrar tratos más rápido y crear eficiencia operativa.

Si trabaja en compras, pasa la mayor parte del día desarrollando, administrando y ejecutando una gran cantidad de acuerdos. Ya sea que esté evaluando solicitudes de propuestas o supervisando el proceso de selección de proveedores, usted impulsa todas las decisiones de compra críticas para el negocio. Y debido a que todos estos acuerdos requieren una tonelada de ida y vuelta, es importante contar con flujos de trabajo eficientes y optimizados.

Tradicionalmente, los equipos de adquisiciones han impreso, firmado y escaneado manualmente todos sus contratos y acuerdos. Pero este proceso se ha vuelto engorroso y complicado durante la pandemia. De hecho, más 60 % de los empleados no tienen impresora ni escáner en casa . Como resultado, las compras terminan desperdiciando horas persiguiendo firmas, lo que genera demoras en los contratos o, lo que es peor, pérdidas en los acuerdos.

La digitalización es más importante ahora que nunca, y los CPO se han dado cuenta de que los flujos de trabajo basados en papel ya no son sostenibles. Según la encuesta 2021 CPO de Deloitte, el 48 % de los encuestados afirma que la transformación digital es una gran prioridad (un 20 % de aumento con respecto al 2019 ). La digitalización del proceso de firma con firmas electrónicas es clave para ayudar a los equipos de compras a cerrar tratos más rápido y crear eficiencia operativa. Si su equipo aún no usa firmas electrónicas, aquí hay tres razones para comenzar.

Cómo las adquisiciones pueden beneficiarse de las firmas electrónicas

1 . Obtenga acuerdos firmados rápidamente

Una solución de firma electrónica ofrece funciones como firma masiva y plantillas para acelerar los flujos de trabajo de firma. Con la firma masiva , los usuarios pueden enviar solicitudes de firma individuales a 250 destinatarios a la vez, y las plantillas eliminan la necesidad de volver a crear un documento para cada nuevo contrato. Además, puede firmar acuerdos en cualquier dispositivo, por lo que es más fácil obtener una aprobación más rápida.

Las integraciones de automatización y gestión de relaciones con los clientes también ayudan a acelerar la ejecución de acuerdos. Con integraciones como Zapier™ , Power Automate® y Salesforce® , los equipos de compras pueden automatizar las tareas manuales, realizar un seguimiento de las solicitudes de firma pendientes y mejorar el tiempo de respuesta de los documentos firmados.

2 . Reducir costos

Si ya tiene una herramienta de firma electrónica, es posible que esté pagando de más por ciertas funciones. ¿Sabías que muchos proveedores usan límites de transacción? Entonces, si excede su límite, debe comprar paquetes adicionales y costosos. A diferencia de la competencia, Nitro Sign tiene un modelo de precios flexible para que los equipos tengan más control sobre sus gastos de firma electrónica y puedan evitar costos ocultos.

Ahora, si su equipo no usa firmas electrónicas y aún depende de contratos en papel, el ahorro de costos puede ser aún más significativo. PwC descubrió que la empresa promedio gasta $ 20 en mano de obra para archivar documentos, $ 120 en buscar un documento perdido y $ 220 en recrear un documento perdido. Esto significa que una empresa con 1 , 000 empleados gasta alrededor de $ 3 . 5 millones al año en emisiones creadas en papel.

Debido a que una herramienta de firma electrónica digitaliza todo el proceso de firma, la adquisición puede minimizar el uso de papel y reducir todos los costos administrativos (y las horas) dedicadas a preparar, enviar y almacenar documentos.

3 . Minimizar errores y riesgos

La gestión manual de contratos no solo es costosa, sino que también plantea un riesgo innecesario para las partes interesadas internas y externas . Según Net Diligence , alrededor 10 % de todas las infracciones e incidentes involucran registros en papel. Con las firmas electrónicas, puede mantener sus documentos y datos protegidos con protocolos de seguridad y registros de auditoría incorporados.

Cuando utiliza una herramienta como Nitro Sign, puede configurar la autenticación de dos factores y el inicio de sesión único para todos sus documentos confidenciales. Nitro también mantiene el informe AICPA SOC 2 ® Tipo 2 sobre los controles relevantes para la seguridad, la disponibilidad, la confidencialidad y la privacidad, y una evaluación de cumplimiento de la seguridad de la HIPPA de los controles internos.

Además, la función de seguimiento de auditoría mantiene un registro detallado de toda la actividad de los documentos, lo que brinda a las compras más visibilidad y capacidades de seguimiento. También recopila datos a medida que un documento pasa por varias etapas, lo que demuestra el cumplimiento y la evidencia de que un documento se firmó legalmente.

¿Listo para agilizar su proceso de adquisición?

Es hora de adoptar flujos de trabajo sin papel y adoptar la solución de firma electrónica adecuada para satisfacer sus necesidades de adquisición. Comuníquese con nosotros para saber qué puede hacer Nitro Sign por su negocio y comience a disfrutar hoy mismo de eSigning ilimitado.

Futuro del trabajo

Informe de productividad de Nitro para 2022

Descubre cómo la pandemia ha transformado la productividad, los flujos de trabajo y las iniciativas digitales, además de las tendencias y tecnologías que dan forma al trabajo del 2022 y del futuro.