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El correo electrónico no es un registro permanente

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Este artículo es la segunda parte de nuestra serie de la psicóloga de productividad, Melissa Gratias

A Dan le gustó su bandeja de entrada de correo electrónico. Lo revisaba varias veces por hora y tenía acceso a él a través de su teléfono inteligente. Guardó casi todos sus correos electrónicos en él, eliminó algunos y archivó menos. Cuando necesitaba recuperar un correo electrónico, ordenaba o buscaba en su bandeja de entrada y, después de investigar un poco, generalmente encontraba lo que estaba buscando. Luego, su empresa instituyó un cambio de política: los correos electrónicos con más de 90 días se eliminarían automáticamente.

Los volúmenes de correo electrónico aumentan un 35 % cada dos años según Radicati Group, pero las empresas están luchando contra este ataque. La evidencia de la batalla está en todas partes, desde la introducción de cosas como los "viernes cara a cara" hasta la prohibición del correo electrónico durante una semana. Muchas empresas incluso están imponiendo límites de tiempo sobre cuánto tiempo se pueden retener los correos electrónicos en la bandeja de entrada de un usuario. ¿Por qué todo el alboroto?

Todo se reduce a una buena gestión de los registros comerciales.

¿Qué son los registros comerciales? Son información, datos y eventos que vale la pena preservar. Documentación de decisiones tomadas, acuerdos alcanzados, consejos brindados y/o materiales producidos. Los registros comerciales tienen implicaciones legales y reglamentarias mucho más allá de la lógica típica de "podría necesitarlo algún día" que muchas personas usan para justificar mantener un exceso de correo electrónico. Una buena gestión de los registros comerciales requiere mantener la información correcta organizada en el mejor formato.

Una cadena de correspondencia por correo electrónico puede ser un registro comercial. Sin embargo, si se almacena entre una consulta sobre el almuerzo y los titulares de las noticias de hoy, es probable que se pierda.

Además, la mayoría de los registros comerciales tienen fechas de vencimiento más allá de las cuales no deben conservarse. Es muy difícil eliminar registros comerciales vencidos cuando tiene un montón de información diferente para clasificar.

Una empresa con la que trabajo requiere que sus asociados conviertan los correos electrónicos que deben conservarse en documentos PDF y luego los guarden en una unidad de red. Los correos electrónicos que quedan en Outlook se eliminan después de unos meses; no hay almacenamiento permanente disponible en Outlook.

¿Qué opina sobre el enfoque de convertir los correos electrónicos que desea conservar en PDFs? Veo varias ventajas:
• Todos sus documentos electrónicos, incluidas las comunicaciones por correo electrónico relevantes, se consolidarían: tendría toda su información junta
• Sus documentos electrónicos se pueden guardar en un espacio compartido (o compartible), lo que permite a sus colegas acceder a los registros comerciales relevantes que se le envían por correo electrónico
• Sería menos dependiente de su correo electrónico como una gestión de información Tool (que no lo es) - se trataría más como su buzón de correo postal
• Si su empresa cambia sus programas de administración de correo electrónico o sus políticas de retención, usted no se verá afectado.

El único inconveniente potencial del plan de correo electrónico de PDFs es que Outlook no tiene un Tool integrado para guardar un correo electrónico como archivo PDFs. Sí, puede guardarlo como HTML o texto, pero la ventaja de convertirlo en PDFs es que se conserva el formato original. Sin embargo, Nitro Pro cierra esta brecha con su complemento de Outlook que le permite crear un documento PDFs desde un correo electrónico con un solo clic. Mira el videotututorial a continuación:

Los registros comerciales son importantes y vale la pena guardarlos, pero sus formatos nativos no siempre son la mejor manera de almacenarlos. Estamos acostumbrados a escanear papel a PDF para facilitar un mejor almacenamiento. ¿Es tan diferente convertir el correo electrónico a PDF?

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