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Stellen Sie noch heute auf papierlose Produktivität um

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A few years back, when “going paperless” went mainstream, it was practically synonymous with saving the environment. But being green is only one benefit of the paperless office. Ceasing to …

Als sich vor einigen Jahren der Begriff „papierlos“ durchsetzte, war dieser quasi gleichbedeutend mit Umweltschutz. Umweltfreundlichkeit ist jedoch nur einer der Vorteile eines papierlosen Büros. Der Verzicht auf Papier und die Digitalisierung von Prozessen sind ein wirksames Mittel zur Steigerung der Produktivität in allen Arten von Geschäftsabläufen.

Empowering information workers to store, retrieve, and share digital documents eliminates the need for time-intensive, low return tasks, like scouring file cabinets for missing paperwork, so employees can spend more time and energy on projects that generate higher returns.

There is certainly no shortage of tools for enhancing productivity in digital workflows—Nitro alone offers two (Nitro Pro and Nitro Cloud). But oftentimes, the initial transition to digital workflows from paper-based workflows is overwhelming, especially if you’re talking mass quantities of files. Where does one begin?

Enter Brooks Duncan, a veritable guru of paperless productivity. Through his company DocumentSnap, Duncan has helped guide businesses and individuals alike through the oft-intimidating process of turning stacks of paper into digital files.

Er schlüsselt die Sache in vier grundlegende Schritte auf, die er als DocumentSnap Workflow bezeichnet:

1. Scannen. Er empfiehlt das Scannen im PDF-Format mit einem Gerät, das beidseitig scannen kann und über einen automatischen Dokumenteneinzug verfügt

2. Bearbeiten. Erstellen Sie eine einfache Ordnerstruktur, in der Sie sich auskennen, und lassen Sie Ihre neu gescannten Dokumente durch das OCR laufen, damit sie durchsuchbar werden (Sie wollen sie ja später wiederfinden!)

3. Back it up. Whether it’s in the cloud or on a portable hard drive, backing up your newly digital files is essential.

4. Schreddern. Das ultimative Ziel ist es, das Papier loszuwerden – dies erfolgt sicher und effektiv über den Schredder.

Zusammen mit diesem Arbeitsablauf bietet DocumentSnap einige aufschlussreiche (und kostenlose!) Ressourcen für den Sprung ins papierlose Leben, darunter Paper Sanity, ein 7-teiliger E-Kurs mit Anleitungen.

The DocumentSnap blog is another great find packed with news, how-to’s, and reviews of both services and tools to help anyone go—and stay—paperless (and, more productive!).

Folgen Sie Brooks Duncan auf Twitter (@documentsnap).

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