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Wie die IT bei der Lösung von Problemen bei der Remote-Zusammenarbeit behilflich sein kann

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Nitro hat Antworten von 1.632 Wissensarbeitern zu den Herausforderungen der Arbeit im Jahr 2020 zusammengestellt. Erfahren Sie, wie Nitro die Zusammenarbeit am Arbeitsplatz unterstützen kann – aus der Ferne.

Seien wir ehrlich: 2020 war kein leichtes Jahr für die IT. Wahrscheinlich wurden Sie damit beauftragt, Remote-Arbeit zu ermöglichen, Mitarbeitern bei der Einrichtung ihrer neuen Home-Office-Setups zu helfen, Tools für die digitale Zusammenarbeit zu beschaffen und Mitarbeiter aus der Ferne zu schulen. Inzwischen haben Sie hoffentlich die Überlebensphase hinter sich gelassen und suchen nach Möglichkeiten, diese neue Normalität so effizient und produktiv wie möglich zu gestalten.

Und wenn wir „neue Normalität“ sagen, meinen wir nicht nur bis zum Ende der Pandemie. In Teil 2 des Berichts The Future of Work haben wir festgestellt, dass 72 % der Arbeitnehmer in den USA davon ausgehen, dass sie nach dem Ende der Pandemie weiterhin von zu Hause aus arbeiten werden, und 73 % sagen, dass WFH-Richtlinien für sie sehr oder äußerst wichtig sein werden sie in zukünftigen Jobmöglichkeiten.

Für die Zukunft Ihres Unternehmens ist es also von entscheidender Bedeutung, die Probleme bei der Arbeit im Home-Office zu lösen – insbesondere die Herausforderungen, die mit der Remote-Zusammenarbeit verbunden sind. Um Ihnen zu helfen, dieses Ziel zu erreichen, haben wir die Herausforderungen bei der Remote-Arbeit im Jahr 2020 skizziert (aus unserem Bericht entnommen) und die Schritte aufgezeigt, die Ihre IT-Abteilung unternehmen kann, um sie zu bewältigen.

Was haben Mitarbeiter zu den Herausforderungen bei der Zusammenarbeit im Home-Office zu sagen?

Sie wollen besseren Zugang zu Software und Technologie

Im Vergleich zum letzten Jahr finden die Mitarbeiter in 2020 ihre Arbeitsabläufe weniger effizient, weniger aktuell und eher produktivitätsmindernd . Dies gilt insbesondere für diejenigen, die 8 + Stunden/Tag an einem Computer arbeiten.

Fünfunddreißig Prozent wünschen sich bessere und mehr Tool, um die Remote-Zusammenarbeit zu ermöglichen. Noch mehr (93 %) sind der Meinung, dass ihre Organisation den Umgang mit Dokumenten verbessern könnte.

Sie wollen standardisierte Arbeitsprozesse

Die Daten zeigen uns, dass es nicht ausreicht, nur bessere Tools zu bekommen, um die Herausforderungen der Remote-Zusammenarbeit zu lösen. Ohne standardisierte Workflows über Teams und Abteilungen hinweg werden die Mitarbeiter wahrscheinlich an ihrer alten Vorgehensweise festhalten. Dies führt zu einer geringen Benutzerakzeptanz, isolierten Arbeitsumgebungen und letztendlich zu einem geringeren ROI Ihrer digitalen Tools.

Dies ist wahrscheinlich der Grund dafür, dass 35 % der Arbeitnehmer angeben, dass sie sich eine stärkere Standardisierung der Dokumentenprozesse wünschen. Wenn jedes Teammitglied oder jede Abteilung seine/ihre eigene Art und Weise hat, eine Aufgabe zu erledigen, ist die Zusammenarbeit umso schwieriger.

Sie wollen mehr Schulungen

Schulungen sind wichtig. Selbst die besten Tools für die Remote-Zusammenarbeit und standardisierte Arbeitsprozesse werden die Zusammenarbeit nicht verbessern, wenn die Teammitglieder diese Tools nicht effektiv nutzen können.

38 % der Arbeitnehmer glauben, dass mehr oder bessere Schulungen die Produktivität und Dokumentenprozesse verbessern würden. Indem Sie die uneinheitlichen, fragmentierten Arbeitsabläufe in Ihrem Unternehmen reduzieren, verringern Sie auch die Frustration der Mitarbeiter.

Ihnen fehlt eine persönliche Note

Dieses Problem ist bei Remote-Arbeit unvermeidlich, aber Sie können Wege finden, es besser zu machen. Sie haben vielleicht nicht die Möglichkeit, zum Schreibtisch einer Person zu gehen, um deren technische Probleme zu beheben... aber Sie können die Zusammenarbeit in Echtzeit von zu Hause aus fördern — ohne weitere Videokonferenzen.

Zusammenarbeit in Echtzeit Tool, wie Instant Messaging oder Cloudbasierte Zusammenarbeit an Dokumenten, ist das Nächstbeste gegenüber der unmittelbaren persönlichen Zusammenarbeit. Sie steigern die Effizienz, ohne die E-Mail-Überlastung und Zoom-Müdigkeit zu erhöhen.

Wie IT-Abteilungen bei der Lösung von Herausforderungen bei der Remote-Zusammenarbeit helfen können

Es gibt kein Allheilmittel, um alle Probleme bei der Zusammenarbeit aus der Ferne zu lösen. Doch die Schritte, um dorthin zu gelangen, sind eigentlich ziemlich geradlinig und sehen für fast jedes Unternehmen ähnlich aus.

1. Problembereiche identifizieren, die den Mitarbeitern Ihres Unternehmens bei der Zusammenarbeit aus dem Home-Office zu schaffen machen

Sie haben wahrscheinlich bereits einen gewissen Einblick in dies, aber es kann aufschlussreich sein, die Gedanken direkt von Mitarbeitern zu hören. Was sind ihre täglichen Hindernisse für Produktivität und Zusammenarbeit? Was könnte ihnen das Leben erleichtern und ihnen mehr Zeit geben, sich auf die wichtigen Aufgaben zu konzentrieren? Das Versenden einer einfachen Forschungsumfrage an Ihr Team könnte ein guter Anfang sein.

2. Tools identifizieren, die ihre Probleme lösen

Suchen Sie nach Lösungen, die auf die häufigsten Beschwerden und Vorschläge Ihres Teams eingehen, und denken Sie dabei daran, dass diese benutzerfreundlich und erschwinglich genug sein sollten, um sie für alle Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen bereitzustellen. Andernfalls stellen Sie die Weichen für eine geringe Benutzerakzeptanz und noch mehr Verwirrung bezüglich Ihrer Arbeitsabläufe.

Wenn du beispielsweise nur den Teammitgliedern, die am häufigsten geschrieben wurden, eSignierfunktionen zur Verfügung stellst, hast du die Herausforderung nicht wirklich gelöst. Du hast deinem Team einfach zwei separate Workflows – Papier und digital – gegeben, damit es sich nicht nur um einen kümmern muss.

Es ist auch ratsam, sich nach Möglichkeit für All-in-One-Lösungen zu entscheiden. Die App-Überlastung ist real, und je mehr digitale Tools Sie gleichzeitig einführen, desto schwieriger wird es für Sie, neue, effiziente Workflows zu trainieren und zu implementieren.

3. Erstellen Sie standardisierte Arbeitsabläufe für Ihre gängigsten Aufgaben

Wie Sie wissen, lösen digitale Tools Probleme nicht allein. Setzen Sie sich mit Hilfe des Managements für die Etablierung standardisierter Prozesse ein. Vermitteln Sie den Mitarbeitern genau, wie und für welche Aufgaben sie diese neuen Tools einsetzen sollen. Andernfalls wird zumindest ein Teil Ihres Teams wahrscheinlich an seinen alten Arbeitsweisen festhalten, was die Zusammenarbeit umso schwieriger macht.

4. Stellen Sie Schulungen bereit

Betrachten Sie Mitarbeiterschulungen als den Bogen, der alles zusammenhält. So lernen die Mitarbeiter, ihre neuen Tools effizient zu nutzen, über ihre neuen Arbeitsabläufe auf derselben Wellenlänge sein und die Remote-Zusammenarbeit letztendlich als reibungsloser und leichter empfinden. Wenn Sie sich nicht sicher sind, wo Sie anfangen sollen, können unsere vier Schlüssel zum erfolgreichen Change Management eventuell helfen.

Wir wissen, dass die Zukunft der Arbeit digital und remote ist. Wir wissen auch, dass das Rückgrat dieser Zukunft die IT ist. Während Sie also Überstunden machen, um die Remote-Arbeit und -Zusammenarbeit für Ihr Unternehmen zu verbessern, sollten Sie wissen, dass Sie mehr als eine vorübergehende Lösung anbieten – Sie bringen Ihr Unternehmen in Richtung der Zukunft der Arbeit.