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Haben Sie die richtigen Produktivitätswerkzeuge?

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Jetzt ist es an der Zeit sicherzustellen, dass Sie Ihr Unternehmen dorthin bringen können, wo Sie es haben wollen

Es ist sehr wahrscheinlich, dass Ihr Unternehmen auf dem besten Weg ist, so viele Prozesse wie möglich zu digitalisieren. Um Ihnen dabei zu helfen, haben Sie wahrscheinlich eine Reihe von Lösungen für digitale Dokumente und Unterschriften übernommen. Diese Lösungen können manuelle, papierbasierte Prozesse in automatisierte digitale Arbeitsabläufe umwandeln, die es ermöglichen, von überall und zu jeder Zeit zu arbeiten, idealerweise mit jedem Gerät, das zur Hand ist. Aber das ist nicht genug.

Es ist an der Zeit, dass wir uns ansehen, was es wirklich braucht, um in der Document Economy erfolgreich zu sein und zu konkurrieren. Es ist an der Zeit, von der Digitalisierung zur Optimierung und echten Transformation überzugehen. Es ist an der Zeit sicherzustellen, dass wir die Grundlagen schaffen, um die Art von Änderungen zu ermöglichen, die die Geschäftsmodelle und Abläufe unterstützen, die wir uns in Zukunft wünschen. Wie Jeanne Ross vom MITSloan Management Review einmal schrieb : „Ich würde argumentieren, dass es ein fataler Fehler sein könnte, eine zunehmende Digitalisierung (sogar eine radikal zunehmende Digitalisierung) nicht von einer digitalen Transformation zu unterscheiden.“

Die erste Stufe der Digitalisierung war aus der Not heraus getrieben

Das Problem ist, dass die meisten Digitalisierungen bisher durchgeführt wurden, um einen unmittelbaren Bedarf zu decken, anstatt eine Gesamtstrategie zu verfolgen. Das bedeutet, dass Unternehmen nicht lange darüber nachgedacht haben, wie ihre Abläufe (und Werte) im digitalen Zeitalter aussehen sollen. Sie hatten nicht die Diskussionen oder trafen die harten Entscheidungen darüber, was das Endziel für die Organisation ist.

Stattdessen haben verschiedene Abteilungen oder Geschäftsbereiche im Laufe der Jahre eine oder mehrere Produktivitätslösungen eingeführt, die für ihre Anforderungen geeignet waren. Beispielsweise hat die Marketingabteilung möglicherweise etwas ausgewählt, das für sie funktioniert, während sich die Entwicklung für eine andere Lösung entschieden hat und die Rechtsabteilung sich für etwas ganz anderes entschieden hat.

Dann kam die Pandemie und viele Unternehmen erkannten, dass sie ihre Digitalisierungsbemühungen sofort beschleunigen mussten , um ihre Wissensarbeiter zu unterstützen, die über Nacht vollständig aus der Ferne arbeiten. Eine Umfrage von McKinsey & Company ergab, dass Unternehmen die Digitalisierung ihrer Kundeninteraktionen, Lieferketteninteraktionen und internen Kernabläufe um drei bis vier Jahre beschleunigt und bei der Umsetzung dieser Änderungen 20 - bis 25 -mal schneller als erwartet gehandelt haben.

Jetzt, nach ein paar Jahren Remote-Arbeit, ist es an der Zeit, einen Schritt zurückzutreten und zu sehen, ob die Art und Weise, wie wir digitalisiert haben, uns wirklich langfristig zum Erfolg führen wird. Angesichts der Tatsache, dass hybrides Arbeiten nicht mehr wegzudenken ist – 70 % der Unternehmen haben angekündigt, ein hybrides Arbeitsmodell einführen zu wollen – haben wir die einzigartige Gelegenheit, innezuhalten und sicherzustellen, dass es für alle am besten funktioniert.

Die Realität der heutigen Remote-Arbeitsumgebung

Wenn die meisten Unternehmen ihre Umgebung betrachten, besteht sie normalerweise aus einem Sammelsurium von Technologien und Anbietern. Wie bereits erwähnt, ist dies das Ergebnis von Entscheidungen, die zur Lösung eines bestimmten Problems oder Bedarfs zu einem bestimmten Zeitpunkt getroffen werden. Dieser schrittweise Ansatz zur Digitalisierung bedeutet jedoch oft, dass die Produktivität Tool, die eine Organisation benötigt, um ihre digitale Transformation in großem Umfang zu ermöglichen, nicht die Produktivität von Tools ist, die sie derzeit hat.

Es ist wichtig, dass das zukünftige Potenzial eingeschränkt und unnötig komplex und riskant sein kann, was den Fortschritt verlangsamen, Kosten verursachen und frustrierende Erfahrungen für alle hervorrufen kann. Wenn mehrere Lösungen erforderlich sind, um einen Workflow durchgängig zu digitalisieren, kann dies zu Datensilos, Inkompatibilitäten und erheblichen Ausgaben führen, sowohl bei Lizenz- als auch bei laufenden Betriebskosten. Dies kann die Optimierung von Arbeitsabläufen für maximale Benutzerfreundlichkeit und Produktivität führen. Eine kürzlich von Deloitte durchgeführte Studie ergab beispielsweise einige alarmierende Statistiken über die Ineffizienzen, die am Arbeitsplatz entstehen können:

10 Mal pro Stunde: Die Zeit, die ein Mitarbeiter hat, um zwischen verschiedenen Arbeitsplatz-Apps hin- und herzuschalten. Dies entspricht 32 Tagen pro Jahr verlorener Produktivität am Arbeitsplatz.

25 % der Zeitverschwendung: Arbeiter verbringen 25 % ihrer Zeit damit, Informationen zu finden, wie sie ihre Arbeit erledigen können.

Billionen verlorener Stunden pro Jahr: Wissensarbeiter verbringen 40 % ihrer Arbeit mit der Arbeit. Faktor in 800 Stunden X 1 . 25 Milliarden Wissensarbeiter, das ist eine Menge Zeit, die verwendet werden könnte, um konkrete Dinge zu erledigen.

Wo Organisationen ansetzen können

Organisationen können sich vorstellen, wie die Zukunft ihres Arbeitsplatzes – Betrieb und Wert – wirklich aussehen soll. Wenn sie den Status "Endstatus" definiert haben, können sie mit der Auswahl von Technologien beginnen und mit Anbietern zusammenarbeiten, die ihnen helfen können, ihre Transformationsziele zu erreichen. Ein Blick auf einige der Dinge, über die Sie insbesondere für das Produktivitäts-Tool nachdenken sollten, finden Sie im Blog "Die 4 Funktionen, um sicherzustellen, dass Ihre Remote-Arbeitsumgebung für Ihr Unternehmen funktioniert".

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