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Cómo agilizar el proceso de papeleo de nuevas contrataciones

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Si su departamento de recursos humanos aún no se ha cargado al carro digital, aquí hay tres razones para mover la documentación de su nueva contratación y los procesos generales de recursos humanos en línea. ¡Regístrate en Nitro hoy!

Administrar el papeleo de nuevas contrataciones es un desafío en el mejor de los casos. Agregue COVID- 19 a la mezcla y los equipos de RR. HH. han encontrado que procesar nuevas contrataciones es aún más difícil, especialmente aquellos que trabajan para empresas que todavía usan procesos basados en papel. Esta "nueva normalidad" ha hecho que sea más crítico que nunca que las organizaciones digitalicen su documentación de nuevas contrataciones.

En la primera entrega de nuestro informe El futuro del trabajo , vimos una disminución del 52 % en la impresión global a medida que los empleados comenzaron a trabajar desde casa. Esos flujos de trabajo basados en papel seguirán disminuyendo a medida que las organizaciones vean el beneficio de tener más equipos remotos y menos papel para barajar.

Si su departamento de recursos humanos aún no se ha subido al tren digital o tiene algunos vacíos en el flujo de trabajo, aquí hay tres razones para mover la documentación de su nueva contratación en línea.

3 razones para el papeleo de nuevas contrataciones en línea

1 . Ahorra tiempo y dinero

Hasta hace poco, los negocios globales eran adictos al papel . De hecho, los datos de 2017 indican que la persona promedio generó 10 , 000 hojas de papel por año. La dependencia del papel no solo tiene un impacto negativo en el medio ambiente, sino que también crea un trabajo que consume más tiempo: todo ese tiempo de impresión, archivo y búsqueda de documentos realmente puede acumularse. Cambiar a la documentación electrónica de nuevas contrataciones no solo liberará el tiempo de Recursos Humanos, sino que también le ahorrará dinero en el futuro.

2 . Mejora la precisión y el cumplimiento.

El papeleo electrónico de nuevas contrataciones puede ayudar a los equipos de recursos humanos a evitar errores y discrepancias que ocurren naturalmente cuando se incorporan onboarding nuevos empleados. Las soluciones como Nitro PDFs Pro™ pueden ayudar a su departamento de RR.

3 . Mejora la colaboración

Con una solución para compartir PDF, RR. HH. puede colaborar de manera más efectiva con otros miembros del equipo sin tener que imprimir una sola página. Y agregar una herramienta de firma electrónica a la combinación hace que el nuevo proceso de contratación sea aún más sencillo con la capacidad de recopilar firmas electrónicas para cada documento de incorporación.

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¿Qué papeleo de nueva contratación en línea se puede firmar electrónicamente?

El papeleo electrónico de nuevas contrataciones podría cambiar la vida de su departamento de recursos humanos. En lugar de imprimir o escanear docenas de documentos, pueden obtener firmas electrónicas seguras y verificadas de los nuevos empleados sin tener que acercarse a la impresora de la oficina.

El papeleo de nueva contratación que se puede completar en línea incluye:

  • W- 4 y formularios de impuestos estatales
  • I- 9 formularios y I- 9 verificación
  • Formularios de depósito directo
  • documentos del manual del empleado
  • Formularios de consentimiento para verificaciones de antecedentes
  • Formularios de verificación de empleo
  • Acuerdos de no divulgación

La digitalización de estos documentos no solo acelerará el nuevo proceso de contratación, sino que también ofrecerá un nuevo nivel de seguridad (más de lo que puede proporcionar un archivador de oficina). Con una solución como Nitro Sign, RR. HH. puede controlar quién tiene acceso a los archivos durante cuánto tiempo y revocar el acceso de forma instantánea.

5 procesos de recursos humanos adicionales que se pueden digitalizar

La digitalización no tiene que detenerse en el papeleo de nuevas contrataciones. Los equipos de recursos humanos pueden poner en línea una tonelada de otros procesos organizacionales para hacer que sus flujos de trabajo generales sean más eficientes y efectivos, así como para obtener una ventaja competitiva.

1 . Formularios digitales

Nuestro informe El futuro del trabajo encontró que casi el 30 % de los profesionales de recursos humanos trabajan con 6 - 10 documentos diariamente y el 16 % trabaja con 11 - 15 . Son muchos formularios de recursos humanos para administrar, especialmente si tienen que completarse manualmente. Hacer que estos formularios sean digitales ayudará a acelerar el tiempo de procesamiento y a mantener los documentos organizados.

2 . Actividades de administración de recursos humanos

Mover las tareas administrativas típicas, como las solicitudes de tiempo libre y los planes de mejora del rendimiento, a un software de soluciones de recursos humanos como ADP le ahorrará mucho tiempo y dolores de cabeza a largo plazo. Esto permite que todo esté en un solo lugar y hace que las solicitudes y los cambios de los empleados sean más fáciles de administrar.

3 . Lista de verificación de embarque

Retirar a un empleado puede ser tan difícil como incorporarlo si no cuenta con las herramientas digitales adecuadas. El uso de una solución como Nitro para obtener la firma de documentos importantes y confidenciales hará que el proceso sea mucho más fluido.

4 . Papeleo de Cumplimiento

El uso de documentos físicos hace que sea un desafío para los equipos de recursos humanos garantizar que los registros cumplan con los requisitos legales. Invertir en una solución de documentos digitales puede ayudar a mitigar este problema al brindarle a Recursos Humanos información sobre qué documentos tienen, cuáles faltan y cuáles ya no se necesitan. Hacer este cambio ofrece a las organizaciones cumplimiento simplificado, mejor seguridad, eficiencia operativa dramáticamente mejorada y menor riesgo de incumplimiento.

5 . Papeleo de Reclutamiento

El proceso tradicional de firmar tarjetas de oferta y acuerdos NDA requiere mucho tiempo: envíe por correo electrónico al candidato una carta de oferta o un acuerdo, pídale que imprima los documentos, los firmen, luego los escaneen y los envíen de vuelta. La digitalización de este papeleo lo hace más fácil tanto para los gerentes de recursos humanos como para los candidatos. Con una herramienta de firma, pueden firmar y enviar documentos con solo unos pocos clics.

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