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4 Soluciones de documentos para ahorrarle mucho tiempo en el trabajo

mujeres escribiendo

No importa en qué industria trabaje, probablemente haya encontrado algún tipo de problema con los procesos de documentos.

No importa en qué industria trabaje, probablemente haya encontrado algún tipo de problema con los procesos de documentos. De hecho, nuestra última encuesta sobre el futuro del trabajo reveló que el 95 % de los trabajadores del conocimiento cree que sus organizaciones podrían mejorar la forma en que manejan los documentos. Entonces, ¿por qué más organizaciones no actualizan sus procesos de documentos?

A pesar de una mayor satisfacción laboral mientras trabajan desde casa, los trabajadores necesitan soluciones de documentos que ayuden a aumentar la productividad y la eficiencia durante las horas de trabajo; los procesos obsoletos ya no serán suficientes.

¿Por qué los procesos de documentos son un problema para los trabajadores del conocimiento?

El treinta y nueve por ciento de los trabajadores del conocimiento dijeron que sus flujos de trabajo solo están "algo actualizados en el mejor de los casos". Al no mantenerse al día con las tendencias que aumentan la eficiencia en la productividad de los documentos, las empresas crean más estrés para sus trabajadores y perjudican su productividad.

Si bien la impresión y el escaneo han disminuido significativamente desde 2019 , el 56 % de los trabajadores aún imprimen y el 50 % aún escanean incluso después del turno de trabajar desde casa. Estos procesos heredados basados en papel toman mucho más tiempo que sus alternativas digitales, particularmente ahora que los empleados trabajan de forma remota.

Dado que el 63 % de los trabajadores trabaja con 6 o más documentos por día, los procesos de documentos ineficientes tienen un gran potencial para interrumpir y ralentizar los flujos de trabajo diarios.

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La actualización de procesos de documentos obsoletos no puede quedarse en un segundo plano por mucho más tiempo. La mayoría de los empleados ( 73 %) esperan seguir trabajando desde casa tanto o más incluso después de que la pandemia de COVID- 19 disminuya, lo que hace que la transformación digital sea más urgente que nunca.

Estas soluciones de documentos que ahorran tiempo son simples primeros pasos para aumentar la eficiencia y adaptarse al trabajo remoto:

1 . firma electrónica

Alrededor 51 % de la impresión se realiza con el único propósito de obtener una firma. Todo ese papel y tinta no solo es costoso, sino que también requiere mucho tiempo. El proceso es tan familiar que parece bastante inofensivo. En realidad, es un proceso de varios pasos que consume horas de trabajo, especialmente para los trabajadores que necesitan firmar o solicitar firmas varias veces al día. Requiere imprimir, recuperar papel, caminar a otro escritorio o enviar el papel por correo, esperar una respuesta, enviar seguimientos y archivar el documento en papel.

La solución de firma electrónica correcta, por otro lado, automatiza todo el proceso. Dado que la firma en persona es relativamente imposible debido a COVID- 19 , la firma electrónica es el camino a seguir. Las solicitudes de firmas automáticas y los seguimientos reducen drásticamente el tiempo de respuesta, y las firmas electrónicas se pueden crear y agregar en segundos.

2 . Equipar a todos con las herramientas para flujos de trabajo sin papel

Los encargados de la toma de decisiones y la administración de TI deben considerar el software de procesamiento de documentos para los tipos de archivos más comunes. Así como Microsoft Word o Google Docs se consideran una herramienta de trabajo estándar para casi todos los trabajadores del conocimiento, un software PDF potente es igual de importante.

El setenta y cinco por ciento de los documentos que encuentran los trabajadores del conocimiento son PDFs. Sin un software de lectura y edición PDFs, los flujos de trabajo sin papel no son posibles para la mayoría de los trabajadores.

3 . Colaborando en la nube

Incluso algunos procesos de papeleo digital tienen sus puntos débiles, a saber, colaborar en un documento a través de archivos adjuntos de correo electrónico. El ochenta y uno por ciento de los trabajadores han experimentado la frustración de trabajar con la versión incorrecta de un documento. Los archivos adjuntos de correo electrónico dejan múltiples versiones de un documento flotando, creando la posibilidad de confusiones como esta.

Las soluciones basadas en la nube como Microsoft Office o Nitro Sign centralizan el trabajo colaborativo en un solo documento donde se reflejan las notas y los comentarios. Esto es especialmente importante para los trabajadores remotos, ya que les permite trabajar juntos en un documento sin necesidad de más videollamadas.

4. Elija herramienta digital multipropósito

La sobrecarga de aplicaciones es un verdadero desafío para dejar de usar papel. Inundar a los trabajadores con demasiada tecnología nueva a la vez, y es probable que se enfrente a un rechazo y una baja adopción por parte de los usuarios. Siempre que sea posible, opte por Tool que combinen varias soluciones en una sola. Nitro Pro™ combina eSigning y la productividad PDFs en un software fácil de usar para flujos de trabajo más fluidos y máxima productividad de documentos.

Cómo las herramientas detro aumentan la productividad en el lugar de trabajo

El flujo de trabajo clásico basado en papel es menos eficiente, está desactualizado y es un obstáculo para la productividad, especialmente para los empleados de empresas que tienden a pasar más de 8 horas al día en una computadora. Pero eso no significa que su organización esté atrapada en esos procesos que consumen mucho tiempo.

Nitro PDF Pro ha ayudado a las principales empresas a lograr una reducción medible en la impresión, una mayor productividad y un tiempo de respuesta más rápido en los documentos firmados. Comuníquese con nosotros para obtener más información sobre cómo Nitro puede impactar su negocio.

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