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4 Wege zur Optimierung von Beschaffungsvertragsprozessen

Verschlankung-Beschaffungs-Vertragsprozesse

Die Beschaffung von Waren und Dienstleistungen zur Erledigung der Arbeit für Kunden ist zwar ein kritischer Bestandteil jedes Unternehmens, kann jedoch auch viel Raum für Fehler, Inkonsistenzen, Verzögerungen, Umsatzeinbußen und sogar rechtliche Probleme lassen.

Die Beschaffung von Waren und Dienstleistungen zur Erfüllung von Kundenaufträgen ist zwar ein wichtiger Bestandteil eines Unternehmens, kann aber auch viel Raum für Fehler, Unstimmigkeiten, Verzögerungen, Umsatzverluste und sogar rechtliche Probleme lassen. Gerade deshalb ist es für Unternehmen wichtig, einen klaren und einheitlichen Beschaffungsprozess für Verträge zu haben.

Doch bevor Sie den Beschaffungsprozess im Vertragsmanagement schneller und effizienter gestalten können, müssen Sie zunächst alle Schritte evaluieren, die für die Beschaffung von Waren und Dienstleistungen für Ihr Unternehmen erforderlich sind. Diese können einige oder alle der folgenden Schritte umfassen:

  • Identifizieren von Bedürfnissen
  • Evaluierung und Auswahl von Anbietern
  • Verhandeln von Vertragsbedingungen
  • Aufgeben einer Bestellung
  • Entgegennahme von Waren oder Dienstleistungen
  • Empfangen und Bezahlen von Rechnungen
  • Führen von sorgfältigen Aufzeichnungen im Falle von internen oder externen Audits

Wo soll man also anfangen? Schauen wir uns einige der Grundlagen der Beschaffungsprozesse im Vertragsmanagement an und wie Sie den Prozess standardisieren und beschleunigen können.

1. Automatisierung von manuellen Prozessen zur Minimierung von Fehlern

Eine der besten Möglichkeiten, Ihren Vertragsbeschaffungsprozess zu verbessern ist, ihn so weit wie möglich zu automatisieren. Ein System zu haben, das es Vertragsmanagern ermöglicht, automatische Benachrichtigungen darüber zu erhalten, was im Beschaffungsprozess erledigt werden muss, ist ein Aspekt davon. Es beseitigt auch die Möglichkeit des Übersehens kritischer Schritte aufgrund menschlicher Fehler oder Auslassungen.

Die Einführung einer Plattform, die es Ihnen ermöglicht, Verträge elektronisch zu signieren, ist eine weitere Möglichkeit, den Vertragsbeschaffungsprozess zu rationalisieren. Indem Sie den Prozess der Ratifizierung von Verträgen für Waren oder Dienstleistungen durch elektronische Signaturen digitalisieren, eliminieren Sie manuelle Schritte wie Drucken und Scannen und verringern gleichzeitig das Risiko menschlicher Fehler – wie das Unterschreiben im falschen Feld oder das Fehlen einer Unterschrift.

2. Optimierung der Zusammenarbeit

Beschaffungsprozesse im Vertragsmanagement erfordern häufig viel Hin- und Her-Kommunikation zwischen Ihren internen Stakeholdern und externen Lieferanten. Vielleicht senden Sie Ihrem Anbieter einen Vertrag, aber er möchte die Sprache oder die Preise ändern. Sie können viel Papierkram vermeiden, indem Sie eine PDFs Bearbeitungssoftware verwenden, mit der sowohl Sie als auch Ihre Anbieter Dokumente sicher kommentieren, bearbeiten und freigeben können.

3. Prozess-Transparenz bieten

In Anbetracht der vielen Schritte, die bei der Vertragsbeschaffung anfallen, können kritische Komponenten bei der Vertragsunterzeichnung leicht übersehen oder sogar vergessen werden. Genau hier kann eine höhere Transparenz der Prozesse helfen. Viele Plattformen, die es Ihnen ermöglichen, Vertragsdokumente zu erstellen, zu bearbeiten, zu unterzeichnen und freizugeben, können Ihnen auch bei der Verfolgung von Arbeitsabläufen helfen. Sie können den Vertragsverlauf verfolgen, Benachrichtigungen erhalten, wenn ein Lieferant einen Vertrag unterschrieben hat, eine Erinnerung senden, wenn jemand dies nicht getan hat, und Funktionen zum Anzeigen oder Bearbeiten von Dokumenten festlegen.

4. Sicherstellung der Benutzerakzeptanz

Jeder Versuch, Ihren Beschaffungsprozess für das Vertragsmanagement zu rationalisieren, ist nur so gut wie die Akzeptanzrate Ihrer Teammitglieder. Das Änderungsmanagement ist eine Herausforderung für IT-Abteilungen überall, aber Sie können es meistern, indem Sie einfach zu verwendende Vertragsbeschaffungsplattformen mit Schnittstellen und Integrationen übernehmen, die zu Systemen passen, die Sie möglicherweise bereits im Einsatz haben, wie z. B. Microsoft 365 .

Darüber hinaus sollten Sie mit einem Team von Veränderern zusammenarbeiten, die bereit sind, proaktiv mit Ihren Mitarbeitern zusammenzuarbeiten, um Schwachstellen im Einführungsprozess anzugehen und 24 / 7 Unterstützung bei der Fehlerbehebung zu leisten.

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