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E-Mail ist nicht die ganze Geschichte

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Dieser Artikel ist Teil 3 unserer Reihe von Produktivitätspsychologin Melissa Gratias .

Ein Anwaltsmandant von mir erhielt eine lange E-Mail von einem verärgerten Mandanten. Die Mandantin listete fünf Bereiche auf, in denen sie mit der Vertretung ihres Anwalts unzufrieden war, und bat um einen Anruf, um die Probleme zu besprechen. Der Anwalt musste die in der E-Mail gemachten Punkte sowie die im anschließenden Telefongespräch besprochenen Punkte dokumentieren. Soll er die E-Mail einfach ausdrucken und sich einen Stift schnappen, um sich Randnotizen zu machen?

Eine einzelne E-Mail erzählt bestenfalls die halbe Geschichte. Der Rest der Geschichte spielt sich in Flurgesprächen, Meetings, Follow-up-E-Mails, Textnachrichten, Sofortnachrichten und am Telefon ab. Ein Gespräch muss möglicherweise aus vielen verschiedenen Informationsquellen zusammengesetzt werden. Für die wirklich kritischen Gespräche müssen die Informationen an einem Ort zusammengeführt werden.

PDFs ist eine großartige Möglichkeit, Informationen zu konsolidieren, die in verschiedenen Programmen erstellt wurden, insbesondere wenn Sie die endgültige Datei bearbeiten und mit Anmerkungen versehen werden können. Obwohl es eine Zeit und ein Ort für hastig gekritzelte Notizen auf gedruckten Seiten gibt, gehört der Umgang mit einem verärgerten Kunden normalerweise nicht dazu.

Stellen wir uns vor, wie der Anwalt dieses kritische Gespräch mit seinem Mandanten mit Nitro PDF Pro besser dokumentieren könnte.

Vor dem Gespräch wandelt er die E-Mail, die ihm sein Kunde geschickt hat, mit dem Outlook-Plugin in PDF um. Mit diesem geöffneten PDF auf dem Bildschirm vor ihm ruft er sie an.

Während des Gesprächs hebt er bestimmte Punkte aus der E-Mail hervor und wählt „Anmerkung hinzufügen“, um die mündlichen Kommentare des Kunden einzufügen.

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An einer Stelle bemerkt sie, dass sie in einem der E-Mail-Sätze nicht „nie“, sondern „heute nicht“ meinte, also fügt er eine weitere Notiz ein, um ihre Bedeutung zu verdeutlichen.

Gegen Ende des Gesprächs verweist der Mandant auf das Mandatsschreiben, und der Anwalt kann das Dokument ebenfalls bequem in sein PDF einfügen . Nach einem produktiven Gespräch räumt die Mandantin ein, dass sie sich eigentlich nur über zwei der fünf Punkte aufregt, weshalb die Anwältin diese zur Betonung hervorhebt.

Nachdem das Gespräch beendet ist und er die nächsten Schritte dokumentiert hat, fügt er dem PDF ein „vertrauliches“ Wasserzeichen hinzu, wendet einen Passwortschutz an und speichert es mit den restlichen digitalen Dateien dieses Kunden.

Mit Nitro PDF Pro verfügt der Anwalt über ein konsolidiertes Dokument, das das Problem, die Lösung und alle unterstützenden Details der Interaktion zeigt. Jahre später wird er in der Lage sein, dieses PDF herauszuziehen und das Gespräch bei Bedarf vollständig zu rekonstruieren.

Das Überprüfen und Kommentieren einer PDF-Datei mit den Funktionen von Nitro PDF Pro ist eine hervorragende Möglichkeit, kritische Gespräche zu dokumentieren, insbesondere solche, die aus einer E-Mail stammen. Denken Sie daran, Ihre E-Mails erzählen nur einen Teil der Geschichte.

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