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El impacto de la gestión de documentos electrónicos en la productividad

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La forma en que una organización ejecuta los flujos de trabajo de documentos internos y externos tiene un impacto significativo en la productividad de sus empleados. Si se manejan de manera ineficiente, tareas simples como crear documentos, compartirlos y firmarlos, y colaborar con clientes y colegas pueden volverse increíblemente desafiantes y costosos.

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Un informe reciente de IDC afirma que los desafíos de documentos están robando a las organizaciones 21 . 3 % de la productividad general, que luego desglosan en un costo de productividad individual de casi $ 20 k por empleado, por año.

¿Crees que suena irrazonable? Estos son algunos ejemplos de las cosas que probablemente enfrenta regularmente que generan estos costos innecesarios:

  • 48% ha enviado por correo electrónico la versión incorrecta de un archivo a un jefe, cliente o compañero de trabajo.
  • Un promedio de 6 . Se dedican 9 horas/semana a recopilar, consolidar y descifrar los comentarios sobre los documentos.
  • 81 % se han encontrado trabajando en la versión incorrecta de un archivo.

Es fácil ver cómo eso podría sumarse, ¿verdad?

Por qué ocurre esta pérdida de productividad

Simple y llanamente, los empleados no están equipados con las herramientas adecuadas para manejar sus flujos de trabajo de documentos de la manera más eficiente posible.

En una encuesta que realizamos el año pasado, descubrimos que el 74 % de los trabajadores del conocimiento de empresas con 100 o más empleados (y el 57 % de organizaciones con menos de 100) carecen de acceso a un PDFs editor, y que el mismo grupo de personas considera que la edición es el mayor desafío relacionado con los documentos.

La correlación aquí es clara: sin acceso a las herramientas de edición de PDF que permitirían realizar cambios simples, aplicar firmas electrónicas y agregar, eliminar o mover páginas fácilmente, los empleados están recurriendo a la "manera antigua" ( leer: imprimir, escanear, firmar a mano, etc.) y, mientras tanto, perder mucha productividad.

Cómo puedes arreglarlo

Una y otra vez, hemos visto a las organizaciones aumentar la productividad general simplemente equipando a los empleados con las herramientas que permiten la ejecución de flujos de trabajo de documentos sin papel.

Un estudio de IDC reveló que los ejecutivos ven una verdadera ventaja en centrarse en mejorar los procesos de documentos y que la racionalización en esta área podría conducir a un aumento del 36 % en los ingresos y una reducción de los costes del 30 %.

Un editor Basic PDFs incluye herramientas para:

  • Convertir un archivo PDFs en Word, PPT y/o Excel
  • Edición de texto e imágenes.
  • Adición, eliminación y reordenación de páginas
  • Hacer comentarios y anotaciones, y aún más

Sin embargo, un concepto erróneo común sobre los editores de PDFs es que tienen un precio elevado. Aunque eso es definitivamente cierto para la solución líder del mercado (que alcanza un precio abrumador de $449.00 por licencia), el precio de Nitro Pro comienza en $159.99 por usuario con descuentos adicionales por volumen. Disponible. Hay otras opciones de precios de escaneo de documentos en el mercado que también puede considerar. Nunca está de más obtener una segunda opinión. Es posible que tenga el escaneo de documentos con descuento como una opción si tiene muchos documentos que necesitan escanearse, sin embargo, no es necesario. El uso de un servicio de escaneo masivo de documentos significa que sus documentos se pueden escanear de manera rápida y eficiente, por lo que puede valer la pena aprender más sobre lo que implica.

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La adopción de una herramienta como Nitro dentro de su organización puede tener un impacto muy positivo en la productividad general, lo que a su vez ayudará a su resultado final.

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