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5 Benefits of Storing Data Electronically

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How many times have you gone on a rampant search for a misplaced paper file? How much physical space in your corporate office is devoted to document storage?

How many times have you gone on a rampant search for a misplaced paper file? How much physical space in your corporate office is devoted to document storage? For that matter, how much space on your desk is? If your organization is still relying heavily on paper and its storage, it may be time to look into electronic data storage.

Vorteile der elektronischen Speicherung von Daten

Die Vorteile der elektronischen Datenspeicherung können ziemlich weitreichend sein, insbesondere in diesen Zeiten des rasanten Wandels, in denen immer mehr Mitarbeiter im Home-Office arbeiten. Immer mehr Studien weisen darauf hin, dass der Trend zum Homeoffice nicht mit der Pandemie enden wird. Eine vorsichtige Schätzung der Harvard Business School erwartet, dass mindestens 16 % der Arbeitnehmer, die aufgrund von COVID-19 ins Homeoffice gegangen sind, nie wieder ins Büro zurückkehren werden.

Perhaps it’s time you consider becoming a part of the 89% of organizations working on digital transformation, and that includes shifting from physical to electronic data storage.

Take a look at some of the benefits of storing data electronically…and imagine all the efficiencies you could gain:

1. Einfachere Zusammenarbeit.

Mit der elektronischen Dokumentenspeicherung können Beteiligte Dokumente nahtlos überprüfen, aktualisieren, verfolgen und gemeinsam nutzen. So können Ihre Mitarbeiter auch dann auf alle Dokumente zugreifen, wenn sie nicht oder nur manchmal im selben Büro sitzen, oder gar nicht erst ins Büro gehen.

2. Enjoy greater document security.

Electronic data storage is typically more secure. You can password-protect files, track who is viewing what when, and control layers of access. It’s much harder to keep paper documents secure and to monitor who is reviewing them.

3. Kosten reduzieren und die Effizienz steigern.

Wenn Sie Büroräume mieten, sind die Kosten für die Aufbewahrung von Dokumenten zu berücksichtigen. Könnten Sie ohne die Lagerung von Akten Ihr Büro verkleinern? Wie viel könnten Sie einsparen, wenn Sie keine Papierdokumente mehr ausdrucken und verschicken würden? Mit der elektronischen Aktenablage profitieren Sie nicht nur von Kosteneinsparungen. Sie verringern auch den Zeit- und Ressourcenaufwand für den Transport eines Dokuments von einem Ort zum anderen.

4. Einfacheres Dokumentenmanagement erleben.

Consistency is hard to implement in a paper world. With electronic documents, you can easily introduce new formats and workflows while reducing potential for human error.

5. Increase productivity.

Stellen Sie sich vor, was Ihr Team mit der Zeit anfangen könnte, die es heute zum Drucken, Scannen, Ablegen und Versenden von Dokumenten braucht. Einer der größten Vorteile der elektronischen Speicherung von Dokumenten ist die Vermeidung sich wiederholender Verwaltungsaufgaben. Ihr Team hat dann mehr Zeit für größere Projekte und höhere Prioritäten.

What to look for in a digital transformation partner?

Sind Sie bereit, Ihr Büro mit einer Dokumentenproduktivitätsplattform zu verändern? Bevor auch Sie sich auf den Weg der digitalen Transformation begeben, sollten Sie sicherstellen, dass Sie den besten Partner gewählt haben, der Ihnen hilft, die Effizienzziele zu erreichen. Es gibt einiges zu beachten:

  • Make sure your document productivity partner offers a solution with the tools to ensure efficiency gains for your organization. For example, are electronically stored documents more accessible to everyone? Using a tool like Nitro PDF Pro‘s OCR feature turns scanned files—which are essentially just images—into searchable, editable PDFs. After OCR, the content within the document becomes accessible to a storage platform’s search function, making it easier to locate in a file database.
  • Be certain you select a document productivity solution that your employees will actually adopt and use. Change management can be tough when software isn’t intuitive and requires a large learning curve. Because Nitro PDF Pro’s interface is similar to Microsoft 365, users find it simple to learn, which results in fast adoption.
  • Wählen Sie ein Unternehmen, das Ihnen hilft, organisatorische Engpässe zu beseitigen und Prozesse zu rationalisieren. Nitro lässt sich etwa nicht nur leicht in Microsoft 365 integrieren, sondern bietet auch eine cloudbasierte Lösung, auf die Benutzer von überall aus zugreifen können. 
  • Ensure your document productivity solution partner offers encryption services so you can control and track who accesses files and set up various layers of accessibility and editability based on employees’ roles in a given project. 

Ready to see how a document productivity solution could change your professional world? Download a free trial of Nitro PDF Pro, and start transforming the way you work.

Die Zukunft der Arbeit

Der Nitro-Produktivitätsbericht für 2022

Erfahren Sie, wie die Pandemie die Produktivität, Arbeitsabläufe und digitale Initiativen verändert hat, sowie die Trends und Technologien, die die Arbeit in 2022 und darüber hinaus prägen.