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La administración del cambio es difícil, pero con el programa Nitro Pilot, es fácil

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Una solución de productividad de documentos, como cualquier otro servicio comercial, es una inversión. Sin embargo, cuando se compara con el costo de la gestión manual de documentos, es fácil ver el enorme potencial de ahorro para las organizaciones.

Una solución de productividad de documentos, como cualquier otro servicio comercial, es una inversión. Sin embargo, cuando se compara con el costo de la gestión manual de documentos, es fácil ver el enorme potencial de ahorro para las organizaciones.

Todos los días se nos recuerda que la única constante en la vida es el cambio, y para tener éxito en los negocios debemos permanecer ágiles. Todo eso tiene sentido en teoría, pero en la práctica, cambiar la forma en que operamos o cambiar de una solución heredada e implementar un cambio en toda la empresa no es poca cosa.

En Nitro, no le permitimos gestionar el cambio solo. Ayudamos con la gestión del cambio de varias maneras. El programa piloto de Nitro prepara, planifica y establece expectativas para la gestión del cambio. Como parte del programa, nos involucramos desde el principio para asegurarnos de que no haya sorpresas en el futuro, lo que facilita que la implementación despegue después del piloto si Nitro es el producto, la técnica y el socio adecuados. Para garantizar la aceptación y la comprensión de los empleados, Nitro proporciona un equipo experto de incorporación y soporte disponible para todos los usuarios.

Hablamos con la vicepresidenta de experiencia del cliente de Nitro, Jennifer Murray, sobre el programa piloto y lo que Nitro ha aprendido al ayudar a cientos de grandes organizaciones globales a realizar con éxito el cambio a Nitro.

Vaya directamente a la conversación a continuación para descubrir formas de reducir la interrupción del trabajo importante a medida que implementa un cambio en toda la empresa y aborda directamente la renuencia de los empleados a adoptar una nueva solución.

¿Qué es el programa Nitro Pilot y cómo funciona normalmente?

Es la mejor manera de explorar todo lo que ofrece Nitro Productivity Platform . Es un ensayo sin riesgo. Diseñado pensando en empresas de todos los tamaños, lo ayuda a sentirse seguro al transitar el largo, ya veces desafiante, camino de la introducción de una nueva solución de tecnología de productividad de documentos.

El piloto tiene una duración de uno a tres meses, y nosotros hacemos todo el trabajo pesado. Guiado por Nitro con un impacto mínimo en los recursos, permite pruebas de usuario y evaluaciones técnicas en profundidad, pero también demuestra cómo Nitro es el producto, la técnica y el socio adecuados.

El programa se divide en cinco etapas; Planificación; Validación de TI; Capacitación; Evaluación; y resumen ejecutivo. Al final, podrá lanzar con éxito, educar a su empresa y demostrar el ROI de su inversión estratégica. El 90% de los clientes pasan del inicio de la prueba piloto a la implementación completa en menos de ocho semanas, lo que significa que puede aprovechar el enorme potencial de ahorro de Nitro antes de lo que piensa.

Lograr que las personas se unan detrás de una nueva herramienta puede ser un desafío. ¿Cómo ayuda Nitro a las empresas de todos los tamaños a superar estos desafíos e inspirar una adopción generalizada?

Absolutamente, hay varias razones por las que los empleados se resisten al cambio. El simple hecho de saber que es hora de habilitar flujos de trabajo de documentos digitales del 100 % no necesariamente hace que sea más fácil para los trabajadores del conocimiento, los líderes de equipo y los jefes de departamento superar los viejos hábitos y adoptar nuevas tecnologías de la noche a la mañana. Identificamos posibles obstáculos y sus soluciones desde el principio para que pueda estar preparado para ellos. La inclusión de una muestra representativa de departamentos ayuda a fomentar una adopción generalizada. Juntos planificamos los hitos de desarrollo clave, los elementos de acción, los propietarios, la fecha de lanzamiento y las sesiones de capacitación del personal para que todos tengan claro lo que está sucediendo y cuándo.

Educar a los usuarios sobre Nitro ayuda con la adopción y la aceptación. Es importante explicar por qué. Las personas aceptan más los cambios tecnológicos si entienden por qué y cómo les ayudarán a diario. Brindamos comunicación personalizada para los empleados, de modo que sus partes interesadas comuniquen el mensaje correcto en cada fase del piloto. La asistencia al usuario contribuye en gran medida a ayudar a las personas a sentirse cómodas con el uso de Nitro. Siempre te respaldamos: nuestro equipo de soporte está listo para ayudarte 24 / 7 . Ofrecemos un extenso Centro de aprendizaje lleno de información útil (recursos de autoayuda, incluidos videos, instrucciones paso a paso, artículos de la base de conocimientos y más) que facilitan a los usuarios obtener la ayuda que necesitan, cuando la necesitan.

¿Qué tan importante es para obtener resultados rápidamente, que los usuarios finales participen en la implementación desde el principio?

Después de años de implementaciones exitosas, hemos aprendido que la mejor manera de prepararse es comprender sus requisitos. El piloto permite un número ilimitado de participantes para garantizar que se represente una muestra representativa de departamentos/grupos de usuarios y flujos de trabajo. Podemos identificar escenarios en los que ciertos usuarios pueden necesitar capacitación o funcionalidad adicional. Al ser proactivo e incluir tantos evaluadores como sea posible, puede aliviar inquietudes, abordar preguntas, implementar comentarios importantes y, en general, inspirar una alta adopción y un bajo drama.

¿Por qué ve que los clientes eligen Nitro? ¿Alguna razón en particular? 

Equipos de todas las formas y tamaños ya han hecho de Nitro su solución confiable de productividad de documentos. Esto se reduce a varias razones y una es que nos asociamos con ellos a largo plazo. No solo ayudamos a los clientes a alcanzar sus objetivos, sino que el soporte de Nitro va mucho más allá de la implementación y el despliegue, y esto nos distingue. Desde ayudar a eliminar todos los procesos basados en papel hasta aumentar la productividad en toda la organización y permitir la estandarización del software PDF, las soluciones de Nitro permiten a nuestros clientes avanzar en sus iniciativas estratégicas.

Es bastante fácil ver el enorme potencial de ahorro para las empresas al elegir Nitro. Cada programa piloto que ejecutamos finaliza con una sesión informativa ejecutiva que valida el ajuste técnico, del producto y del socio, brinda información sobre el uso de la función de PDF/eSigning, detalla los comentarios y calificaciones de los usuarios y demuestra el potencial de ahorro de productividad/ROI. Este informe brinda a los clientes una visión completa de cómo Nitro puede impactar realmente en su negocio. ‍

¿Qué recursos han sido más útiles para los clientes involucrados en la gestión del cambio? ¿Algún comportamiento indica que una parte del contenido es más útil?

Tenemos varios recursos para ayudar a los usuarios a ver lo fácil e intuitivo que es usar la plataforma de productividad de Nitro. Por ejemplo, Nitro ofrece un micrositio personalizado que contiene una gran cantidad de recursos de autoayuda y capacitación, como tutoriales en video y guías de procedimientos. El Centro de aprendizaje incluye demostraciones, instrucciones paso a paso, enlaces al Foro de la comunidad de Nitro y la Guía del usuario de Nitro PDF Pro completa.

Además de eso, brindamos sesiones de capacitación especializadas Train-the-Trainer para garantizar que el equipo de TI / HelpDesk de su organización esté equipado con el conocimiento y la experiencia para solucionar rápidamente problemas y preguntas comunes relacionados con Nitro. Una vez que su TI/servicio de asistencia conoce mejores formas de completar un flujo de trabajo, simplifica la conducción de una transición en toda la empresa. Las organizaciones tienen acceso a un ingeniero de soluciones dedicado que está disponible para programar capacitación alojada por Nitro Webinar que se personalizan para flujos de trabajo específicos.

Brindamos comunicación de gestión de cambios de empleados personalizada que ayuda a las partes interesadas a proporcionar el mensaje correcto en cada fase del piloto para garantizar la adopción del usuario final.

Además del programa piloto de Nitro, ¿qué otro support brinda Nitro a las empresas para ayudar con la implementación? 

El servicio de atención al cliente de Nitro continúa más allá del programa piloto. Nuestra misión es asegurarnos de que tenga la asistencia, la guía de gestión de cambios y los recursos necesarios para tener éxito en cada etapa de la experiencia Nitro. Nitro se asegurará de que tenga todo lo necesario para una implementación exitosa, incluida la guía de gestión de cambios y el soporte técnico/de integración. Continuaremos comprometidos después de su implementación inicial de Nitro para garantizar que sus usuarios utilicen Nitro de la manera más efectiva y eficiente posible, asegurando que obtenga el valor total de su inversión. Y todos sus usuarios finales tendrán acceso ilimitado 24 × 7 al servicio de atención al cliente global de Nitro, 365 días al año. Este soporte confiable ayuda a las organizaciones cuando se están adaptando y garantiza que los equipos puedan mantenerse productivos sin importar desde dónde trabajen.

¡Vemos a nuestros clientes como socios y estamos comprometidos con su éxito!

Consideraciones finales

Ahí lo tiene. El rechazo y el riesgo de interrupción no son rivales para este sencillo, pero sólido, programa piloto. El Piloto dedicado de Nitro hace que su solución tecnológica de productividad de documentos pase de ser una mera idea a un sistema totalmente implementado y adoptado, una y otra vez.

¿Quiere saber más sobre cómo reducir el riesgo de interrupción del trabajo importante a medida que implementa un cambio en toda la empresa? Lea este libro electrónico para obtener información sobre nuestro equipo experto de incorporación y soporte que está disponible para todos los usuarios de Nitro y más formas en que ayudamos a nuestros clientes con la gestión de cambios.