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5 Vorteile der elektronischen Speicherung von Daten

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Wie oft haben Sie schon wild nach einer verlegten Akte gesucht? Wie viel physischer Platz in Ihrem Firmenbüro ist der Dokumentenspeicherung gewidmet?

Wie oft haben Sie bereits einen verlegten Akte gesucht? Wie viel physischer Platz in Ihrem Unternehmen Office ist der Dokumentenspeicher gewidmet? Wie viel Platz ist übrigens auf dem Schreibtisch? Wenn Ihr Unternehmen immer noch stark auf Papier und angewiesen ist, ist es möglicherweise an der Zeit, sich mit der elektronischen Datenspeicherung zu befassen.

Vorteile der elektronischen Speicherung von Daten

Die Vorteile der elektronischen Datenspeicherung können ziemlich weitreichend sein, insbesondere in diesen Zeiten des rasanten Wandels, in denen immer mehr Mitarbeiter im Home-Office arbeiten. Immer mehr Studien weisen darauf hin, dass der Trend zum Homeoffice nicht mit der Pandemie enden wird. Eine vorsichtige Schätzung der Harvard Business School erwartet, dass mindestens 16 % der Arbeitnehmer, die aufgrund von COVID-19 ins Homeoffice gegangen sind, nie wieder ins Büro zurückkehren werden.

Vielleicht ist es an der Zeit, dass Sie erwägen, Teil der 89 % der Unternehmen zu werden, die an der digitalen Transformation arbeiten , und dazu gehört auch der Wechsel von der physischen zur elektronischen Datenspeicherung.

Werfen Sie einen Blick auf einige der Vorteile der elektronischen Datenspeicherung … und stellen Sie sich all die Effizienzgewinne vor, die Sie erzielen könnten:

1. Einfachere Zusammenarbeit.

Mit der elektronischen Dokumentenspeicherung können Beteiligte Dokumente nahtlos überprüfen, aktualisieren, verfolgen und gemeinsam nutzen. So können Ihre Mitarbeiter auch dann auf alle Dokumente zugreifen, wenn sie nicht oder nur manchmal im selben Büro sitzen, oder gar nicht erst ins Büro gehen.

2 . Genießen Sie mehr Dokumentensicherheit.

Die elektronische Datenspeicherung ist in der Regel sicherer. Sie können Dateien mit einem Kennwort schützen, nachverfolgen, wer was wann anzeigt, und Zugriffsebenen steuern. Es ist viel schwieriger, Papierdokumente sicher aufzubewahren und zu überwachen, wer sie überprüft.

3. Kosten reduzieren und die Effizienz steigern.

Wenn Sie Büroräume mieten, sind die Kosten für die Aufbewahrung von Dokumenten zu berücksichtigen. Könnten Sie ohne die Lagerung von Akten Ihr Büro verkleinern? Wie viel könnten Sie einsparen, wenn Sie keine Papierdokumente mehr ausdrucken und verschicken würden? Mit der elektronischen Aktenablage profitieren Sie nicht nur von Kosteneinsparungen. Sie verringern auch den Zeit- und Ressourcenaufwand für den Transport eines Dokuments von einem Ort zum anderen.

4. Einfacheres Dokumentenmanagement erleben.

Konsistenz ist in einer Papierwelt schwer umzusetzen. Mit elektronischen Dokumenten können Sie ganz einfach neue Formate und Arbeitsabläufe einführen und gleichzeitig das Potenzial für menschliche Fehler reduzieren.

5 . Produktivität erhöhen.

Stellen Sie sich vor, was Ihr Team mit der Zeit anfangen könnte, die es heute zum Drucken, Scannen, Ablegen und Versenden von Dokumenten braucht. Einer der größten Vorteile der elektronischen Speicherung von Dokumenten ist die Vermeidung sich wiederholender Verwaltungsaufgaben. Ihr Team hat dann mehr Zeit für größere Projekte und höhere Prioritäten.

Worauf ist bei einem Partner für die digitale Transformation zu achten?

Sind Sie bereit, Ihr Büro mit einer Dokumentenproduktivitätsplattform zu verändern? Bevor auch Sie sich auf den Weg der digitalen Transformation begeben, sollten Sie sicherstellen, dass Sie den besten Partner gewählt haben, der Ihnen hilft, die Effizienzziele zu erreichen. Es gibt einiges zu beachten:

  • Stellen Sie sicher, dass Ihr Partner für Dokumentenproduktivität eine Lösung mit den Tools anbietet, um Effizienzgewinne zu gewährleisten für Ihre Organisation . Sind beispielsweise elektronisch gespeicherte Dokumente für alle besser zugänglich? Die Verwendung eines Tools wie der OCR-Funktion von Nitro PDF Pro wandelt gescannte Dateien – die im Wesentlichen nur Bilder sind – in durchsuchbare, bearbeitbare PDFs um. Nach der OCR wird der Inhalt des Dokuments für die Suchfunktion einer Speicherplattform zugänglich, was das Auffinden in einer Dateidatenbank erleichtert.
  • Stellen Sie sicher, dass Sie eine Dokumentenproduktivitätslösung auswählen, die Ihre Mitarbeiter tatsächlich annehmen und verwenden werden. Änderungsmanagement kann schwierig sein, wenn Software nicht intuitiv ist und eine große Lernkurve erfordert. Da die Benutzeroberfläche von Nitro PDF Pro der von Microsoft 365 ähnelt, ist sie für Benutzer leicht zu erlernen, was zu einer schnellen Akzeptanz führt.
  • Wählen Sie ein Unternehmen, das Ihnen hilft, organisatorische Engpässe zu beseitigen und Prozesse zu rationalisieren. Nitro lässt sich etwa nicht nur leicht in Microsoft 365 integrieren, sondern bietet auch eine cloudbasierte Lösung, auf die Benutzer von überall aus zugreifen können. 
  • Stellen Sie sicher, dass Ihr Partner für Dokumentenproduktivitätslösungen Verschlüsselungsdienste anbietet , damit Sie steuern und verfolgen können, wer auf Dateien zugreift, und richten Sie verschiedene Ebenen der Zugänglichkeit und Bearbeitbarkeit basierend auf den Rollen der Mitarbeiter in einem bestimmten Projekt ein. 

Sind Sie bereit zu sehen, wie eine Dokumentenproduktivitätslösung Ihre Berufswelt verändern könnte? Laden Sie eine kostenlose Testversion von Nitro PDF Pro herunter und beginnen Sie, Ihre Arbeitsweise zu verändern.

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