Nitro Blog

Erstellung des Business Case für eine Dokumentenproduktivitätsplattform

nps-blog.png

Vor der Pandemie hat Office in den USA jedes Jahr mehr als 1 Billionen Blätter Papier gedruckt oder fotokopiert

Vor der Pandemie druckten oder kopierten die Büros in den USA jedes Jahr mehr als 1 Billion Blatt Papier. Zwar ist die Verwendung physischer Dokumente mit der flächendeckenden Einführung des Homeoffice deutlich zurückgegangen, 56 % der Mitarbeiter drucken und 50 % scannen aber immer noch. Ich bin mir sicher, dass jeder von uns einen Kollegen hat, der auch zu Hause immer wieder mehrere Kopien einer PDF-Datei ausdruckt, Bearbeitungen oder Änderungen auf Papier vornimmt, und dann die aktualisierte Version einscannt, um sie zu verschicken. Das geht auch besser und effizienter.

Das Erstellen und die Freigabe einer PDF-Datei ist ganz einfach. Wenn Sie effizient zusammenarbeiten müssen, ändern bestimmte PDF-Bearbeitungs- und eSigning-Tools jedoch die Art und Weise Ihres Geschäftsbetriebs. Wenn Sie versuchen, zu begründen, warum Sie eine leistungsstarke Plattform für die Dokumentenproduktivität — einem Technologiepartner, der Sie durch die gesamte Umsetzung begleitet — benötigen, haben wir die passende Lösung für Sie.

PDF-Dokumente erstellen und bearbeiten

Unabhängig davon, ob Sie einen Rechtschreibfehler in einem wichtigen Angebot korrigieren oder einen ganzen Absatz verschieben müssen – die Möglichkeit, eine PDF-Datei zu bearbeiten gehört zu den grundlegenden Best Practices eines Unternehmens. Abgesehen vom Austausch von E-Mails über kleine Änderungen, dem Schulterblick oder dem Besprechen von Änderungen am Telefon kann ein leistungsfähiger PDF-Editor über die Qualität von Dokumenten und die Einhaltung von Fristen entscheiden – ganz zu schweigen von dem Stressfaktor, der mit der Zusammenarbeit an Dokumenten einhergeht.

Mit einer anpassbaren PDF-Produktivitätslösung können Sie Text und Bilder kopieren, einfügen, löschen und mit Anmerkungen versehen, sowie einzelne Zeilen oder ganze Absätze schnell und einfach verschieben. Außerdem können Sie mit dem robusten PDF-Editor Schriftart, Groß- und Kleinschreibung, Farbe und Größe bearbeiten, um in allen Dokumenten die gleiche Botschaft zu vermitteln. Weitere wichtige Funktionen sind das Hinzufügen oder Entfernen eines Wasserzeichens, das Zusammenführen von Dokumenten, das Löschen von Seiten und die Stapelkonvertierung von Dateien.

Business-Case_1.jpg

Ein Vertriebsmitarbeiter – der zufällig die nächsten zwei Wochen im Urlaub ist – erstellt ein Angebot für einen Kunden, das innerhalb von 24 Stunden verschickt werden muss. Es ist zwar inhaltlich perfekt, aber der Vertriebsmitarbeiter hat vergessen, die Schriftarten, Farben und Kopf- und Fußzeile des Unternehmens zu verwenden. Ihr idealer PDF-Editor ermöglicht es Ihnen, die Datei einfach aufzurufen, das Dokument für das Branding zu bearbeiten und es zu versenden, ohne die Datei von Grund auf neu erstellen oder Ihren im Urlaub befindlichen Mitarbeiter ausfindig machen zu müssen. Das spart Zeit, Geld, Ressourcen und jede Menge Kopfschmerzen.

Ihre interaktive Dokumentenlösung

In vielen Arbeitsumgebungen lassen sich Informationen isolieren. Eine Dokumentenproduktivitätsplattform kann das Wissen vieler in ein einziges, unglaublich intelligentes Dokument packen. Egal, ob Sie aktive, klickbare Links einfügen oder eine verknüpfte Datei einbetten (z. B. ein Word-Dokument, eine Präsentation oder eine Bilddatei), Sie können damit effizienter zusammenarbeiten.

Hier ist ein perfektes Beispiel: Ihr Chefdesigner hat gerade den fertiggestellten Marken-Styleguide eines Kunden in einer PDF-Datei geschickt. Es sieht toll aus und hat alles, was Ihr Kunde braucht, um seine neue Marke einzuführen, aber Ihr Designer hat vergessen, einen Link zur Google Drive-Datei mit allen herunterladbaren Assets Ihres Kunden einzufügen. Eine standardisierte und unternehmensweit unterstützte Dokumentenproduktivitätsplattform macht es schnell und einfach, das PDF zu bearbeiten und den Link auf der Seite mit der Aufschrift „Ihre Markenwerte können hier heruntergeladen werden“ einzufügen. Anstatt E-Mails auszutauschen, mit dem Designer frustriert zu sein, eine Frist zu verpassen oder für ein Gespräch durchs Büro zu gehen, können Sie den mit Assets gefüllten Ordner aufrufen, den Link schnappen, ihn in das PDF einfügen und den Stil liefern pünktlich führen.

Außerdem können Sie mit dieser integrierten Lösung Ihre Dokumente nachverfolgen, um zu sehen, ob derjenige, für die Sie sie freigegeben haben, sie angesehen, kommentiert oder unterzeichnet haben.

Dokumente scannen und bearbeiten

Die Zeiten, in denen ein gescanntes Dokument unveränderlich war, sind lange vorbei. Mit einer PDF-Produktivitätssuite können Sie gescannte Dokumente ganz leicht in durchsuchbare, bearbeitbare Dateien umwandeln, die Text in mehreren Sprachen erkennen können. Diese als Optical Character Recognition (OCR) bezeichnete Funktion ist ein besonders leistungsfähiges Tool für Unternehmen, die nicht mehr 8 Milliarden Dollar pro Jahr für die Verwaltung von Papierakten ausgeben wollen.

Wir alle waren bereits einmal in der Lage, die version einer Datei aufzuspüren. Ihre Möglichkeiten beschränkten sich normalerweise darauf, Stunden damit zu verbringen, die Aktenschränke von Office zu durchsuchen, um das Dokument zu finden, die endlosen digitalen Dateien und Ordner des Unternehmens zu durchsuchen oder die Datei frustrierend von Grund auf neu zu erstellen. Mit einer Dokumentenproduktivitätsplattform können Sie jedoch eine gescannte Datei in ein vollständig bearbeitbares Dokument umwandeln. Mit der richtigen Lösung können Sie eine gescannte Datei bearbeiten und aktualisieren, eine saubere Kopie speichern und die Datei für die kontinuierliche Zusammenarbeit mit Ihren Kollegen und Kunden teilen.

Business -casase 2.png

Ihr Einstieg in Nitro

Mit einer Dokumentenproduktivitätsplattform, die vollständig in das tägliche Leben Ihres Unternehmens integriert ist – und mit einem erstklassigen Serviceteam, das sie unterstützt – können Sie Ihre Dokumente intelligenter und dynamischer gestalten, was Ihren Teams hilft, schneller und kollaborativer zu arbeiten. und effizienter. Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie Ihr papierabhängiges Unternehmen in einen leistungsfähigeren und effizienteren digitalen Arbeitsplatz verwandeln können.

Die Zukunft der Arbeit

Der Nitro-Produktivitätsbericht für 2022

Erfahren Sie, wie die Pandemie Produktivität, Arbeitsabläufe und digitale Initiativen verändert hat und welche Trends und Technologien die Arbeit im Jahr 2022 und darüber hinaus prägen werden.