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¿Ahogarse en papel? Acelere la transformación digital eliminando los procesos basados en papel

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Para un número cada vez mayor de empresas, el éxito estará determinado por lo bien que puedan navegar la transformación digital. Las decisiones que se toman hoy pueden allanar el camino para una mayor productividad, costos reducidos y equipos más felices, o pueden dejar a la organización sumida en viejas formas de pensar y quedarse atrás de la competencia.

Para un número cada vez mayor de empresas, el éxito futuro estará determinado por lo bien que puedan navegar la transformación digital. Las decisiones que se toman hoy pueden allanar el camino para una mayor productividad, costos reducidos y equipos más felices, o pueden dejar a la organización sumida en viejas formas de pensar y quedarse atrás de la competencia.

¿El eje? Impresión. La transformación digital efectiva es casi imposible sin implementar primero una reducción drástica y, en muchos casos, la eliminación de los procesos basados en papel.

Deja el hábito de imprimir

Presionar “imprimir” forma parte del ADN de nuestro lugar de trabajo. Es el estado de los negocios hoy. Y es un hábito que puede ser muy difícil de romper porque, hasta hace poco, no había otra opción.

Aunque parezca natural, la impresión es algo que a todos (no tan en secreto) nos desagrada. Es una carga para nosotros, nuestros colegas y nuestro personal de TI, que dedican una cantidad excesiva de tiempo a eliminar atascos, reemplazar el tóner y solucionar problemas de este modo de trabajo obsoleto. La impresión es un asesino de la productividad.

¿Todavía crees que necesitas algo tangible en tu mano? Aunque eso puede brindar una satisfacción temporal, las consecuencias negativas de esa hoja de papel impresa son alucinantes :

  • En 2017 , usamos más de 400 millones de toneladas métricas de papel en todo el mundo.
  • Según las Naciones Unidas, se espera que el uso de papel aumente un 50 por ciento.
  • Cada uno de nosotros usa más de 10 , 000 hojas de papel cada año.
  • Una empresa promedio desperdicia hasta $ 3 . 5 millones al año recreando documentos perdidos y buscando información faltante.
  • El mantenimiento de ese gabinete de almacenamiento de archivos en la esquina puede costarle hasta $ 8 , 000 , mientras que las soluciones de registros electrónicos cuestan alrededor de una quinta parte de eso.

Considere los costos de tóner, el desperdicio de energía y la pérdida de productividad en la impresión, el archivo y la búsqueda, y las desventajas se acumulan rápidamente. Un sistema de gestión de documentos digitales puede abordar todas estas preocupaciones, reduciendo el desperdicio y ahorrando dinero.

Reduzca su riesgo

Estas molestias también pueden convertirse en responsabilidades para usted (todos somos culpables de dejar accidentalmente un documento confidencial en la impresora del lugar de trabajo) y para la organización, como empresas como ShopRite han aprendido por las malas.

La oficina tradicional basada en papel es vulnerable a la gama de riesgos adicionales que los procesos digitales pueden ayudar a aliviar. La información puede caer fácilmente en las manos equivocadas, lo que lo expone a acciones legales. Los incendios, las inundaciones y otros desastres naturales pueden acabar con los registros de toda una empresa.

Además, aparte de encerrar papeles en una habitación y esconder la llave, puede ser difícil restringir el acceso a información confidencial por documento. Una vez que alguien obtiene acceso, tiene rienda suelta para leer (y eliminar) documentos a voluntad, lo que representa un grave peligro para la privacidad.

El advenimiento de la computación en la nube ha traído consigo un nuevo nivel de seguridad, que brinda un acceso que se puede personalizar según el usuario y la función, sin mencionar la tranquilidad cuando la Madre Naturaleza se pone difícil. Una solución de documentos que vive en la nube es su forma más segura de trabajar, ya sea preparando documentos estándar de recursos humanos o documentos confidenciales que requieren firmas digitales.

Piensa en el Planeta

La seguridad y la moral de su lugar de trabajo no solo verán beneficios significativos de la transformación digital, sino que la tierra también lo hará. Considera lo siguiente:

En el lugar de trabajo moderno y progresista, la conservación y la sostenibilidad son un hecho . Las reducciones en los procesos basados en papel son un paso necesario en ese camino. Un socio tecnológico que proporcione información valiosa sobre su uso de papel será un aliado clave en su búsqueda de una huella de carbono reducida.

Recuperar la productividad

Sus empleados necesitan recursos para encontrar eficiencias y aumentar la productividad: cada minuto dedicado a un proceso basado en papel les roba a sus trabajadores esas oportunidades.

Una solución asequible de productividad de PDF implementada en toda la organización permitirá a cualquier persona crear, compartir, editar, rastrear versiones, firmar y archivar fácilmente, todo sin imprimir una sola página. Agregue a esto una solución de firma electrónica y ahora está ahorrando mucho tiempo y dinero. . Pero instalar la solución es solo el primer paso. Un marco de permisos es clave para definir claramente quién necesita acceso a qué, asegurando que los documentos seguros estén debidamente protegidos.

Sea el héroe digital

Como líder de TI, usted lleva el título adicional de "Conductor de la innovación", el que mantiene la casa en orden y supervisa cómo perciben y actúan sus compañeros de trabajo dentro de su entorno de trabajo digital. Dé el primer paso hacia un nuevo mundo sin papel (o sin papel) y ayude a su empresa a aprovechar todos los beneficios de la transformación digital.

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