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eSign trae el fin de la era del papel

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El Office trabajador promedio sigue usando 10, 000 hojas de papel cada año. Y el costo de usar, almacenar y archivar todo ese papel es 13 a 31 veces el precio de compra del papel en sí. Como resultado, las empresas desperdician $8 mil millones al año en la gestión de papel.

Aunque la mayoría de las empresas dicen que están tratando de reducir el uso de papel, la realidad es que el Office trabajador medio todavía usa 10, 000 hojas de papel cada año. Y el costo de usar, almacenar y archivar todo ese papel es 13 a 31 veces el precio de compra del papel en sí. Como resultado, las empresas desperdician $8 mil millones al año en la gestión de papel.

Más del 51 por ciento de los documentos se imprimen solo para que alguien pueda firmarlos, según Paper-Free Progress , pero creemos que es hora de que las empresas cierren la puerta a la era del papel. La clave para mejorar la eficiencia y reducir los costos innecesarios, desde las ventas hasta el servicio al cliente, es la firma electrónica. La pregunta es: ¿Cómo cambian las empresas las operaciones comerciales a firmas electrónicas y una oficina sin papel? Siga leyendo para averiguarlo.

La realidad de un lugar de trabajo basado en papel

No es realmente una noticia que las empresas siempre se hayan basado en papel. Desde faxes hasta contratos e informes trimestrales de 50 páginas, la documentación en papel ha sido el elemento vital del entorno Office. Sin embargo, imagínese tratando de mantener al día en el moderno Office usando su confiable máquina de procesamiento Rolodex o Word. Para mantenerse competitivo, es fundamental cambiar con los tiempos y adoptar tecnologías más productivas.

El papel no solo hace que su Office sea ineficiente (los trabajadores pasan un promedio de cuatro horas cada semana en tareas relacionadas con el papel), sino que también es costoso de mantener. Más allá del dinero gastado en resmas de papel, están los costos adicionales de tinta, mantenimiento de máquinas, archivadores y más. De hecho, el NTIS (Servicio Nacional de Información Técnica) del Departamento de Comercio de EE. UU. informa que cuesta $880 al año mantener solo un archivador de cinco cajones, más otros $11 al año por cada pulgada de documentos guardados en almacenamiento.

Con el costo de rastrear documentos perdidos y posiblemente tener que reemplazarlos, queda claro que el lugar de trabajo en papel no solo es ineficiente, costoso y destructivo para el medio ambiente, sino que simplemente no tiene sentido en un mundo digital acelerado.

Los beneficios de eSigning

Los beneficios de adoptar una solución de firma electrónica probablemente sean obvios: puede ahorrar tiempo y dinero, aumentar la seguridad de los datos y brindar tranquilidad a sus clientes. Pero hay más

Agilice las tareas que tradicionalmente se realizan en papel: en lugar de tener que rastrear un archivo o buscar un documento en una pila de papeles en su escritorio, una solución sin papel le permite acceder fácilmente a un documento, personalizarlo y firmarlo rápidamente. y sin esfuerzo. Además, estas tareas se vuelven fácilmente replicables, repetibles y prácticamente automatizadas con una solución sin papel. ¿Y la mejor parte? Enviar a su cliente una factura digital o un archivo a eSign significa que las ventas se mueven más rápido , porque no está esperando una reunión en persona para obtener una firma o contando los días mientras se le envía un documento por correo postal.

Reduzca los costos de tinta, papel, tóner y mantenimiento de máquina: los costos de mantenimiento de un Office basado en papel perjudican sus resultados y provocan innumerables ineficiencias. En lugar de imprimir toneladas de documentos para firmar, envíelos digitalmente y archívelos en la nube para ahorrar tiempo y dinero y agilizar los procesos.

Aumente la compartibilidad y la capacidad de seguimiento de los documentos: el intercambio de conocimientos es un componente fundamental del éxito comercial, y el uso de una solución sin papel facilita que las partes interesadas accedan a los documentos correctos 24 / 7 / 365 . Si alguien está fuera de la oficina, un colega no necesita ir a su oficina para buscar en los archivos y encontrar el documento correcto; todo lo que tiene que hacer es abrirlo, enviarlo y firmarlo rápida y fácilmente. . También hace que el registro en papel sea más fácil de auditar, lo que, en un mundo cada vez más propenso a las filtraciones de datos, es un componente fundamental de la seguridad de los documentos.

Aumente la seguridad y la responsabilidad: en una encuesta realizada por Ponemon Institute, el 71 por ciento de los profesionales de TI informaron incidentes en los que se perdieron o extraviaron archivos en papel confidenciales, y el 53 por ciento de los encuestados informaron que los empleados dejan estos documentos en impresoras comunes, en salas de reuniones o en cualquier otro lugar, incluidas ubicaciones fuera Office. Debido a la creciente amenaza de filtraciones de datos, es importante poder proteger los documentos confidenciales al restringir el acceso y poder auditar rápidamente el historial de un documento. De hecho, las empresas sin protección contra las filtraciones de datos podrían enfrentar costos superiores a $3. 86 millones, sin mencionar las multas y los costos de litigio relacionados con violaciones del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) de la UE.

Aumentar la confianza del consumidor: Según el Ponemon Institute , las organizaciones que perdieron menos del uno por ciento de los clientes debido a una violación de datos experimentaron una pérdida total promedio de $ 2 . 8 millones en ingresos. Las empresas que perdieron un cuatro por ciento o más registraron pérdidas de $ 6 millones. Con una solución de firma electrónica sin papel, los clientes tienen la tranquilidad de saber que sus datos están protegidos, protegidos y son fácilmente accesibles.

Transformación digital y la solución de firma electrónica

La tecnología digital y las firmas electrónicas están transformando la forma en que operan las empresas todos los días. Las organizaciones están utilizando la firma electrónica para cambiar los procesos de firma de documentos para hacer que las operaciones sean más ágiles, rentables y eficientes en el tiempo, y para crear mejores experiencias para los clientes. Este cambio es evidente en innumerables industrias, desde la educación hasta la fabricación y el sector inmobiliario, que utilizan documentos, acuerdos y contratos todos los días por decenas, cientos e incluso miles.

En bienes raíces, por ejemplo, los corredores de hipotecas están utilizando firmas electrónicas para agilizar el proceso de firma de divulgación. En lugar de enviar documentos por fax o correo electrónico y esperar a que las firmas regresen por correo postal o in-Office, la eSigning electrónica permite a los clientes firmar documentos electrónicamente y, por lo tanto, agiliza el proceso de compra de viviendas. Lo que antes era un proceso de una semana puede suceder en días con eSigning.

Dentro del sector de fabricación, las soluciones de firma electrónica están cerrando la brecha entre los departamentos al permitir la transferencia rápida y fácil de proyectos y procedimientos; y en la industria de los seguros, la eSigning permite que los procesos en papel no monopolicen el tiempo y los ingresos. Mejor aún, cuando los clientes pueden firmar documentos de forma rápida y digital, se reduce el tiempo del ciclo y se aumentan las tasas de cierre, lo que hace que los clientes y clientes estén más felices.

La implementación de nuevas herramientas y soluciones puede ser difícil para todos, desde la cúpula de la empresa, pero con el nivel adecuado de gestión del cambio en su lugar, la transformación digital puede ser un proceso emocionante y sin problemas. Hay una razón por la que tantas empresas han dejado de lado el papel y el lápiz y han adoptado los procesos sin papel y la firma electrónica. Con una gestión eficaz del cambio, puede conseguir la aceptación de toda la empresa, acelerar la adopción por parte de los usuarios, aumentar la productividad e impulsar el resultado final.

Si está listo para decir adiós a un mundo basado en resmas de papel, regístrese en nuestro seminario web de firma electrónica , donde aprenderá cómo la tecnología de productividad de documentos puede mejorar el flujo de su negocio, reducir sus costos y hacer que su negocio sea más eficiente. .