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El correo electrónico no es una herramienta de administración de documentos

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¿Cuándo fue la última vez que envió un documento a alguien por correo electrónico o buscó frenéticamente en su bandeja de entrada un archivo que alguien le había enviado anteriormente? Si ha hecho ambas cosas recientemente, no está solo: los trabajadores del conocimiento suelen utilizar el correo electrónico para almacenar y transmitir documentos, sacrificando la accesibilidad, la seguridad y la trazabilidad que brindan las soluciones más modernas.

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En nuestra nueva serie de la psicóloga de la productividad Melissa Gratias , analizaremos los hábitos de correo electrónico improductivos de la fuerza laboral actual y compartiremos sugerencias para actualizar su enfoque del correo electrónico.

Durante nueve años, Katherine manejó su correo electrónico comercial y personal a través de una cuenta de Hotmail. Le gustaba cómo sus archivos adjuntos estaban fácilmente disponibles para ella y se reenviaba documentos a sí misma para que sus archivos pudieran centralizarse en sus carpetas de correo electrónico. Entonces, su mundo fue sacudido. Su organización trasladó a todos los empleados a Gmail y la historia de amor de Katherine con Hotmail desapareció. Pero, ¿qué podía hacer ella con todos sus documentos?

Como psicóloga de la productividad que ayuda a las personas a ser más eficaces en el trabajo, la gestión del correo electrónico es un tema que trato a diario con clientes como Katherine. Y hay dos funciones en cada programa de correo electrónico que desearía poder eliminar, o al menos ocultar: ( 1 ) Responder a todos y ( 2 ) Adjuntar archivo. Estoy convencido de que Reply All eventualmente causará un apocalipsis zombie. Estoy igualmente convencido de que Adjuntar archivo es el equivalente actual de Problemas con Tribbles .

Adjuntar documentos a correos electrónicos con fines de colaboración e intercambio de información fue una innovación cuando comenzó. ¡El clip era nuestro amigo! ¿Recuerdas el pequeño clip de Windows que hacía volteretas hacia atrás y tenía ojos? Su primo vivía en Outlook y existía para ayudarnos a transmitir borradores de documentos a nuestros jefes, contratos a nuestros clientes y mensajes inspiradores a familiares desprevenidos. ¿No es irónico que la característica del correo electrónico, más responsable de la revolución sin papel que cualquier otra cosa, esté iconizada con un clip?

El clip ya no es tu amigo.

Con servidores compartidos y almacenamiento basado en la nube Tool como Box y Dropbox, ya casi nunca es necesario adjuntar archivos a los correos electrónicos. Sin embargo, el trabajador medio de la información sigue recibiendo seis archivos adjuntos al día.

Por lo tanto, además de los discos duros, los servidores, el almacenamiento portátil, el almacenamiento en la nube y otros documentos de colaboración Tool, ahora tenemos nuestros archivos electrónicos guardados como archivos adjuntos a los correos electrónicos. Outlook y Google Mail se han convertido en otra ubicación de almacenamiento de documentos. El problema con esto es que la dispersión de nuestros archivos electrónicos en estas diversas ubicaciones conduce a problemas de control de version, duplicación de archivos y desorganización.

La información electrónica debe consolidarse tanto como sea posible, y la primera opción de almacenamiento de archivos a eliminar es su sistema de correo electrónico. El correo electrónico es para gestionar la correspondencia, no los documentos, de todos modos. Si Katherine no hubiera almacenado tantos documentos en Hotmail, la transición a Gmail le habría resultado mucho más fácil.

Tres pasos para romper el hábito del clip

1 . Elija una ubicación predeterminada donde guardará la gran mayoría de sus archivos electrónicos. Este debe ser un lugar accesible, seguro y que le permita compartir documentos sin adjuntarlos a los correos electrónicos.
2 . Pretende que el clip no existe. Aprenda a crear hipervínculos a archivos en lugar de adjuntarlos. Cree flujos de trabajo de colaboración en Nitro Cloud. Haz lo que sea necesario para reducir tu dependencia del clip.
3 . Revisa tus viejos correos electrónicos. Separe y guarde los documentos necesarios en su ubicación de guardado predeterminada.

El correo electrónico no es una solución de gestión de documentos. Si solo está creando un correo electrónico para adjuntar un documento, hay mejores formas. Además, como aprendió Katherine, el correo electrónico es el último lugar que desea elegir como ubicación de archivo predeterminada. Especialmente si es Hotmail, ¿verdad?

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