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¡No más archivos adjuntos de correo electrónico! 3 Problemas que puede evitar fácilmente

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Este artículo es parte 5 de nuestra serie de la psicóloga de productividad Melissa Gratias. Síguela en Twitter @melissagratias.

John es un generalista de recursos humanos que ayuda a un departamento a superar una difícil reestructuración de personal. Debe documentar el proyecto en cada paso del camino mientras se asegura de que todos los que toman las decisiones hayan firmado el plan final. Se desaconseja enviando archivos adjuntos de correo electrónico debido a la posibilidad de que se disperse información confidencial antes de que se realicen los anuncios formales. ¿Cómo puede compartir sus documentos de forma segura y eficaz, colaborar con stakeholders y realizar un seguimiento preciso del proceso de toma de decisiones? En primer lugar, necesita utilizar un sistema de gestión de documentos eficiente como SharePoint para asegurarse de que sus archivos estén bien organizados y sean fáciles de encontrar en caso de que necesite acceder a ellos. Esto también significará que son más fáciles de rastrear para que no terminen en las manos equivocadas. Cualquier individuo puede participar en algún entrenamiento de documentos ya sea para beneficiar su propio negocio o negocio para el que está empleado.

Como se discutió en una publicación de blog anterior , los archivos adjuntos de correo electrónico son una forma ineficiente de administrar documentos, y para un proyecto como el de John, compartir documentos por correo electrónico podría ser francamente perjudicial. Si John tratara de administrar su proyecto usando correo electrónico y archivos adjuntos, aquí hay tres problemas que sin duda encontraría:

1. version error de control. El plan de John tendrá varias iteraciones. Lo más probable es que uno o más de los 11 miembros del equipo del proyecto busquen un correo electrónico antiguo con un archivo adjunto desactualizado, pensando que están examinando la version más actualizada. Entonces se producirían retrasos, errores, faltas de comunicación y trabajo extra.

2. Procesos de aprobación ineficientes. John enviará un correo electrónico a 11 personas, solicitando una respuesta con Word "Aprobado" para señalar la aprobación del plan final. Luego tendrá que realizar un seguimiento de quién ha dado o no la aprobación, hacer un seguimiento de los que no respondieron y guardar 11 (¡o más!) correos electrónicos para la documentación.

3 . Problemas de confidencialidad. Un archivo adjunto de correo electrónico es un duplicado no controlado. Una vez que haga clic en "enviar", existe fuera de su control y se puede editar y reenviar a cualquier persona sin su conocimiento.

Entonces, si no es un correo electrónico, ¿entonces qué?

Si John usara una herramienta de colaboración de documentos basada en la nube como Nitro Cloud para administrar los documentos del proyecto, tendría mucho más control sobre el proceso y, de manera predeterminada, una documentación completa y sin esfuerzo de toda la actividad del documento. Con una solución como Nitro Cloud, John podría:

• Comparta un documento con acceso de solo lectura si quiere que las personas vean, pero no editen su contenido
• Elija si desea crear un enlace público o compartir documentos solo con personas específicas
• Vea de un vistazo quién ha accedido o no a alguno de los documentos compartidos y realice un seguimiento adecuado
• Revocar el acceso a ciertos documentos y cargar nuevas versiones para evitar posibles problemas de control de versiones
• Agregar, eliminar o suspender temporalmente el acceso de un usuario a los documentos del proyecto si los miembros del equipo cambian
Solicitar una firma en el plan final de todas las 11 partes interesadas a la vez y establecer el orden en el que firmarán el documento
• Examinar el historial completo de un documento: cuándo se accedió, qué ediciones se realizaron y quién lo hizo

De cualquier forma que lo mires, administrar un proyecto, particularmente uno sensible, usar archivos adjuntos de correo electrónico es un enfoque muy esperanzador: esperas que stakeholder revise lo que se supone que debe revisar. Espera que sus colegas accedan a la versión correcta en el momento adecuado. Espera que un destinatario bien intencionado no reenvíe, sin saberlo, un archivo adjunto de correo electrónico confidencial a la persona equivocada.

Hay muchos Tool ampliamente disponibles que hacen que compartir documentos por correo electrónico sea ineficiente y obsoleto, y otros que van un paso más allá al permitir la colaboración en la nube.

Evite las muchas advertencias de los archivos adjuntos de correo electrónico: reemplace su antigua rutina con el uso compartido seguro, eSigning y la colaboración a través de Nitro Cloud. ¡Crea tu cuenta gratis aquí!

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