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Gestión de documentos y los crecientes desafíos en el lugar de trabajo

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Hace poco más de cinco años, el ex director ejecutivo de Google, Eric Schmidt, asombró a todos los que escuchaban cuando dijo: "Cada dos días ahora, creamos tanta información como creamos desde los albores de la civilización hasta 2003 ".

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Si acertó o no en sus cálculos es algo irrelevante, porque la esencia es cierta. En la era digital, estamos produciendo nuevos datos y contenido con cada acción que realizamos en un dispositivo electrónico, y dado que la población adulta mundial pasa un promedio de 8 horas y 41 minutos todos los días usando estos dispositivos, la posibilidad de Schmidt estando en el estadio de béisbol con su declaración se vuelve muy real.

La asombrosa tasa de creación de información está aumentando exponencialmente con la adopción universal de las redes sociales y la democratización de los negocios Tool, como la automatización del marketing, el seguimiento de Salesforce, la gestión de relaciones con los clientes, la gestión de contratos, la eSigning y muchos otros. Especialmente en los negocios, los líderes han tenido que adaptar las formas en que aprovechan la tecnología, los procesos y las personas para adaptarse, e idealmente, capitalizar esta explosión de contenido.

Como resultado, hemos visto surgir tres tendencias como impulsores principales de importantes iniciativas para abordar cómo el contenido, específicamente a nivel de documento, se gestiona y procesa en empresas de todo el mundo.

Crecimiento de contenido

Como se mencionó, la tasa de crecimiento de nuevos contenidos continúa acelerándose. Los trabajadores del conocimiento en todos los departamentos están creando, modificando, reutilizando y desarrollando contenido.

El marketing genera garantías, las ventas generan propuestas, el departamento legal redacta contratos, los recursos humanos crean políticas y los ejecutivos diseñan nuevas presentaciones estratégicas. En esencia, los documentos, en papel y digitales, se están multiplicando como locos.

Expansión de contenido

Todo este contenido maravilloso, esencial y, a menudo, confidencial se almacena en un conjunto cada vez mayor de ubicaciones. Ubicaciones que abarcan desde redes de empresas hasta aplicaciones comerciales, computadoras personales, servicios de intercambio de archivos en la nube, dispositivos móviles, aplicaciones SaaS e incluso papel antiguo.

Flujos de trabajo divergentes

Junto con el crecimiento y la expansión del contenido, los profesionales también están cambiando los roles y procesos tradicionales dentro de las empresas para seguir siendo competitivos en un entorno empresarial cada vez más exigente, dinámico y acelerado.

El resultado son flujos de trabajo nuevos, especializados e impulsados por la tecnología que promueven la comunicación y la colaboración entre los trabajadores del conocimiento.

Estas tendencias están creando mucho valor para las empresas; sin embargo, también introducen nuevos desafíos que deben abordarse de manera proactiva. Al igual que cualquier cambio en los negocios de hoy en día impulsado por la tecnología, existe una ventaja significativa para aquellos que actúan con rapidez.

Tres de los desafíos más comunes que estas tendencias presentan para las empresas incluyen: disminución de la productividad, seguridad comprometida y sustentabilidad erosionada.

Disminución de la productividad

Nunca ha sido más difícil para los profesionales encontrar el documento correcto, editar la versión correcta y evitar la necesidad de imprimir/escanear/adjuntar documentos a correos electrónicos. Un estudio reciente de IDC muestra que los desafíos de documentos están robando a las organizaciones 21 . 3 % de su productividad general . La mejora de los procesos de gestión de documentos debe abordarse mediante la adopción de tecnología, la reevaluación de procesos y la capacitación.

Seguridad comprometida

La seguridad es una de las 5 iniciativas clave de casi todas las empresas del mundo. Los documentos que flotan en papel o en formato digital crean un riesgo inmenso para la información confidencial y sensible de una empresa. El riesgo también se crea cuando los empleados usan Internet servicios que no han sido examinados adecuadamente y potencialmente exponen documentos a una audiencia no deseada. Las organizaciones deben abordar cómo se comparten, publican y almacenan los documentos.

Sostenibilidad erosionada

Otra de las principales iniciativas de muchas de las principales empresas del mundo es la sostenibilidad. Un aspecto significativo de las iniciativas de sustentabilidad implica una reducción en el consumo de energía y la generación de desechos . Lamentablemente, el crecimiento del contenido ha acelerado el uso del papel por parte de muchas empresas. Una iniciativa de sostenibilidad sin papel puede ser un paso importante para convertirse en una organización más sostenible y reducir costos en el proceso.

La buena noticia es que hay varios pasos que las empresas pueden tomar de inmediato para comenzar a manejar estos desafíos. 

Estos pasos no requieren mucho dinero, ni mucho conocimiento tecnológico. Estas son cosas que se pueden hacer en todos los departamentos dentro de empresas de todos los tamaños, y la mejor parte es que tendrán un impacto inmediato.

— Proporcionar a los trabajadores acceso a la derecha Tool. ¿Los trabajadores del conocimiento tienen acceso a una PDFs edición Tool para evitar la impresión y el escaneo?

— Eliminar el papel siempre que sea posible. ¿Los trabajadores del conocimiento tienen acceso a las soluciones de firma electrónica?

— Crear prácticas recomendadas de colaboración prescriptivas. ¿Los trabajadores del conocimiento tienen acceso a una plataforma de colaboración aprobada?

— Investigar una Plataforma de Documentos Inteligentes. ¿Ha comenzado a pensar en equipar a los trabajadores del conocimiento con una plataforma holística para crear/editar documentos, compartir y firmar documentos y rastrear/analizar actividades de documentos?

Se espera que el crecimiento y la expansión del contenido continúen acelerándose a medida que los profesionales adopten flujos de trabajo divergentes y más especializados para sus tareas diarias. La manifestación de estas tendencias amplificará los desafíos de productividad, seguridad y sustentabilidad para empresas de todos los tamaños, pero hay esperanza para aquellas organizaciones que adopten un enfoque proactivo para implementar tecnología, adoptar nuevos procesos y capacitar a sus empleados.

Obtenga más información sobre los desafíos que estas tendencias están creando para las empresas:

Disminución de la productividad

Seguridad comprometida

Sostenibilidad erosionada

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