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Warum Papierdokumente ein Sicherheitsrisiko am Arbeitsplatz sind

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With the proliferation of mobile devices and cloud solutions, it’s no surprise that security has become a top priority for IT professionals in 2015. According to a 2013 study by Ponemon Institute, 75% of companies are reporting external data security breaches, most of which are happening in the areas of business and customer information.

Interne Sicherheitsrisiken sind auch für IT-Leiter ein Thema: 54 % der Teilnehmer einer IDC-Studie gaben an, dass ihrem Unternehmen aufgrund von inkorrekt identifizierten gespeicherten Unternehmensinhalten ein erhebliches Risiko entsteht. Außerdem kämpfen 90 % der US-Organisationen mit dem Verlust sensibler oder vertraulicher Dokumente.

Neben dem negativen Eindruck, den diese internen Sicherheitsrisiken auf Kunden und Klienten machen könnten, merken 76 % an, dass Probleme mit der Art der Verwaltung interner Dokumentenprozesse eine Auswirkung auf den erreichten Umsatz haben und Probleme mit Wirtschaftsprüfern verursachen können.

Where is the risk coming from?

Paper creates risk—and employees are still using a lot of it. Our 2014 knowledge worker survey found that 58% of respondents still default to printing out and hand-signing documents received via email, and 27% choose to print out any PDF they need to review.

Auch auf Papier abgelegte Dokumente können viel Ärger machen. 61 % der Datenschutzverletzungen in Unternehmen mit weniger als 500 Mitarbeitern sind auf gedruckte Unterlagen zurückzuführen. Das Format ist zu leicht zu beschädigen und unmöglich zu verfolgen, zu versionieren oder zu schützen. Ist Ihnen klar, wie stark Ihr Unternehmen von Papier abhängig ist?

Lack of proper tools creates risk. Just 26% of employees in companies with more than 100 employees have access to PDF editors, which leaves the majority with no standard, secure way of getting their PDF files converted. They don’t have time to wait for the IT team (or a friendly PDF editor-equipped neighbor) to transform their files, and a “free PDF converter” is just a Google search away.

A busy user who just wants to be able to work on their file won’t likely take the time to vet the legitimacy of the various free conversion options. Though their file may be converted successfully, its contents have been uploaded to a database somewhere, and whether or not that information remains secure is anyone’s guess.

Risiken der Ad-hoc-Weitergabe. Bietet Ihr Unternehmen eine sichere Lösung für die gemeinsame Nutzung von Dokumenten und den mobilen Zugriff für Ihre Mitarbeiter? Bei 77 % ist dies NICHT der Fall.

In fact, 85% rely on sharing tools like DropBox, Box.net, USB drives, and email attachments—none of which are truly secure. With the most common occurrences of data theft or loss of sensitive information happening in these (often selected) channels, it appears that people are engaging in some risky business.

Lack of visibility and traceability creates risk. When you send an email attachment, it goes to the person on the “to” line…doesn’t it?

When you can’t track the path of a doc, you don’t know if it’s getting to the right people at the right time. You don’t know who else might be seeing it, or if it’s being processed in the intended manner. Case in point, an IDC study that reports:

  • 55 % der Unternehmen können nicht feststellen, ob ein Dokument von den zuständigen Personen betrachtet/geprüft/unterschrieben wurde. Sie merken an, dass es schwierig ist, den Status und die Transparenz des Prozesses zu ermitteln.
  • 38% cite difficulty relating documents or versions of docs to important context.

Was lässt sich dagegen tun?

Das Wichtigste zuerst: Das Papier muss weg. Es ist ohnehin dabei, aus dem Ökosystem der Unternehmen zu verschwinden und bringt am Ende mehr Nachteile als Vorteile.

Stellen Sie gleichzeitig sicher, dass Ihre Mitarbeiter über die richtigen Tools verfügen, um Dokumente zu erstellen, zu bearbeiten, zu unterzeichnen und mit Kollegen zusammenzuarbeiten. Papier ist dabei, zu verschwinden. Ein gutes Dokumentenproduktivitäts-Tool wie Nitro ist eine hervorragende Option, um diese Anforderungen zu erfüllen, und seine einfache Bereitstellung und vertraute Benutzeroberfläche bedeutet, dass Sie es im Handumdrehen einsetzen können.

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Die Dokumentenverfolgung muss intelligent werden. Was bedeutet das aber? Es gibt Tools, mit denen Sie ein Dokument über seinen gesamten Lebenszyklus hinweg verfolgen können, um sicherzustellen, dass die richtigen Personen es zur richtigen Zeit sehen und dass sie das Dokument korrekt bearbeiten.

When it comes time to store the document, you can also enact permissions to ensure only select people have access. It’s the way of the future! (But really, it’s happening right now—check it out here.)

Business leaders see real upside in this approach, and say that resolving issues with document processes like those cited above will result in a 23% risk reduction, according to an IDC study.

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