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5Casos de uso de firma electrónica para obtener más contratos, menos errores y acuerdos seguros

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¿Cuánto dinero y tiempo desperdicia firmando documentos en papel? Formateas e imprimes un documento, lo firmas, lo escaneas y lo vuelves a formatear antes de enviarlo

¿Cuánto dinero y tiempo desperdicia firmando documentos en papel? Usted formatea e imprime un documento, lo firma, lo escanea y lo vuelve a formatear antes de enviarlo.

Esto no suena tan mal como una sola vez. Pero, ¿qué pasa cuando se repite cientos de veces en toda su organización? Se convierte en una inversión costosa. Las soluciones de firma electrónica (eSignature) le permiten a usted y a su equipo firmar documentos en segundos desde cualquier lugar. Extender la firma electrónica Tool a todos los trabajadores del conocimiento puede ayudar a allanar el camino de su organización hacia un lugar de trabajo más digital, eficiente y moderno.

Muchos de nosotros somos reacios a la transición de las firmas físicas a la firma electrónica. De hecho, el 65 % de todas las firmas aún se realizan con lápiz y papel . Pero, más allá del tiempo que usted y su equipo ahorrarán, hay muchos beneficios para sus clientes.

Facilitar a sus clientes la firma rápida de contratos, junto con su capacidad para realizar un seguimiento de la actividad y enviar recordatorios, ayudará a su empresa a lograr un aumento medible en la productividad del flujo de trabajo de documentos y tendrá un impacto directo en sus resultados para mejorar.

¿No estás seguro de por dónde empezar? Consulte 5 grupos de usuarios comunes que se beneficiarían de las firmas electrónicas ilimitadas :

1 . Ventas

La carga de los largos ciclos de ventas basados en papel significa menos tiempo dedicado a construir y mantener las relaciones con los clientes más importantes. Considere flujos de trabajo que admiten el procesamiento de pedidos, la configuración de cuentas, los planes de compensación, los acuerdos de reventa y, por supuesto, los contratos. Prepare a su equipo de ventas para el éxito y consiga acuerdos firmados más rápido: los clientes pueden iniciar sesión en segundos desde cualquier dispositivo habilitado para navegador. ¿El resultado? Reduzca el riesgo de cumplimiento y los costos operativos mientras crea una experiencia perfecta para el cliente.

“Desde la perspectiva de las órdenes de venta, brindar a nuestros clientes la opción de firmar electrónicamente desde cualquier lugar ha demostrado ser de gran ayuda. Esto no solo agiliza en gran medida el proceso, sino que también brinda a nuestros clientes más flexibilidad y contribuye en gran medida a adaptarse a los hábitos de trabajo modernos. No hay nada como obtener una orden firmada al final del trimestre por un cliente que se encuentra actualmente en una playa de Croacia, utilizando su teléfono móvil”.

Liam Bissell, ejecutivo de cuentas corporativas de Nitro

2 . Obtención

El proceso de adquisición puede involucrar una cantidad interminable de documentos que requieren que usted u otros miembros del equipo firmen la línea de puntos en alguna parte. Piense en flujos de trabajo que support órdenes de compra, SOW, acuerdos maestros, aprobaciones de RFP y cumplimiento de proveedores. Al empoderar a su equipo de adquisiciones con una solución de firma electrónica, es fácil obtener esa línea de puntos firmada desde cualquier parte del mundo y garantizar la máxima seguridad y protección de datos. Su equipo recibe una notificación en tiempo real a medida que un documento se mueve a través del proceso de firma electrónica, por lo que está informado en cada paso del camino con Nitro. Si alguien se olvida de firmar, es fácil enviar recordatorios. No más adivinanzas ni persecuciones innecesarias para que pueda pasar más tiempo trabajando y menos tiempo rastreando firmas.

"Con Nitro Sign podemos regresar a los acuerdos más complicados en minutos. Tenemos visibilidad completa del proceso de firma. Nunca nos queda atrapados persiguiendo una firma que falta".

Nick Flynn, gerente de operaciones de ventas en Nitro

3 . Márketing

Su equipo de marketing tiene grandes ideas, pero ¿tienen tiempo para darle vida? El administrador detrás de los flujos de trabajo que admiten registros de eventos, aprobaciones de comunicaciones, inserción de medios, cumplimiento de marca, aprobaciones de activos y acuerdos de proveedores le quitan tiempo y energía a la creatividad. Puede optimizar estos flujos de trabajo para que sean más rápidos y eficientes con soluciones de eSigning de usar. Aligere la carga de estos flujos de trabajo para su equipo de marketing para que puedan lograr grandes cosas para su organización.

"Los equipos de marketing trabajan con una amplia gama de proveedores externos. Como resultado, la contratación juega un papel importante en las organizaciones de marketing de hoy. Nitro Sign nos brinda la capacidad de reducir drásticamente el tiempo de gestión y firma de todos estos contratos. En lugar de pasar días aprobando un contrato entre todos los signatarios, puede colocarse en un flujo de firma y completarse en cuestión de horas".

Stephen O'Riordan, director de marketing regional de Nitro

4 . Recursos humanos

En la batalla altamente competitiva de hoy para atraer a los mejores talentos, solo se destacarán los equipos de recursos humanos productivos y efectivos. ¡Una solución de firma electrónica es el arma no tan secreta para el éxito de su equipo de recursos humanos! Su equipo podrá ponerse en contacto con empleados de cualquier parte del mundo y firmar documentos de inmediato, incluso sobre la marcha. Piense en los flujos de trabajo que admiten la incorporación de nuevos empleados, la aceptación de contratos, la nómina, los beneficios y el PTO, los documentos del contratista y los materiales de salida... y la lista continúa.

Una solución de firma electrónica ayuda a:

  • Cree un proceso de incorporación y contratación más rápido
  • Ahorre dinero al reducir costos innecesarios (como papel e impresión)
  • Elimine las tareas repetitivas y que consumen mucho tiempo
  • Dé una buena primera impresión a los candidatos expertos en tecnología

“En un mercado tan competitivo y liderado por los candidatos, la firma electrónica nos ha permitido avanzar extremadamente rápido una vez que tomamos una decisión de contratación para que el candidato reciba su oferta de trabajo de Nitro con prontitud. El hecho de que estemos contratando candidatos en múltiples geografías también requiere que tengamos este nivel de velocidad y eficiencia en nuestra experiencia de incorporación. Honestamente, no podríamos operar sin él en el mercado actual”.

Fiona O'Rourke, socia comercial sénior de personas en Nitro

5 . ESO

Ahorre tiempo y esfuerzo a su equipo de TI, elimine el papel y aumente la productividad con Nitro. Considere flujos de trabajo que admitan el seguimiento de activos, las solicitudes de cambio, el cumplimiento de pedidos, la gestión de acceso y los pedidos de cambio. ¿Cómo se verían estos flujos de trabajo si todo su equipo de TI estuviera equipado para aplicar o solicitar una firma electrónica con unos pocos clics? Puede brindarle a su equipo de TI visibilidad en tiempo real de los procesos de acuerdos críticos, lo que ayuda a impulsar la colaboración y acelerar los proyectos con Nitro. En última instancia, su equipo de TI tendrá tiempo para comprometerse por completo con la construcción y el desarrollo, sin la carga de las tediosas tareas de firma en papel.

"Cuando necesitamos pedir hardware rápidamente, eSigning me permite obtener las aprobaciones rápidamente y con gran visibilidad. Los proveedores pueden ver tan pronto como se crea el número de pedido de compra".

Martin O'Callaghan, ingeniero de TI en Nitro

¿Por qué quemar un porcentaje significativo de su resultado final utilizando firmas en papel ? Cuando algo tan simple como ofrecer la opción de firma electrónica puede generar más clientes, menos errores y acuerdos más seguros. Ahora, ¡eso es difícil de argumentar en contra!

El futuro del trabajo remoto ya está aquí

Nitro Sign es la solución de firma electrónica que permite a cualquier persona firmar documentos de forma más inteligente, rápida y segura, en cualquier dispositivo, sin necesidad de papel, bolígrafo o impresoras. Con solicitudes ilimitadas de firmas electrónicas y capacidades avanzadas, como plantillas de equipo, firmas masivas, marcas personalizadas y autenticación de dos factores, Nitro Sign permite flujos de trabajo de documentos digitales completos del 100 % desde cualquier lugar.

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