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4 Wege zur Optimierung von Beschaffungsvertragsprozessen

Verschlankung-Beschaffungs-Vertragsprozesse

Die Beschaffung von Waren und Dienstleistungen zur Erledigung der Arbeit für Kunden ist zwar ein kritischer Bestandteil jedes Unternehmens, kann jedoch auch viel Raum für Fehler, Inkonsistenzen, Verzögerungen, Umsatzeinbußen und sogar rechtliche Probleme lassen.

Die Beschaffung von Waren und Dienstleistungen zur Erfüllung von Kundenaufträgen ist zwar ein wichtiger Bestandteil eines Unternehmens, kann aber auch viel Raum für Fehler, Unstimmigkeiten, Verzögerungen, Umsatzverluste und sogar rechtliche Probleme lassen. Gerade deshalb ist es für Unternehmen wichtig, einen klaren und einheitlichen Beschaffungsprozess für Verträge zu haben.

Doch bevor Sie den Beschaffungsprozess im Vertragsmanagement schneller und effizienter gestalten können, müssen Sie zunächst alle Schritte evaluieren, die für die Beschaffung von Waren und Dienstleistungen für Ihr Unternehmen erforderlich sind. Diese können einige oder alle der folgenden Schritte umfassen:

  • Identifizieren von Bedürfnissen
  • Evaluierung und Auswahl von Anbietern
  • Verhandeln von Vertragsbedingungen
  • Aufgeben einer Bestellung
  • Entgegennahme von Waren oder Dienstleistungen
  • Empfangen und Bezahlen von Rechnungen
  • Führen von sorgfältigen Aufzeichnungen im Falle von internen oder externen Audits

Wo soll man also anfangen? Schauen wir uns einige der Grundlagen der Beschaffungsprozesse im Vertragsmanagement an und wie Sie den Prozess standardisieren und beschleunigen können.

1. Automatisierung von manuellen Prozessen zur Minimierung von Fehlern

Eine der besten Möglichkeiten, Ihren Vertragsbeschaffungsprozess zu verbessern ist, ihn so weit wie möglich zu automatisieren. Ein System zu haben, das es Vertragsmanagern ermöglicht, automatische Benachrichtigungen darüber zu erhalten, was im Beschaffungsprozess erledigt werden muss, ist ein Aspekt davon. Es beseitigt auch die Möglichkeit des Übersehens kritischer Schritte aufgrund menschlicher Fehler oder Auslassungen.

Adopting a platform that allows you to eSign contracts is another way to streamline the contract procurement process. By digitizing the process of ratifying agreements for goods or services through eSignatures, you’re eliminating manual steps like printing and scanning while reducing the risk of human error—like signing the wrong field or missing a signature altogether.

2. Optimierung der Zusammenarbeit

Often contract management procurement processes require a lot of back-and-forth communication between your internal stakeholders and external suppliers. Maybe you send your vendor a contract, but they want to change some of the language or pricing. You can avoid a lot of paper shuffling by employing PDF editing software that allows both you and your vendor to annotate, edit, and share documents securely.

3. Prozess-Transparenz bieten

In Anbetracht der vielen Schritte, die bei der Vertragsbeschaffung anfallen, können kritische Komponenten bei der Vertragsunterzeichnung leicht übersehen oder sogar vergessen werden. Genau hier kann eine höhere Transparenz der Prozesse helfen. Viele Plattformen, die es Ihnen ermöglichen, Vertragsdokumente zu erstellen, zu bearbeiten, zu unterzeichnen und freizugeben, können Ihnen auch bei der Verfolgung von Arbeitsabläufen helfen. Sie können den Vertragsverlauf verfolgen, Benachrichtigungen erhalten, wenn ein Lieferant einen Vertrag unterschrieben hat, eine Erinnerung senden, wenn jemand dies nicht getan hat, und Funktionen zum Anzeigen oder Bearbeiten von Dokumenten festlegen.

4. Sicherstellung der Benutzerakzeptanz

Any effort to streamline your contract management procurement process is only as good as the rate of adoption by your team members. Change management is a challenge for IT departments everywhere, but you can overcome it by adopting contract procurement platforms that are easy to use with interfaces and integrations that match systems you may already have in place like Microsoft 365.

Further, you’ll want to work with a team of change-makers willing to engage proactively with your employees to address pain points in the adoption process and provide 24/7 troubleshooting support.

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