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6 Razones por las que estandarizar su software es esencial

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Para los profesionales de TI ocupados, caer en la trampa de comprar y mantener múltiples aplicaciones que realizan la misma tarea es demasiado fácil.

Quizás hay una falta de comunicación o programas protegidos que simplemente han pasado desapercibidos. Si bien las causas pueden parecer lo suficientemente triviales, las consecuencias pueden tener un impacto significativo en el panorama general de su organización.

Además de organizar y optimizar los flujos de trabajo, la estandarización de una solución de software puede beneficiar la productividad, la seguridad y los resultados de su empresa de seis maneras:

1 . Seguridad mejorada

Cuando una empresa tiene una variedad de productos y versiones de software que no coinciden, la seguridad actualizada se vuelve casi imposible de mantener. Entre muchas empresas, los parches de seguridad son una realidad demasiado común; por ejemplo, Adobe lanzó recientemente 71 parches críticos en un solo mes. Sin embargo, cuando estos parches de seguridad caducan, los usuarios se vuelven vulnerables a la ejecución remota de código y a la omisión de la seguridad. Los programas al final de su ciclo de vida plantean amenazas similares, ya que se interrumpen las actualizaciones de soporte y seguridad para estas versiones de software más antiguas.

Cuando su organización estandariza una solución, TI puede concentrarse únicamente en proteger el software elegido: actualizar versión de manera integral, implementar parches cuando sea necesario y vigilar de cerca la seguridad y la funcionalidad.

2 . Reducción del riesgo de incumplimiento

Del mismo modo, es extremadamente difícil mantener el cumplimiento con numerosas soluciones simultáneamente. De hecho, 85 % de las organizaciones infringe las políticas de cumplimiento de licencias sin saberlo. Muchos acuerdos de software están llenos de términos de licencia y criterios de cumplimiento complicados, por lo que no es muy difícil ver por qué el cumplimiento puede ser difícil.

El problema es que cuando no se cumplen estos términos tan específicos, las empresas como Adobe golpean a sus usuarios con auditorías costosas que consumen mucho tiempo y agotan fondos, recursos y paciencia. Cuando solo hay una solución para monitorear, mantener el cumplimiento se convierte en una tarea mucho más simple y directa. (Consejo Pro: ¡todavía quieres ir con empresas que no auditan!)

3 . Productividad mejorada

No hay nada productivo en los cuellos de botella del flujo de trabajo, un problema común que ocurre cuando solo un número limitado de empleados tiene acceso a una solución de software. Por ejemplo, si los trabajadores del conocimiento necesitan editar un PDF pero no están equipados con el software necesario, deben confiar en un pequeño contingente de empleados que tienen acceso a herramientas de productividad de documentos. Esto no solo interrumpe los flujos de trabajo de ambas partes, sino que también genera muchas esperas.

Equipar a más usuarios con una solución escalable y estandarizada otorga a su fuerza laboral una mayor autonomía. Vimos esta verdad en acción cuando nos asociamos con la empresa de fabricación Howden. Después de que Howden estandarizara su solución de PDF , la empresa global aceleró la productividad y optimizó los flujos de trabajo para más de 6 , 000 empleados en todo el mundo.

4 . Mejor colaboración

Si bien la variación de programas o versiones puede impedir que los colegas compartan y revisen el trabajo de los demás, la estandarización de una solución de software abre nuevas oportunidades para la colaboración. Dado que todos los empleados tienen las mismas herramientas y capacidades, los equipos pueden compartir, editar y anotar documentos libremente en un formato al que todos pueden acceder. Esta colaboración también puede funcionar bien entre aplicaciones, por lo que, por ejemplo, tener una sincronización de HubSpot Outlook puede promover una mayor eficiencia en el lugar de trabajo.

Cuando la compañía de seguros Swiss Re estandarizó Nitro para sus más de 9 , 000 usuarios, el vicepresidente de tecnología de la información, Heinz Urech, informó "un aumento significativo en la colaboración de los usuarios ". Este tipo de sinergia no solo puede ayudar a los equipos a trabajar de manera más eficiente, sino que también puede impulsar la innovación y la comunicación en toda su organización.

También podría considerar investigar la computación en la nube. Esto podría ayudar a mejorar la eficiencia de su fuerza laboral al tener todos sus documentos en línea, a los que se puede acceder desde cualquier dispositivo compatible. Aunque como con cualquier cosa en línea, existen peligros potenciales de seguridad con la computación en la nube. Es por eso que hacer uso de sitios web como Cloudvisory.com es una buena idea para mantener protegida su carga de trabajo.

5 . Carga reducida en TI

Cuando las soluciones de software de una organización están por todas partes, el departamento de TI suele ser el que carga con la carga del incumplimiento, las correcciones de errores y los tickets de support. Estobernzar una solución permite a los equipos de TI monitorear y mantener los programas y procesos de la empresa de una manera más organizada y efectiva. Este enfoque enfocado también crea un ancho de banda adicional para producir recursos útiles y mejorar la capacitación de los usuarios, lo que puede allanar el camino para una adopción fluida por parte de los usuarios, flujos de trabajo más inteligentes y una disminución a largo plazo de los tickets de la mesa de ayuda.

6. Reducción de los costes de soporte y mantenimiento

La estandarización no solo ayuda a optimizar la carga de trabajo de TI, sino que también reduce el precio significativo que conlleva el mantenimiento de múltiples programas de software. Como se mencionó anteriormente, mantener el cumplimiento de cada aplicación puede ser una tarea difícil, pero también costosa. Las tarifas por incumplimiento son esfuerzos costosos que pueden agotar rápidamente los ahorros, mientras que los costos de actualización de una sola licencia no brindan valor. En cambio, reduzca su estructura de costos y haga que las licencias sean asequibles con un software que ofrece descuentos por volumen para múltiples usuarios.

Por supuesto, el alcance del éxito de su estandarización comienza con la elección del mejor software posible. Para tomar la decisión más informada posible, consulte esta lista de verificación para ayudarlo a evaluar qué software es el más adecuado para su organización.

De estos factores a considerar, uno de los más importantes es elegir un software que brinde una excelente orientación para la gestión del cambio . Tradicionalmente, muchas empresas han optado por hacer la vista gorda ante los beneficios de la estandarización por temor a las molestias, el tiempo y los gastos que pueden conllevar el cambio de software. Sin embargo, un equipo de gestión de cambios experimentado ayudará a mitigar la presión sobre TI, personalizará su estrategia de implementación y proporcionará un programa de capacitación para facilitar la adopción por parte de los usuarios.

Contáctenos hoy para saber cómo la estandarización en Nitro puede ayudar a impulsar la productividad de los documentos en toda su organización.