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Gestión documental y sostenibilidad en el lugar de trabajo

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El concepto de sustentabilidad, o “volverse verde”, no es nuevo. Aunque ahora vivimos en un mundo en el que los automóviles que funcionan con baterías y las casas con paneles solares se están convirtiendo en la norma, esta transformación no se ha producido de la noche a la mañana y está tardando aún más en hacerse popular en el mundo de los negocios.

En última instancia, la energía renovable viene en varias formas. Cada uno brinda a los propietarios de viviendas y negocios la opción de utilizar fuentes ambientalmente sostenibles para su electricidad que reducen el CO 2 e incluso pueden ayudar a combatir el cambio climático.

Además, la energía solar y la energía eólica son excelentes opciones en áreas donde se produce mucha energía renovable. Esta energía se recolecta de los parques solares y eólicos y luego se envía a la red. La energía corre a través de las líneas eléctricas hasta su hogar o negocio, por lo que no necesita invertir en costosos paneles solares.

Puede encontrar tarifas de energía renovable que a menudo son más bajas que las tarifas de fuentes fósiles en línea investigando proveedores de energía como TriEagle Energy .

Sobre todo, cada vez más organizaciones definitivamente están prestando atención a la sostenibilidad. De hecho, la sostenibilidad corporativa se ha convertido en una parte integral de la 21 estrategia comercial del siglo XXI.

Además, en un mercado global competitivo, tener una sólida reputación de sustentabilidad puede ser un factor distintivo clave, especialmente entre los millennials, un grupo que está creciendo rápidamente en poder adquisitivo e influencia.

Según un 2014 estudio de McKinsey & Company, el 49 % de los directores ejecutivos ven la sostenibilidad como una 3 prioridad principal para sus organizaciones y el 13 % la cita como su iniciativa número uno.

Las razones por las que las empresas abordan la sustentabilidad han cambiado en los últimos años, siendo la reducción de costos un factor principal en 2012 ; sin embargo, ahora existe el deseo de integrar completamente la sustentabilidad con los objetivos y valores de la empresa.

Desde una perspectiva comercial, el tema más amplio de la sustentabilidad generalmente está impulsado por dos iniciativas principales: reducir el uso de energía y reducir los desechos generados, los cuales se ven directamente afectados por la forma en que los procesos de gestión de documentos de una organización.

¿Por qué los documentos están en el centro del problema?

Simple y llanamente, los empleados siguen convirtiendo copias digitales de documentos en papel físico enviándolos a la impresora, y esto sucede con frecuencia. De hecho, el 33 % de los trabajadores del conocimiento utilizan una impresora, un escáner o una fotocopiadora 10 o más veces al día.

Para tener una perspectiva de lo que esto significa en términos de desechos generados y energía gastada, aquí hay algunos datos sorprendentes:

  • Toma 24 árboles, 2 . 2 K lbs de residuos sólidos y 19 K galones de agua para hacer 1 tonelada de papel
  • 45 % del papel impreso en Office termina en la basura todos los días
  • Los empleados generan 1 . 5 libras de desperdicio de papel CADA UNO cada día (son 2 libras en empresas financieras)
  • Las fotocopiadoras y las impresoras son los principales equipos de oficina que consumen energía y continúan quemando energía cuando están en modo de espera y en modo de suspensión.

Lo peor de todo es que el usuario ni siquiera recoge el 30 % de los trabajos de impresión.

¿Cómo puedes arreglarlo?

Eliminar el papel -o al menos crear una estrategia para reducirlo significativamente. Una tarea abrumadora, sin duda, pero debe emprenderse si su organización se toma en serio la sostenibilidad.

Hazlo parte de la cultura. Involucrar a los equipos de RRHH y RSC. Cree competencia entre departamentos para rastrear quién genera menos papel o quién puede idear la mejor estrategia para reducir el uso. Hacerlo divertido y compartir el impacto de cualquier esfuerzo ayudará a garantizar el éxito.

Permita que los empleados rompan sus hábitos. Los empleados a menudo recurren a la impresión de documentos porque no cuentan con las herramientas adecuadas para trabajar con ellos digitalmente. De hecho, en organizaciones con más de 100 empleados, 74 % de los trabajadores no tienen acceso a un editor de PDF y, a su vez, a menudo imprimen de manera predeterminada porque tienen limitaciones en cuanto a la forma en que pueden trabajar con el documento en su maquina

Equipar a los empleados con herramientas digitales que permitan la creación, edición y colaboración de documentos en una computadora o dispositivo móvil puede reemplazar efectivamente el papel en sus flujos de trabajo de documentos y es un paso esencial en el esfuerzo por eliminar el papel por completo.

¿Preocupado por el costo de tal solución? Hagamos una comparación rápida:

Costo diario de impresión por empleado por día:

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Por otro lado, Nitro Pro (que tiene todas las herramientas que necesita para reemplazar el papel en sus flujos de trabajo de documentos) comienza en $ 159 por licencia. Es claro ver las ventajas de dejar de usar papel y adoptar una solución de productividad de documentos inteligente y efectiva. Si lo hace, impulsará las iniciativas de sostenibilidad de su empresa, con la ventaja de crear rentabilidad.

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