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Cómo obtener la aceptación de la firma electrónica (eSign) de las partes interesadas

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Cambiar de flujos de trabajo centrados en papel a flujos digitales siempre plantea dudas sobre la seguridad de los documentos, especialmente cuando se trata de firmas.

El lugar de trabajo moderno es cada vez más digital y los flujos de trabajo evolucionan constantemente. La próxima ola de productividad tiene que ver con las firmas electrónicas: la solución segura, legal y eficiente para los problemáticos procesos analógicos de lápiz y papel.

El cambio de los flujos de trabajo centrados en papel a los digitales siempre plantea cuestiones de seguridad de los documentos, especialmente cuando se trata de firmas. Ya sea que esté firmando o solicitando firmas, desea saber que sus documentos están protegidos y que las firmas son auténticas y legalmente reconocidas.

¿Son seguras las firmas electrónicas?

En resumen, sí, las firmas electrónicas son seguras y legales si usa eSigning Tool que cumplen con la legislación pertinente. Esto es lo que debe saber:

En los Estados Unidos, las firmas electrónicas están reguladas por la Ley de firmas electrónicas de los Estados Unidos en el comercio mundial y nacional (ESIGN) y la Ley uniforme de transacciones electrónicas (UETA). Si bien estas leyes no especifican los requisitos de seguridad para las firmas electrónicas, sí exigen la intención de firmar, la atribución lógica de la firma y la retención de registros.

En la Unión Europea, el Reglamento de Servicios de Identificación, Autenticación y Confianza Electrónica (eIDAS) define tres tipos diferentes de firmas electrónicas: estándar, avanzada y electrónica, cada una con diferentes grados de seguridad. Las mejores soluciones de eSigning electrónico cumplen y superan estos estándares legales, lo que garantiza que sus documentos y firmas estén seguros y aceptados en todo el mundo.

3 Pasos para obtener la firma electrónica (eSign) Buy-In

Paso 1 : Haga su tarea para probar el ROI.

Lo más probable es que su empresa gaste una cantidad excesiva de dinero en papel de impresión solo para obtener firmas. Una solución eSigning electrónica sin papel recuperará innumerables horas de productividad y también mejorará los resultados.

Haga algunas preguntas a las partes interesadas clave mientras planifica su argumento de compra, o haga el trabajo de campo usted mismo. ¿Cuánto gasta su organización por año en archivar papel? Puede costarle a una sola organización $ 880 mantener un archivador de cinco cajones por año , sin mencionar los $ 11 por año por pulgada de documentos en papel almacenados, según el Servicio Nacional de Información Técnica del Departamento de Comercio de EE. UU. ( NTIS).

Otra pregunta importante que debe hacerse: ¿Qué tan seguros son los registros en papel de su empresa? El noventa por ciento de las empresas de EE. UU. informan haber experimentado una fuga de datos o la pérdida de archivos confidenciales, y el 21 por ciento de todas las infracciones importantes involucran registros en papel. Puede obtener una ventaja segura y competitiva, y ahorrar mucho dinero, proporcionando a su fuerza de trabajo moderna y ágil una PDFs solución de productividad y eSigning electrónica para todos.

Paso 2 : Esté preparado para el retroceso.

Si bien las firmas electrónicas han sido legalmente vinculantes durante casi 20 años , prepárese para manejar el retroceso y la resistencia al cambio porque la mayoría de los trabajadores del conocimiento asumen que la nueva tecnología tiene una gran curva de aprendizaje. Sin embargo, con la solución de firma electrónica adecuada, las tasas de adopción serán rápidas y, en última instancia, crearán un lugar de trabajo más fluido con flujos de trabajo fluidos.

Recuerde que los equipos tienden a tener flujos de trabajo únicos y en evolución, por lo que asumir que una nueva solución de firma electrónica y productividad de PDF nunca será lo suficientemente versátil no será suficiente. Pruebe Nitro para que los jefes de departamento vean por sí mismos con qué rapidez, facilidad y seguridad pueden firmar archivos PDF con un potente cifrado, seguridad basada en certificados y permisos y contraseñas personalizados. El socio de firma electrónica adecuado será un experto en la gestión de cambios y puede ayudar a sus equipos de TI a trabajar de manera más inteligente, no más difícil.

Paso 3 : Véndelos en él.

Una vez que haya mostrado a la clave stakeholdear los números y abordar los puntos débiles, es hora de habilitar a sus trabajadores del conocimiento a escala.

El socio de firma electrónica adecuado tendrá mensajes y comunicaciones puntuales para ayudar a las partes interesadas a comprender los beneficios de implementar una solución de firma electrónica , que incluyen:

  • Ahorro de tiempo y simplificación de procesos
  • Reducir el costo de los procesos basados en papel
  • Mejorar la eficiencia de los flujos de trabajo diarios
  • Impulsar la productividad de los empleados y la satisfacción de los trabajadores
  • Adoptar la transformación digital en toda la oficina
  • Disminución de la huella ambiental destructiva de los procesos basados en papel
  • Implementación de una adopción inmediata y sin problemas

¿Necesita una solución segura de firma de documentos?

En estos tiempos difíciles, las empresas necesitan firmas electrónicas seguras más que nunca para mantenerse productivas mientras trabajan desde cualquier lugar. Ya sea que tenga su sede en los EE. UU. o sea internacional, Nitro Sign cumple con la legislación de firma electrónica de los EE. UU. y la UE y está aquí para ayudarlo con un valor único.

Comience con Nitro Sign gratis hoy. Sin complicaciones, sin trampas y sin límites, lo prometemos.

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