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Warum Papierdokumente ein Sicherheitsrisiko am Arbeitsplatz sind

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Angesichts der Verbreitung mobiler Geräte und Cloud-Lösungen ist es keine Überraschung, dass Sicherheit für IT-Experten in 2015 zu einer Top-Priorität geworden ist. Laut einer 2013 Studie des Ponemon Institute melden 75 % der Unternehmen externe Datensicherheitsverletzungen, die meisten davon in den Bereichen Geschäfts- und Kundeninformationen.

Interne Sicherheitsrisiken sind auch für IT-Leiter ein Thema: 54 % der Teilnehmer einer IDC-Studie gaben an, dass ihrem Unternehmen aufgrund von inkorrekt identifizierten gespeicherten Unternehmensinhalten ein erhebliches Risiko entsteht. Außerdem kämpfen 90 % der US-Organisationen mit dem Verlust sensibler oder vertraulicher Dokumente.

Neben dem negativen Eindruck, den diese internen Sicherheitsrisiken auf Kunden und Klienten machen könnten, merken 76 % an, dass Probleme mit der Art der Verwaltung interner Dokumentenprozesse eine Auswirkung auf den erreichten Umsatz haben und Probleme mit Wirtschaftsprüfern verursachen können.

Woher kommt das Risiko?

Papier schafft Risiken – und die Mitarbeiter verwenden immer noch viel davon. Unsere 2014 Umfrage unter Wissensarbeitern ergab, dass 58 % der Befragten immer noch per E-Mail erhaltene Dokumente standardmäßig ausdrucken und handsignieren und 27 % sich dafür entscheiden, alle PDFs auszudrucken, die sie überprüfen müssen.

Auch auf Papier abgelegte Dokumente können viel Ärger machen. 61 % der Datenschutzverletzungen in Unternehmen mit weniger als 500 Mitarbeitern sind auf gedruckte Unterlagen zurückzuführen. Das Format ist zu leicht zu beschädigen und unmöglich zu verfolgen, zu versionieren oder zu schützen. Ist Ihnen klar, wie stark Ihr Unternehmen von Papier abhängig ist?

Der Mangel an geeigneten Werkzeugen birgt Risiken. Nur 26 % der Mitarbeiter in Unternehmen mit mehr als 100 Mitarbeitern haben Zugriff auf PDF-Editoren, sodass die Mehrheit keine standardmäßige, sichere Möglichkeit hat, ihre PDF-Dateien zu konvertieren. Sie haben keine Zeit, auf das IT-Team (oder einen freundlichen Nachbarn mit PDF-Editor) zu warten, um ihre Dateien umzuwandeln, und ein „kostenloser PDF-Konverter“ ist nur eine Google-Suche entfernt.

Ein vielbeschäftigter Benutzer, der nur an seiner Datei arbeiten möchte, wird sich wahrscheinlich nicht die Zeit nehmen, die Legitimität der verschiedenen kostenlosen Konvertierungsoptionen zu überprüfen. Obwohl ihre Datei möglicherweise erfolgreich konvertiert wurde, wurde ihr Inhalt irgendwo in eine Datenbank hochgeladen, und ob diese Informationen sicher bleiben oder nicht, ist unklar.

Risiken der Ad-hoc-Weitergabe. Bietet Ihr Unternehmen eine sichere Lösung für die gemeinsame Nutzung von Dokumenten und den mobilen Zugriff für Ihre Mitarbeiter? Bei 77 % ist dies NICHT der Fall.

Tatsächlich verlassen sich 85 % auf Sharing-Tools wie DropBox, Box.net, USB-Laufwerke und E-Mail-Anhänge, von denen keines wirklich sicher ist. Da die häufigsten Fälle von Datendiebstahl oder Verlust vertraulicher Informationen in diesen (oft ausgewählten) Kanälen stattfinden, scheint es, dass die Leute sich auf riskante Geschäfte einlassen.

Mangelnde Transparenz und Rückverfolgbarkeit schaffen Risiken. Wenn Sie einen E-Mail-Anhang senden, geht er an die Person in der „An“-Zeile … nicht wahr?

Wenn Sie den Weg eines Dokuments nicht nachverfolgen können, wissen Sie nicht, ob es die richtigen Personen zur richtigen Zeit erreicht. Sie wissen nicht, wer es sonst noch sieht oder ob es in der beabsichtigten Weise verarbeitet wird. Ein typisches Beispiel ist eine IDC-Studie, die berichtet:

  • 55 % der Unternehmen können nicht feststellen, ob ein Dokument von den zuständigen Personen betrachtet/geprüft/unterschrieben wurde. Sie merken an, dass es schwierig ist, den Status und die Transparenz des Prozesses zu ermitteln.
  • 38 % geben an, dass es schwierig ist, Dokumente oder Versionen von Dokumenten einem wichtigen Kontext zuzuordnen.

Was lässt sich dagegen tun?

Das Wichtigste zuerst: Das Papier muss weg. Es ist ohnehin dabei, aus dem Ökosystem der Unternehmen zu verschwinden und bringt am Ende mehr Nachteile als Vorteile.

Stellen Sie gleichzeitig sicher, dass Ihre Mitarbeiter über die richtigen Tools verfügen, um Dokumente zu erstellen, zu bearbeiten, zu unterzeichnen und mit Kollegen zusammenzuarbeiten. Papier ist dabei, zu verschwinden. Ein gutes Dokumentenproduktivitäts-Tool wie Nitro ist eine hervorragende Option, um diese Anforderungen zu erfüllen, und seine einfache Bereitstellung und vertraute Benutzeroberfläche bedeutet, dass Sie es im Handumdrehen einsetzen können.

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Die Dokumentenverfolgung muss intelligent werden. Was bedeutet das aber? Es gibt Tools, mit denen Sie ein Dokument über seinen gesamten Lebenszyklus hinweg verfolgen können, um sicherzustellen, dass die richtigen Personen es zur richtigen Zeit sehen und dass sie das Dokument korrekt bearbeiten.

Wenn es an der Zeit ist, das Dokument zu speichern, können Sie auch Berechtigungen erlassen, um sicherzustellen, dass nur ausgewählte Personen Zugriff haben. Das ist der Weg der Zukunft! (Aber wirklich, es passiert gerade jetzt – sehen Sie es sich hier an .)

Unternehmensleiter sehen in diesem Ansatz echte Vorteile und sagen, dass die Lösung von Problemen mit Dokumentenprozessen wie den oben genannten laut einer IDC-Studie zu einer Risikominderung von 23 % führt.

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