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Das papierlose Büro: verbreitete Fehlannahmen

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Wenn die meisten Menschen den Ausdruck 'papierlos Office' anhören, stellen sie sich Bilder eines Arbeitsplatzes vor, in dem es keine Papier gibt – keine Drucker, Notebooks oder Aktenordner in Sichtweite.

Wenn die meisten Menschen den Ausdruck 'papierlos Office' anhören, stellen sie sich Bilder eines Arbeitsplatzes vor, in dem es keine Papier gibt – keine Drucker, Notebooks oder Aktenordner in der Sichtweite. Dies hat die falsche Erwartung aufrechterhalten, dass sich ein 'papierloses Office' auf ein System bezieht, das ausschließlich mit Dokumenten in einem digitalen Format umgeht, was dazu führt, dass viele Unternehmen die Umstellung auf "papierlos" als unmögliches Unterfangen betrachten.

Letztendlich wurde eine Kluft geschaffen zwischen den New-Age-Büros, die überhaupt kein Papier verwenden, und den Organisationen, die weiterhin unnötigerweise erpresserische Mengen Papier drucken. Aber was ist mit der riesigen Lücke in der Mitte? Sicherlich gibt es Unternehmen, die nur drucken, wenn es unbedingt nötig ist, aber kann man sagen, dass sie kein papierloses Büro sind?

Laut dem Papierlos-Experten Brooks Duncan, dem Gründer von DocumentSnap.com , „geht es bei der papierlosen Umstellung nicht darum, Dinge abzuschaffen, die für Sie funktionieren, oder Aktivitäten wegzunehmen; Stattdessen bedeutet es, dass Sie sich verpflichten, nicht mehr Papier zu erstellen, als Sie benötigen. So einfach ist das.“ Laut Brooks müssen Sie, um papierlos zu sein, nur mehr auf das Papier achten, das Sie verwenden und aufbewahren, und gegebenenfalls eliminieren.

Mit anderen Worten, beim papierlosen Weg geht es nicht darum, sich von jedem einzelnen Stück Papier zu befreien, das in Ihrem Büro vorhanden ist; Es geht darum, Prozesse zu entwickeln, die es Ihnen ermöglichen, effizienter mit Ihrer Zeit und Ihrem Geld umzugehen, gleichzeitig nachhaltiger zu sein und auf papierlos zu setzen. Heutzutage verwenden die meisten Unternehmen Software wie Microsoft Office 365 , um den Großteil ihrer Büroabläufe zu digitalisieren. Durch die Nutzung von Büro- 365 -Berichtsdiensten können diese Büros auch auf alle technologischen Probleme vorbereitet werden, auf die sie möglicherweise stoßen. Dies ist nur einer der Vorteile der Integration von Software in Ihr Unternehmen. Um das Verständnis Ihres Unternehmens für Microsoft-Software zu verbessern, kann es sich lohnen, einige der Microsoft-Zertifizierungsprüfungen zu absolvieren, um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen über umfassende Kenntnisse der von Ihnen verwendeten Microsoft-Software verfügt. Um einen Blick auf einige der Prüfungen zu werfen, ist es möglicherweise eine gute Idee, eine Website wie Prüfungsthemen zu besuchen, um das perfekte für Ihr Unternehmen zu finden. Wenn Sie papierlos arbeiten, ist es wichtig sicherzustellen, dass die Mitarbeiter mit Computern und Software vertraut sind, nur für den Fall, dass etwas schief geht. Während Software von Vorteil ist, müssen einige Büros aus verschiedenen Gründen einfach Papier verwenden, und in diesen Fällen sollten Sie in Betracht ziehen, so etwas wie einen Managed Print Service Provider zu beauftragen, der Ihnen hilft, die erforderlichen Druckvorgänge zu verwalten und Ihren ökologischen Fußabdruck zu verringern.

Lassen Sie uns mit dieser neuen Definition von „papierlos“ einige weit verbreitete „papierlose“ Mythen entlarven, die möglicherweise die Bemühungen Ihres Unternehmens behindern, papierlos zu werden.

Top 4 Missverständnisse bei Papierlosen

1 . Sicherheit:

Oft herrscht der Irrglaube, dass papierbasierte Dokumente sicherer seien als ihre digitalen Gegenstücke, aber letztendlich schafft Papier Risiken. Tatsächlich sind 23 % aller größeren Datenschutzverletzungen (die mehr als 500 Personen betreffen) in Unternehmen auf Papierdokumente zurückzuführen. Bei kleinen Verstößen sind es sogar 61 %. Papier kann nicht verfolgt, versioniert oder geschützt werden. Man kann ein Gebäude mit einer Akte voller sensibler Dokumente verlassen, ohne dass es jemand mitbekommt.

In digitalen Dokumenten gibt es jedoch verschiedene Schritte, die Benutzer zum Schutz ihrer Dateien unternehmen können, sei es durch Passwortschutz und PDFs Zertifikatsicherheit oder einfach durch die Verwendung einer intelligenten Dokumentenplattform, um zu verfolgen, wer das Dokument angesehen, heruntergeladen oder geändert hat.

2. Nachhaltigkeit:

Einige sind der Ansicht, dass es im Hinblick auf die ökologische Nachhaltigkeit sinnlos ist, papierlos zu werden. Wussten Sie jedoch, dass Fotokopierer und Drucker ganz oben auf der Liste des Energieverbrauchs in einem Office stehen und beim Drucken, im Standby-Modus und sogar im Energiesparmodus Energie verbrauchen?

Es werden außerdem etwa 11.134 kWh benötigt, um eine Tonne Papier herzustellen – die gleiche Menge an Elektrizität, die ein durchschnittlicher Haushalt über 10 Monate verbraucht. Andererseits braucht es nur etwa 72 kWh, um einen Laptop ein ganzes Jahr lang mit Strom zu versorgen, und auch ein Desktop-PC benötigt nur etwa 237,2 kWh.

Außerdem sollte erwähnt werden, dass die Herstellung von einer Tonne Papier bis zu 24 Bäume benötigt. Die Menge entspricht auch einem Verbrauch von 19.000 Gallonen Wasser und der Erzeugung von 2.200 Pfund festem Abfall. Vielleicht ist der Verzicht auf Papier doch nachhaltiger?

3 . Geschwindigkeit :

Leider hält sich der Mythos, dass die Einführung von Software für die Dokumentenproduktivität und die Schulung der Mitarbeiter mehr Zeit in Anspruch nimmt, als sie wert ist. Dies ist glücklicherweise ein Irrglaube, wenn auch ein weit verbreiteter.

Nitro kann beispielsweise sehr schnell über einen Server bereitgestellt werden, und die Software erfordert dank ihrer vertrauten Microsoft-Oberfläche wenig oder gar keine Schulung. Sollten Sie sich an unseren Kundendienst und unser Support-Team wenden müssen, erhalten Sie ebenso schnellen Support – die durchschnittliche erste Reaktionszeit beträgt weniger als zwei Stunden.

4. Kosten:

Viele Menschen glauben fälschlicherweise, dass die Kosten für eine Software zur Dokumentenproduktivität zu hoch sind und die Kosten für das bloße Festhalten an Papier bei weitem übersteigen. Obwohl die Einführung einer solchen Lösung mit Vorabkosten verbunden ist, werden sie durch die laufenden Ausgaben für Papier, Tinte und Energie, mit denen Ihr Unternehmen langfristig konfrontiert wird, in den Schatten gestellt.

Laut MerusCase kostet es:

  • $ 504 , um 10 Kisten Papier/Monat zu lagern
  • 695 $ für das Recyceln und Schreddern von Papier im Wert von 10 Boxen/Monat
  • $ 100 für den Papiertransport zum und vom Office/Monat
  • 100 $ für anfallende Versand- und Druckgebühren
  • $ 30 , 000 um einen Archivar einzustellen

Außerdem kostet es ungefähr 1 $ . 12 um ein Blatt Papier zu drucken (einschließlich Papier, Tinte, Strom); dies multipliziert mit 150 Seiten (durchschnittliche Menge, die von Mitarbeitern pro Tag gemäß AIIM gedruckt wird) = $ 168 . 1 Lizenz für Nitro PDF Pro beginnt bei $ 179 .

Wie Sie oben sehen können, ist eine nachhaltige Nutzung von Papier – oder von Paper-Lite, wie wir gerne sagen – einfach zu erreichen. Das papierlose Office wird nicht länger durch technologische Herausforderungen aufgehalten. Sie benötigen nur, um Ihren Papierabfall zu reduzieren. Die derzeitigen Barrieren sind kultureller Natur und die Angst vor Veränderungen sind alles, was Ihnen steht.

Ermöglichen Sie Ihrem Unternehmen, ihre Ziele für nachhaltige Entwicklung zu erreichen, die Produktivität zu steigern und die Dokumentensicherheit zu erhöhen, indem Sie papierlos arbeiten – Probieren Sie Nitro noch heute kostenlos aus

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