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Die einzigartigen Vorteile von PDF

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Vorteile von PDFs

Stellen Sie sich vor, Ihre Organisation arbeitet mit nahtloser Effizienz. Ein vielbeschäftigtes Büro ohne den Frust eines teuren Kopierers, der ständig gewartet werden muss, neue Tinte oder mehr Papier benötigt. Stellen Sie sich einen freien und offenen Arbeitsplatz vor, ohne sperrige Aktenschränke, in denen Verwaltungsangestellte stundenlang Papierkram durchforsten müssen.

Bei der Umstellung von Unternehmen auf effizientere digitale Arbeitsabläufe sind Dokumente entscheidend Rolle. Wie verwalten Sie die riesigen Mengen an Inhalten, auf die Ihr Unternehmen täglich in einer digitalen Umgebung angewiesen ist?

Drei Buchstaben: P-D-F. PDF ist das sichere, standardisierte, bearbeitbare und gemeinsam nutzbare Dateiformat, das erfolgreiche digitale Dokumenten-Workflows unterstützt.

PDF wurde erstmals in 1993 verfügbar gemacht und war ein proprietäres Format, das 15 Jahre lang von Adobe Systems kontrolliert wurde. In 2008 wurde das Format als offener Standard veröffentlicht, der nicht nur anderen Unternehmen die Möglichkeit gab, PDF-Anwendungen zu entwickeln, sondern Benutzern auch die Möglichkeit gab, mit anderen Anwendungen als Acrobat zu arbeiten. Die Umstellung auf offene Standards hat Tausende von PDF-basierten Lösungen, Plug-Ins und Tools hervorgebracht, die den Benutzern in einer wachsenden Branche mehr Auswahl und Effizienz bieten. Heute können Endbenutzer ein PDF mit jeder kompatiblen Software lesen und bearbeiten, unabhängig von der Anwendung, mit der es erstellt wurde.

PDF-Dateien haben herausragende Vorteile im Vergleich mit anderen Dateiformaten. Sie verwandeln Geschäftsabläufe in nahtlose, sichere Prozesse, bei denen der Fortschritt genau verfolgt werden kann.

Fazit: Machen Sie PDF zu Ihrem Dokumentstandard und verbessern Sie Ihre Geschäftsabläufe.

Die einzigartigen Vorteile von PDF

Dateien ganz einfach erstellen und freigeben
PDF-Dateien lassen sich direkt aus der nativen Anwendung eines Dokuments und in jedem kostenlosen PDF-Erstellungsprogramm erstellen. Sie können auch verschiedene Dateitypen wie PowerPoint-Präsentationen, Excel-Tabellen, Bilder und Videos in einer größeren PDF-Datei mit vielen Medien kombinieren.

Die gemeinsame Nutzung von Dateien im PDF-Format stellt sicher, dass alle Betrachter das Dokument wie beabsichtigt sehen, unabhängig von der nativen Anwendung, dem Viewer, dem Betriebssystem oder dem verwendeten Gerät.

Vollständige Kontrolle und Sichtbarkeit
Bis heute sind PDF-Dokumente das einzige schreibgeschützte Dateiformat, das nicht geändert werden kann, ohne Spuren zu hinterlassen. Aus diesem Grund können Teams jede Änderung in ihren jeweiligen Dokumenten effektiv nachverfolgen, um Klarheit zu schaffen und die Versionskontrolle bei der Zusammenarbeit aufrechtzuerhalten .

eSigning-Lösungen
PDF ist das einzige Dateiformat, das das elektronische Unterschreiben erleichtern kann – ein Vorgang, der so rechtsverbindlich ist wie das handschriftliche Unterschreiben eines Dokuments. Die E-Signatur ermöglicht eine schnellere Abwicklung des Papierkrams und höhere Geschäftsabschlussraten um über 80 %, was zu einer schnelleren Umsatzeinführung führt.

Für zusätzliche Sicherheit sind mehrere PDF-Dateien erforderlich.Lesegeräte und -Editoren erhalten auch eine digitale Signaturfunktion – eine Verschlüsselungstechnologie, die als zusätzliche Authentifizierungsebene auf eine elektronische Signatur angewendet wird, um sicherzustellen, dass der Name auf der gepunkteten Linie authentisch und unverändert ist.

Einfache Bearbeitung
PDF-Dokumente sind von Natur aus nicht zu verändern. Mit einem einfachen PDF-Editor können die Benutzer jedoch Änderungen direkt auf eine PDF-Datei anwenden, wodurch unnötige Schritte wie das Abtippen und manuelle Suchen nach bestimmten Wörtern in einem Dokument entfallen.

Einige der leistungsstärksten PDF-Editoren bieten außerdem OCR-Funktionen (Optical Character Recognition), durch die ein gescanntes oder bildbasiertes Dokument durch die Erkennung der Textzeichen im Dokument durchsuchbar und bearbeitbar gemacht werden kann.

Kompakte Dateien
Benutzer haben die Möglichkeit, die Dateigröße von PDFs um bis zu 25 % zu reduzieren, ohne Inhalte zu entfernen oder ihr Erscheinungsbild zu ändern. Tatsächlich entscheiden sich viele verschiedene Dateitypen in PDFs nur, weil sie kleiner sind. Wenn Sie beispielsweise eine PowerPoint von 1,25 MB als PDF speichern, wird die Größe auf 352 KB reduziert, was wesentlich leichter zu handhaben ist.

Integrierte Sicherheit
Sicherheitsverletzungen können von überall kommen, und die Gewährleistung der Integrität Ihrer Dokumente ist von entscheidender Bedeutung. Aus diesem Grund verlassen sich fast alle Unternehmen und Regierungsbehörden auf der ganzen Welt auf PDF als bevorzugtes Format zum Schutz und zur Verteilung sensibler, geheimer und freigabeberechtigter Dokumente.

Erfahren Sie hier mehr über die Sicherheitsfunktionen von Nitro. >>

Ein Crashkurs zu den PDF-Sicherheitstools

Verschlüsselung: Wenn Sie Verschlüsselung nutzen, wird diese permanent in die Datei integriert und nicht nur eingebunden. So ist die Datei unabhängig von Speicherort und Versand immer geschützt. Es gibt drei Möglichkeiten, ein PDF-Dokument zu verschlüsseln:

  1. Passwortverschlüsselung – Umfasst ein Passwort zum Ver- und Entschlüsseln
  2. Public-Key-Infrastruktur – Nutzung digitaler Zertifikate
  3. Rechteverwaltung – Authentifizierung in Verbindung mit der Datenbank Ihres Unternehmens

Kennwörter
Legen Sie sichere Passwörter fest, um die Benutzerberechtigungen zu kontrollieren und andere einfach daran zu hindern, Informationen zu bearbeiten und zu kopieren, oder passen Sie die Dateiberechtigungen an, um Aktivitäten wie Drucken, Kommentieren und Ausfüllen von Formularen einzuschränken.

Bearbeitung
Beim Schwärzen werden sensible Informationen dauerhaft aus einem PDF-Dokument entfernt, damit die Datei an verschiedene Beteiligte verteilt werden kann.

Dynamische Stempel
Fügen Sie Felder für benutzerdefinierte Informationen wie Datum, Uhrzeit und Stempelinformationen ein, um anzuzeigen, wann und von wem das Dokument genehmigt wurde.

Digitale Zertifikate
Digitale Zertifikate dienen als elektronische Ausweise. Sie enthalten persönliche Informationen, um Dokumente vor unbefugten Benutzern zu schützen. Sie können digitale Zertifikate nutzen, um Dateien zu schützen, zu entschlüsseln und rechtsgültig zu signieren. Dies stellt sicher, dass die Betrachter und Bearbeiter des Dokuments auch tatsächlich die sind, die sie vorgeben zu sein.

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