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4 Wege zur Optimierung von Beschaffungsvertragsprozessen

Rationalisierung der Beschaffungs- und Vertragsprozesse

Die Beschaffung von Waren und Dienstleistungen zur Erledigung von Arbeiten für Kunden ist zwar ein wichtiger Bestandteil jedes Unternehmens, aber es kann auch viel Raum für Fehler, Inkonsistenzen, Verzögerungen, Umsatzverluste und sogar rechtliche Probleme lassen.

Die Beschaffung von Waren und Dienstleistungen zur Erfüllung von Kundenaufträgen ist zwar ein wichtiger Bestandteil eines Unternehmens, kann aber auch viel Raum für Fehler, Unstimmigkeiten, Verzögerungen, Umsatzverluste und sogar rechtliche Probleme lassen. Gerade deshalb ist es für Unternehmen wichtig, einen klaren und einheitlichen Beschaffungsprozess für Verträge zu haben.

Doch bevor Sie den Beschaffungsprozess im Vertragsmanagement schneller und effizienter gestalten können, müssen Sie zunächst alle Schritte evaluieren, die für die Beschaffung von Waren und Dienstleistungen für Ihr Unternehmen erforderlich sind. Diese können einige oder alle der folgenden Schritte umfassen:

  • Identifizieren von Bedürfnissen
  • Evaluierung und Auswahl von Anbietern
  • Verhandeln von Vertragsbedingungen
  • Aufgeben einer Bestellung
  • Entgegennahme von Waren oder Dienstleistungen
  • Empfangen und Bezahlen von Rechnungen
  • Führen von sorgfältigen Aufzeichnungen im Falle von internen oder externen Audits

Wo soll man also anfangen? Schauen wir uns einige der Grundlagen der Beschaffungsprozesse im Vertragsmanagement an und wie Sie den Prozess standardisieren und beschleunigen können.

1. Automatisierung von manuellen Prozessen zur Minimierung von Fehlern

Eine der besten Möglichkeiten, Ihren Vertragsbeschaffungsprozess zu verbessern ist, ihn so weit wie möglich zu automatisieren. Ein System zu haben, das es Vertragsmanagern ermöglicht, automatische Benachrichtigungen darüber zu erhalten, was im Beschaffungsprozess erledigt werden muss, ist ein Aspekt davon. Es beseitigt auch die Möglichkeit des Übersehens kritischer Schritte aufgrund menschlicher Fehler oder Auslassungen.

Die Einführung einer Plattform, die es Ihnen ermöglicht, Verträge elektronisch zu unterzeichnen, ist eine weitere Möglichkeit, den Prozess der Auftragsvergabe zu optimieren. Indem Sie den Prozess der Ratifizierung von Verträgen für Waren oder Dienstleistungen durch elektronische Signaturen digitalisieren, eliminieren Sie manuelle Schritte wie Drucken und Scannen und reduzieren gleichzeitig das Risiko menschlicher Fehler — wie das falsche Feld zu unterschreiben oder eine Unterschrift ganz zu verpassen.

2. Optimierung der Zusammenarbeit

Oft erfordern die Beschaffungsprozesse im Vertragsmanagement eine Menge Hin- und Her-Kommunikation zwischen Ihren internen Stakeholdern und externen Lieferanten. Vielleicht schicken Sie Ihrem Anbieter einen Vertrag, aber er möchte einen Teil der Sprache oder der Preise ändern. Sie können viel Papierkram vermeiden, indem Sie eine PDF-Bearbeitungssoftware verwenden, die es sowohl Ihnen als auch Ihrem Anbieter ermöglicht, Dokumente sicher zu kommentieren, zu bearbeiten und zu teilen.

3. Prozess-Transparenz bieten

In Anbetracht der vielen Schritte, die bei der Vertragsbeschaffung anfallen, können kritische Komponenten bei der Vertragsunterzeichnung leicht übersehen oder sogar vergessen werden. Genau hier kann eine höhere Transparenz der Prozesse helfen. Viele Plattformen, die es Ihnen ermöglichen, Vertragsdokumente zu erstellen, zu bearbeiten, zu unterzeichnen und freizugeben, können Ihnen auch bei der Verfolgung von Arbeitsabläufen helfen. Sie können den Vertragsverlauf verfolgen, Benachrichtigungen erhalten, wenn ein Lieferant einen Vertrag unterschrieben hat, eine Erinnerung senden, wenn jemand dies nicht getan hat, und Funktionen zum Anzeigen oder Bearbeiten von Dokumenten festlegen.

4. Sicherstellung der Benutzerakzeptanz

Jede Anstrengung, Ihren Beschaffungsprozess für das Vertragsmanagement zu optimieren, ist nur so gut wie die Akzeptanz durch Ihre Teammitglieder. Change Management ist eine Herausforderung für IT-Abteilungen auf der ganzen Welt, aber Sie können sie bewältigen, indem Sie Plattformen für die Auftragsvergabe einführen, die einfach zu bedienen sind und über Schnittstellen und Integrationen verfügen, die zu Systemen passen, die Sie möglicherweise bereits haben, wie Microsoft365.

Darüber hinaus sollten Sie mit einem Team von Changemakern zusammenarbeiten, die bereit sind, proaktiv mit Ihren Mitarbeitern zusammenzuarbeiten, um Probleme im Einführungsprozess zu lösen und Unterstützung bei der247 Problemlösung zu bieten.

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