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¿Son los registros en papel la fruta madura del RGPD?

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Adam Grainger, CIO de Baker Tilly International y Nick Reeve, director de país de Nitro en el Reino Unido, analizan los desafíos que enfrentan las organizaciones que aún dependen del papel para la gestión de documentos y ofrecen las mejores prácticas para avanzar hacia una solución digital sin papel para el cumplimiento de GDPR. A ellos se unió Jon Collins, analista principal y autor de Gigaom, quien mantuvo la conversación en movimiento.

El Reglamento general de protección de datos (GDPR) de la Unión Europea dominó las noticias durante los meses previos a su implementación en mayo 25 , 2018 . Desde entonces, el rumor se ha calmado, pero persisten los desafíos en su implementación en empresas grandes y pequeñas. Vamos a profundizar en.

Conozca sus datos

Nick comenzó explicando al panel el papel que juegan los procesos en papel en los datos estructurados frente a los no estructurados, que ambos tienen en cuenta en el RGPD. Los datos estructurados, todo lo que se encuentra en una base de datos y se rige por un esquema de base de datos (un sistema lógico de búsqueda), recibe la mayor parte de la atención de los piratas informáticos y, por lo tanto, del público en general. Los datos no estructurados abarcan cualquier cosa fuera de eso (documentos, correos electrónicos, comunicación entre oficinas) y aquí es donde el PDF y el papel juegan un papel más importante.

A pesar de que el PDF ahora es omnipresente , los usuarios crean 2 . 5 billones de archivos PDF cada año , 18 mil millones de archivos PDF están en Dropbox y el 70 por ciento de todos los archivos adjuntos son PDF: las empresas suelen dar a todos los empleados acceso a la suite de Microsoft Office, pero solo dan a uno de cada 10 empleados un PDF herramienta de productividad.

El problema del papel, la solución PDF

Esto llevó a Nick a explicar los riesgos de la oficina basada en papel, comenzando con una estadística sorprendente: Se estima que un 23 por ciento de las infracciones de seguridad involucran documentos en papel, y eso es solo para infracciones grandes, las que aparecen en los titulares. La estadística de infracciones pequeñas es mucho peor, con un 60 por ciento, que no recibe la misma atención pero representa un gran problema.

PDF juega un papel importante en el alivio del riesgo de violación y pérdida de datos. En la oficina típica donde solo un pequeño porcentaje del personal tiene herramientas PDF, un empleado necesitará editar un documento en otro formato (por ejemplo, Microsoft Word) o, peor aún, imprimirlo y escribirlo a mano. Luego encuentran a un colega que tiene herramientas de PDF y lo escanean nuevamente a formato digital.

Este método obsoleto deja papel en impresoras y escáneres, empantana al equipo en flujos de trabajo ineficientes y no administrados, y genera costos y desperdicios innecesarios.

"Los usuarios sabrán dónde pueden marcar la diferencia. Hemos visto reducciones de impresión de hasta un 50 por ciento al armar Office con la herramienta correcta". —Nick Reeve

Firmar electrónicamente una herramienta crucial

Y ahora llegamos al meollo del seminario web, en el que Nick dibuja una imagen convincente del papel que puede desempeñar eSign en la mejora de la seguridad en el lugar de trabajo. A pesar de que las firmas digitales son tan vinculantes legalmente como las firmas en papel, el 65 por ciento todavía se hace con lápiz y papel .

Además de ser más segura, una solución de firma electrónica permite a los usuarios realizar un seguimiento de cada elemento de una transacción: cuándo recibió el archivo, lo abrió, lo firmó, cuánto tiempo lo leyó, a quién se lo reenvió y más. ¿El poder de la firma electrónica? Agrega transparencia total a la información, lo cual es fundamental para cumplir con los estándares de GDPR .

Jon está de acuerdo en que herramientas como eSign de Nitro son una ganancia bastante rápida para implementar los procesos correctos que pueden abordar los flujos de trabajo basados en papel y cumplen con el diseño. GDPR puede ser una imposición real en los sistemas existentes. Trabaje de manera más inteligente, no más ardua: no se limite a poner una apariencia encima de sus sistemas actuales, cambie la forma en que hace las cosas para cumplir en primer lugar.

Todo se trata del proceso

Adam enfatiza que un elemento clave para una experiencia GDPR exitosa son los procesos eficientes en el lugar de trabajo. Baker Tilly estaba haciendo la transición a la nube y se dispuso a realizar mejoras adicionales antes de que cayera el mandato: GDPR fue el catalizador para dar el siguiente paso y movilizar un grupo de trabajo interno en todos los departamentos. No es solo un problema tecnológico, es comunicación, legal, servicio al cliente y mucho más.

Nick agrega que, en medio de estas transiciones digitales, las herramientas de productividad de PDF son esenciales. Aunque estos cambios pueden impulsarse de arriba hacia abajo o de abajo hacia arriba, las partes interesadas más inteligentes son las que usan estos productos a diario.

“Los usuarios finales entienden esto, pero los CIO parecen no tener idea. El apetito por arreglar esto siempre ha estado ahí, pero el problema ha sido el precio . … Cuando le das herramientas a personas que no las tienen, reduce el riesgo y aumenta la rentabilidad”. —Nick Reeve

Abraza el viaje

Mientras cierra la conversación, Adam advierte a las empresas que no se atasquen en el cumplimiento. Más bien, dice, las organizaciones deberían invertir en un proceso que pueda moverlas en la dirección correcta y que estén listas para abordar las inquietudes en caso de que surjan.

Nitro ha realizado este viaje muchas veces, dice Nick, y Nitro Productivity Suite puede ayudar a obtener ganancias rápidas. El cambio puede dar miedo, pero no tiene por qué serlo, si tiene al socio adecuado de su lado.
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