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Making the Business Case for a Document Productivity Platform

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Before the pandemic, offices in the U.S. printed or photocopied more than 1 trillion pieces of paper every single year

Vor der Pandemie druckten oder kopierten die Büros in den USA jedes Jahr mehr als 1 Billion Blatt Papier. Zwar ist die Verwendung physischer Dokumente mit der flächendeckenden Einführung des Homeoffice deutlich zurückgegangen, 56 % der Mitarbeiter drucken und 50 % scannen aber immer noch. Ich bin mir sicher, dass jeder von uns einen Kollegen hat, der auch zu Hause immer wieder mehrere Kopien einer PDF-Datei ausdruckt, Bearbeitungen oder Änderungen auf Papier vornimmt, und dann die aktualisierte Version einscannt, um sie zu verschicken. Das geht auch besser und effizienter.

Das Erstellen und die Freigabe einer PDF-Datei ist ganz einfach. Wenn Sie effizient zusammenarbeiten müssen, ändern bestimmte PDF-Bearbeitungs- und eSigning-Tools jedoch die Art und Weise Ihres Geschäftsbetriebs. Wenn Sie versuchen, zu begründen, warum Sie eine leistungsstarke Plattform für die Dokumentenproduktivität — einem Technologiepartner, der Sie durch die gesamte Umsetzung begleitet — benötigen, haben wir die passende Lösung für Sie.

PDF-Dokumente erstellen und bearbeiten

Unabhängig davon, ob Sie einen Rechtschreibfehler in einem wichtigen Angebot korrigieren oder einen ganzen Absatz verschieben müssen – die Möglichkeit, eine PDF-Datei zu bearbeiten gehört zu den grundlegenden Best Practices eines Unternehmens. Abgesehen vom Austausch von E-Mails über kleine Änderungen, dem Schulterblick oder dem Besprechen von Änderungen am Telefon kann ein leistungsfähiger PDF-Editor über die Qualität von Dokumenten und die Einhaltung von Fristen entscheiden – ganz zu schweigen von dem Stressfaktor, der mit der Zusammenarbeit an Dokumenten einhergeht.

Mit einer anpassbaren PDF-Produktivitätslösung können Sie Text und Bilder kopieren, einfügen, löschen und mit Anmerkungen versehen, sowie einzelne Zeilen oder ganze Absätze schnell und einfach verschieben. Außerdem können Sie mit dem robusten PDF-Editor Schriftart, Groß- und Kleinschreibung, Farbe und Größe bearbeiten, um in allen Dokumenten die gleiche Botschaft zu vermitteln. Weitere wichtige Funktionen sind das Hinzufügen oder Entfernen eines Wasserzeichens, das Zusammenführen von Dokumenten, das Löschen von Seiten und die Stapelkonvertierung von Dateien.

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Ein Vertriebsmitarbeiter – der zufällig die nächsten zwei Wochen im Urlaub ist – erstellt ein Angebot für einen Kunden, das innerhalb von 24 Stunden verschickt werden muss. Es ist zwar inhaltlich perfekt, aber der Vertriebsmitarbeiter hat vergessen, die Schriftarten, Farben und Kopf- und Fußzeile des Unternehmens zu verwenden. Ihr idealer PDF-Editor ermöglicht es Ihnen, die Datei einfach aufzurufen, das Dokument für das Branding zu bearbeiten und es zu versenden, ohne die Datei von Grund auf neu erstellen oder Ihren im Urlaub befindlichen Mitarbeiter ausfindig machen zu müssen. Das spart Zeit, Geld, Ressourcen und jede Menge Kopfschmerzen.

Ihre interaktive Dokumentenlösung

In vielen Arbeitsumgebungen lassen sich Informationen isolieren. Eine Dokumentenproduktivitätsplattform kann das Wissen vieler in ein einziges, unglaublich intelligentes Dokument packen. Egal, ob Sie aktive, klickbare Links einfügen oder eine verknüpfte Datei einbetten (z. B. ein Word-Dokument, eine Präsentation oder eine Bilddatei), Sie können damit effizienter zusammenarbeiten.

Here’s a perfect example: Your head designer just sent over a client’s finalized brand style guide in a PDF. It looks great and has everything your client needs to launch their new brand, but your designer forgot to include a link to the Google Drive file with all of your client’s downloadable assets. A document productivity platform that’s standardized and supported across the organization makes it quick and easy to edit the PDF and include the link on the page that says, “Your brand assets are downloadable here.” Instead of having to exchange emails, get frustrated with the designer, miss a deadline, or walk across the office for a conversation, you can pull up the asset-filled folder, grab the link, pop it onto the PDF, and deliver the style guide on time.

Außerdem können Sie mit dieser integrierten Lösung Ihre Dokumente nachverfolgen, um zu sehen, ob derjenige, für die Sie sie freigegeben haben, sie angesehen, kommentiert oder unterzeichnet haben.

Dokumente scannen und bearbeiten

Die Zeiten, in denen ein gescanntes Dokument unveränderlich war, sind lange vorbei. Mit einer PDF-Produktivitätssuite können Sie gescannte Dokumente ganz leicht in durchsuchbare, bearbeitbare Dateien umwandeln, die Text in mehreren Sprachen erkennen können. Diese als Optical Character Recognition (OCR) bezeichnete Funktion ist ein besonders leistungsfähiges Tool für Unternehmen, die nicht mehr 8 Milliarden Dollar pro Jahr für die Verwaltung von Papierakten ausgeben wollen.

We’ve all been in the situation of trying to track down the original version of a file. Your options have usually been limited to spending hours digging through the office filing cabinets to find the document, sifting through the company’s endless digital files and folders, or frustratingly recreating the file from scratch. However, with a document productivity platform, you can turn a scanned file into a fully editable document. With the right solution, you can edit and update a scanned file, save a clean copy, and share the file with your coworkers and clients for ongoing collaboration.

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With a document productivity platform that’s fully integrated into the daily life of your company—and with a top-notch service team to back it up—you can make your documents smarter and more dynamic, which will help your teams work faster, more collaboratively, and more efficiently. Find out more about how you can transform your paper-reliant business into a more powerful and efficient digital workplace.

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