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Contabilización de las ineficiencias impulsadas por el papel

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Crédito de la imagen: Paperitis

Una nueva ola de firmas de contabilidad está desafiando el statu quo al migrar de procesos manuales basados en papel que requieren mucha mano de obra a la agilidad de las soluciones sin papel. Los jóvenes se destacan en el uso de tecnología como Nitro para eliminar los procesos basados en papel que consumen mucho tiempo, mientras que los arcaicos se tambalean en Basic tareas como la adquisición de firmas, la colaboración en proyectos y el control de la confidencialidad de los documentos. Por supuesto, otros Office se están volviendo sin papel al ponerse en contacto con una firma de contabilidad en Los Ángeles, o una más cercana a ellos, para resolver sus finanzas y contabilidad para ellos. Esto no solo reduce la cantidad de papel que utilizan, sino que también garantiza que todos sus datos sean más precisos.

Nuestra encuesta en el sitio de Accounting Technology Showcase Australia (ATSA) 2014 del mes pasado destacó los puntos débiles que experimenta el sector de la contabilidad a medida que las empresas continúan retrasando la transición a una economía sin papel Office y, a su vez, las oportunidades que se encuentran dentro:

  • La moral del trabajo decaída por flujos de trabajo ineficientes basados en papel

65 % dijo que la pérdida de tiempo de los empleados y los recursos de la oficina que se dedican a almacenar, enviar y hacer un seguimiento de los procesos en papel se encuentran en la parte superior de su pila de frustraciones.

El 47 % citó la falta de responsabilidad cuando los documentos se pierden o se manipulan como otra frustración clave al trabajar con papel, seguido de cerca por el 45 % que se siente frustrado por la cantidad de tiempo que lleva obtener aprobaciones, comentarios y firmas

  • Encienda los equipos de escritorio de Office para darle una oportunidad a la productividad 

El 74 % está más entusiasmado con la velocidad y la eficiencia que brindan los lugares de trabajo sin papel, y lo señaló como el mayor motivador para cambiar a un Office sin papel.

Solo el 28% citó la movilidad como la razón más atractiva para cambiar a una Office sin papel, lo que sugiere la importancia de invertir en un software eficiente de productividad de documentos basado en computadoras de escritorio, como el fácil de usar Nitro Pro, destinado a optimizar el tiempo dedicado al trabajo. En el Office.

  • Ya es hora de que los procesos de firma de tiempo entren en el 21 siglo XXI

76 % dijo que el aspecto más útil de estar libre de papel es la capacidad de recibir, solicitar y enviar firmas electrónicas (firmas electrónicas), lo que hace que nuestra guía rápida, Más allá de la línea punteada: Cómo tener éxito con las firmas electrónicas , sea bastante oportuno.

31 % citó opciones de edición de documentos como eliminar, reemplazar, agregar texto, imágenes y datos en múltiples formatos de archivo de manera intercambiable como otra característica útil de una oficina sin papel, mientras que solo el 23 % valoró las capacidades para compartir, como compartir contratos y proyecto directamente a una o varias partes con la capacidad de realizar un seguimiento de las acciones en tiempo real.

  • Romper viejos hábitos basados en papel es difícil

La resistencia al cambio se citó como una razón común que frena a las empresas de dejar de usar papel, con hasta un tercio de los encuestados, destacando la necesidad de recursos educativos como la Universidad Nitro, tutoriales Webinar y un atento equipo de atención al cliente para ayudar. Los empleados pasan sin problemas de desperdiciar recursos de forma rutinaria a optimizar su jornada laboral con regularidad. Se necesita mucho esfuerzo cultural para que las personas hagan uso de estos recursos comerciales y contables cuando se proporcionan, pero pueden ayudar enormemente a una empresa.

Otras razones notables citadas fueron: preocupaciones sobre la seguridad en línea (29%) y falta de support, capacitación y educación (27%).

En una encuesta reciente que realizamos en la Cumbre ALPMA de la industria legal , el desperdicio de recursos también fue señalado como una preocupación por parte de este sector similarmente impulsado por el papel. Esta creciente conciencia entre las industrias clave sobre los beneficios de tener una oficina sin papel ilustra una oportunidad para liderar: invirtiendo en las herramientas adecuadas para activar la fuerza laboral; por lo que los empleados están más contentos, los márgenes son más saludables y los plazos de entrega son más rápidos.

¿Nuestro tip? Empiece poco a poco presentando Nitro Pro con una prueba gratuita para equipos y avance hacia un Office sin papel.

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