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3 Formas en que el papel es parte del problema de productividad

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En 2017 , hay una pregunta que debe hacerse: ¿Tiene el papel demasiado poder sobre los procesos en mi organización? Según 2016 la investigación sin papel de AIIM, solo el 25 % de los encuestados indicaron que tenían un entorno sin papel. Como una discusión que ha sido popular desde la 1980 , ¿por qué las organizaciones tardan tanto en reemplazar el papel y optar por lo digital cuando el ROI es tan claro?

¿Cuánto te cuesta el papel?

Si bien los costos operativos y ambientales del papel en las oficinas son asombrosos, también lo es el impacto en la productividad de los trabajadores:

  • Las ineficiencias en el flujo de trabajo de documentos cuestan a los empleados un 20 % de la productividad general
  • Más del 70 % ve el papel como un obstáculo organizacional continuo
  • Más del 50 % observa incoherencias en el flujo de trabajo y la colaboración
  • Uno de cada tres trabajadores usa un escáner, una impresora y una fotocopiadora 10 + veces al día y recibe 10 + archivos adjuntos cada día

La mayoría de los trabajadores se encuentran con procesos en papel que consumen mucho tiempo cuando se trata de revisar, firmar y compartir documentos. Para la mayoría de las organizaciones, estos son los cimientos para ejecutar operaciones sin problemas tanto internamente como de cara al cliente. ¿Está dejando que el papel atasque los procesos que podrían optimizarse adoptando una solución de documentos digitales?

Revisando

La revisión personal y la edición colaborativa son fundamentales para completar las tareas diarias y cerrar proyectos complejos, pero el papel demuestra ser el núcleo de las ineficiencias. El veintisiete por ciento de los trabajadores imprime documentos PDF para revisarlos y 63 % luego convierte esas copias impresas en un formato digital para enviarlas por correo electrónico. Lo que es más preocupante es el 92 % de los trabajadores que colaboran y revisan documentos a través del correo electrónico, lo que a menudo resulta en compartir una versión incorrecta o trabajar en un borrador obsoleto.

Esto cuesta 11+ horas de tiempo perdido cada semana creando y administrando documentos. Imagínese si su personal pudiera pasar menos tiempo entre su escritorio y la impresora, sin mencionar la seguridad de que están marcando la version correcta de un documento. Grandes victorias en productividad y precisión.

Firma

Para muchas organizaciones, la recopilación de firmas es una frustración común gracias al flujo de trabajo típico de recibir, imprimir, buscar, firmar, escanear, adjuntar y, finalmente, enviar por correo electrónico. Esto da como resultado 6 + horas dedicadas cada semana a aprobar y firmar documentos. Sin mencionar que lleva 3 + días recopilar una firma física.

Al optar por las firmas digitales, los trabajadores no tendrían que abandonar su escritorio, esperar las firmas ni depender del papel. En cambio, sería tan fácil como abrir un PDFs, firmar digitalmente y compartir en la nube. Esto significa que su personal puede cerrar tratos más rápido, acelerar los procesos y desperdiciar menos papel.

Intercambio

Escritorios desordenados, documentos mal archivados, almacenamiento limitado: ¿son estos problemas familiares para su organización? Con un 91 % de trabajadores que almacenan documentos relacionados con el trabajo en su escritorio, el servidor de su empresa o en archivadores de papel, el margen de error y los altos costos son infinitos. Además de eso, los trabajadores gastan 3 . 5 horas cada semana archivando y organizando documentos con 5 horas adicionales dedicadas a buscar documentos.

Al optar por documentos digitales y soluciones en la nube, estos cuellos de botella ya no serían un riesgo para la productividad en todos los departamentos. Compartir, colaborar y almacenar documentos de manera segura son grandes ganancias para las organizaciones que buscan optimizar los flujos de trabajo y promover iniciativas sin papel.

Su camino hacia la tecnología sin papel

¿Qué pasaría si pudiera recuperar el 20 % de la productividad que actualmente consumen estos flujos de trabajo basados en papel? Piense en los recursos que podrían delegarse para lograr mejores resultados comerciales, incorporar más personal o simplemente gestionar una organización más eficiente. Al adoptar un conjunto completo de PDFs edición Tool, el rol ya no tiene que desempeñar un papel en estos flujos de trabajo paralizados. En cambio, estos procesos diarios críticos se pueden completar digitalmente, lo que hace que su eficiencia se dispare.

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