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Die 5 größten Dokumentenherausforderungen – und wie Sie sie meistern

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Durch die Kombination aus Ihrem Kundenfeedback und unserem Produkt-Know-how haben wir Nitro PDF Pro zum bisher anspruchsvollsten und effektivsten PDF-Editor entwickelt! Wir haben uns mit fünf häufigen Problemen bei der Arbeit mit Dokumenten und deren Lösung mit fünf Nitro PDF Pro-Tools befasst, und einige unserer bevorzugten neuen Funktionen vorzustellen.

Problem Nr. 1: Sie müssen mehrere PDF-Dateien an einen Kunden senden, wollen aber nicht mehrere Anhänge versenden.

Die Lösung: Erstellen eines Portfolios

Versenden Sie eine Sammlung von PDFs ohne Wartezeit beim Herunterladen und übermäßig viele durch PDF-Anhänge. Die Kunden können einen Anhang öffnen und erhalten alle PDF-Dateien aus dem Portfolio. Dies umfasst auch eine Vorschau der Dateien in Nitro PDF Pro, sodass Ihr Kunde auswählen kann, welche Dateien er in separaten Registerkarten öffnen möchte.

Sie können ein Portfolio erstellen, indem Sie zur Registerkarte Start gehen > auf Portfolio klicken > Ihre Dateien auswählen.

Als Nächstes senden Sie dieses Portfolio an Kunden, wie Sie einen Anhang senden würden, indem Sie Datei > Freigeben > Als Anhang senden wählen

Klicken Sie hier, um diesen Vorgang in einem Screencast zu sehen.

Problem Nr. 2: Sie haben von einem Kunden ein PDF-Dokument im Letter-Format erhalten, benötigen es aber für den Druck im Format A3. Wie erhalten ohne das Originaldokument die größeren Abmessungen?

Lösung: Unser neues und verbessertes Tool zum Zuschneiden

In der Registerkarte "Bearbeiten" wurde eine starke Verbesserung erzielt, um Ihnen noch mehr Optionen zu bieten, wie z. B. Richtig, Sie können Ihr Dokument zuschneiden, um die Seitenabmessungen entweder im Querformat oder im Hochformat zu erweitern. Außerdem enthält unser neues Tool präzise Messungen neben Ihrer potenziellen Ernte und auf dem Band, wie in diesem Bild dargestellt:

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Weitere Möglichkeiten zum Zuschneiden finden Sie in diesem Screencast.

Problem Nr. 3: Wie oft haben Sie schon ein gescanntes Dokument hochgeladen und festgestellt, dass es leicht nach links oder rechts gekippt ist?

Lösung: Nitros AutoDeskew

Jetzt kann sogar ein schiefer und unvollkommener Scan mit der Magie unserer Auto Deskew-Funktion gerettet werden, die sich auf der Registerkarte „Überprüfen“ ganz rechts in der Multifunktionsleiste befindet.

Wenn Sie Ihre Papierdokumente in durchsuchbare digitale Bilder umwandeln wollen, um Papier und Kosten zu sparen und Ihre Effizienz zu steigern, werden Sie einen Blick auf die Digital Imaging Services von CME Imaging Solutions.

Sehen Sie sich dieses Video an, das unsere Funktion Auto Deskew in Aktion zeigt.

Problem Nr. 4: Sie arbeiten mit einem umfangreichen Benutzerhandbuch und möchten einen bestimmten Abschnitt schnell und einfach finden, ohne das gesamte Dokument durchzusehen.

Lösung: Erweiterte Suche

Die Suchleiste ist ein einfaches und vertrautes Tool. Wir haben auch eine erweiterte Suche zusammen mit Seiten und Lesezeichen in den Dokumentbereich integriert. Mit der Symbolleiste für die erweiterte Suche können Sie Sätze oder Wörter (mit oder ohne Beachtung der Großschreibung) suchen. Die Suchergebnisse werden sofort neben Ihrem Dokument angezeigt.

Sehen Sie sich dieses Beispiel des Prozesses „Erweiterte Suche“ an und sehen Sie sich seine Position im Dokumentfenster an.

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Problem Nr. 5: Sie müssen ein vertrauliches Dokument zur Überprüfung an einen Kunden senden, wollen diesem aber nur eine Woche lang Zugang geben.

Lösung: RMS-Integration

Die RMS-Integration befindet sich auf der Registerkarte Schützen > Microsoft RMS-Sicherheit. Mit einem Microsoft RMS-Konto können Sie auf die Schaltfläche klicken. Sie haben dann zwei Möglichkeiten:

1. Wählen Sie das Dropdown-Menü, mit dem Sie eine bereits vorhandene Vorlage von der Microsoft-Website an alle Benutzer mit der gleichen E-Mail-Domäne des Unternehmens senden können. Senden Sie das Dokument entweder als vertraulich oder nur vertraulich, nur Anzeige.

2. Melden Sie sich mit Ihrer Microsoft Online Services ID und Ihrem Passwort an.

Nach der Anmeldung erscheint ein Fenster, in dem Sie Benutzer nach E-Mail-Adresse hinzufügen und Berechtigungen auswählen können. Für jeden hinzugefügten Benutzer können Sie separate Berechtigungen für das Dokument erstellen. Einige Benutzer können möglicherweise den Dokumentinhalt ändern, während andere nur kommentieren oder drucken können. Benutzern kann auch Vollzugriff gewährt werden, sie haben jedoch ein Datum, an dem das Dokument abläuft. Sie können dieses Datum festlegen, indem Sie auf die Schaltfläche Mehr klicken, die Erweiterte Einstellungen aufruft. Hier können Sie ein Ablaufdatum für diesen bestimmten Benutzer/Client auswählen.

Hier sehen Sie einen Screenshot des Fensters zum Hinzufügen von Benutzern und zur Auswahl ihrer Berechtigungen:

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Nachdem wir Ihnen nun gezeigt haben, wie Sie mit Nitro PDF Pro verschiedene Herausforderungen im Zusammenhang mit Dokumenten problemlos meistern können, hoffen wir, dass Sie Ihre Effizienz und Produktivität weiter steigern werden.

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