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Stellen Sie noch heute auf papierlose Produktivität um

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Als vor einigen Jahren „papierlos“ zum Mainstream wurde, war dies praktisch gleichbedeutend mit Umweltschutz. Aber Umweltfreundlichkeit ist nur ein Vorteil des papierlosen Büros. Aufhören zu …

Als sich vor einigen Jahren der Begriff „papierlos“ durchsetzte, war dieser quasi gleichbedeutend mit Umweltschutz. Umweltfreundlichkeit ist jedoch nur einer der Vorteile eines papierlosen Büros. Der Verzicht auf Papier und die Digitalisierung von Prozessen sind ein wirksames Mittel zur Steigerung der Produktivität in allen Arten von Geschäftsabläufen.

Indem Information Worker in die Lage versetzt werden, digitale Dokumente zu speichern, abzurufen und gemeinsam zu nutzen, werden zeitintensive Aufgaben mit geringer Rendite wie das Durchsuchen von Aktenschränken nach fehlenden Unterlagen überflüssig, sodass Mitarbeiter mehr Zeit und Energie für Projekte aufwenden können, die höhere Renditen erzielen.

Es gibt sicherlich keinen Mangel an Tools, um die Produktivität in digitalen Workflows zu steigern – Nitro allein bietet zwei (Nitro Pro und Nitro Cloud). Aber häufig ist der anfängliche Übergang von papierbasierten Workflows zu digitalen Workflows überfordert, insbesondere wenn es um große Mengen an Dateien geht. Wo fängt man an?

Hier kommt Brooks Duncan ins Spiel, ein wahrer Guru der papierlosen Produktivität. Durch sein Unternehmen DocumentSnap hat Duncan dazu beigetragen, Unternehmen und Einzelpersonen gleichermaßen durch den oft einschüchternden Prozess der Umwandlung von Papierstapeln in digitale Dateien zu führen.

Er schlüsselt die Sache in vier grundlegende Schritte auf, die er als DocumentSnap Workflow bezeichnet:

1. Scannen. Er empfiehlt das Scannen im PDF-Format mit einem Gerät, das beidseitig scannen kann und über einen automatischen Dokumenteneinzug verfügt

2. Bearbeiten. Erstellen Sie eine einfache Ordnerstruktur, in der Sie sich auskennen, und lassen Sie Ihre neu gescannten Dokumente durch das OCR laufen, damit sie durchsuchbar werden (Sie wollen sie ja später wiederfinden!)

3 . Sichern Sie sie. Ob in der Cloud oder auf einer tragbaren Festplatte, das Sichern Ihrer neuen digitalen Dateien ist unerlässlich.

4. Schreddern. Das ultimative Ziel ist es, das Papier loszuwerden – dies erfolgt sicher und effektiv über den Schredder.

Zusammen mit diesem Arbeitsablauf bietet DocumentSnap einige aufschlussreiche (und kostenlose!) Ressourcen für den Sprung ins papierlose Leben, darunter Paper Sanity, ein 7-teiliger E-Kurs mit Anleitungen.

Der DocumentSnap-Blog ist eine weitere großartige Entdeckung voller Neuigkeiten, Anleitungen und Rezensionen zu beiden Diensten und Werkzeugen, um jedem dabei zu helfen, papierlos (und produktiver!) zu arbeiten und zu bleiben.

Folgen Sie Brooks Duncan auf Twitter (@documentsnap).

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