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4 Schritte für eine papierlose Büroumgebung

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Die Umstellung von papierbasierten Prozessen auf digitale Arbeitsabläufe ist keine kleine Aufgabe, aber im Endeffekt lohnt sie sich. Beginnen Sie Ihren Weg zum papierlosen Büro mit unserer kostenlosen 14-tägigen Testversion.

Wenn Sie vorher noch nicht genug Gründe hatten, papierlos zu arbeiten, dann hat Sie das Jahr 2020 und der plötzliche Wechsel zur Arbeit im Home-Office wahrscheinlich überzeugt. Die Umstellung von papierbasierten Prozessen auf digitale Arbeitsabläufe ist keine kleine Aufgabe, aber eine, die sich im Endeffekt mehr als lohnt.

Vorteile eines papierlosen Büros

  • Nachhaltigkeit: Die Reduzierung des Papierabfalls ist ein entscheidender erster Schritt in den Bemühungen Ihres Unternehmens, umweltfreundlicher zu werden, besonders wenn man bedenkt, dass gemischte Papiererzeugnisse in Form von Druckfehlern, Junkmail, Handzetteln, Rechnungen, Präsentationen und Verpackungen schätzungsweise 70 % des Gesamtabfalls in Büros ausmachen.
  • Kosteneinsparungen: Hierbei geht es nicht nur um die Kosten für Druck und Tinte, auch die zusätzliche Zeit, die Ihre Mitarbeiter für ineffiziente Papierprozesse aufwenden, kostet Geld.
  • Gesteigerte Effizienz: Papierlose Workflows reduzieren nachweislich die Zeit, die für „hektische Arbeit“ aufgewendet wird, wie das Verfolgen von Unterschriften, das Aufnehmen von Nachrichten und das Ausfüllen von Formularen. All diese Aufgaben sind einfacher und schneller, wenn sie digital erledigt werden.
  • Höhere Mitarbeiterzufriedenheit: Unsere Studie ergab ein höheres Maß an Zufriedenheit am Arbeitsplatz unter Mitarbeitern, die im Home-Office arbeiten konnten und Zugang zu digitalen Tools hatten, um ihre Arbeit gut zu erledigen.Zeitersparnisse, bessere Benutzerfreundlichkeit und reibungslosere Arbeitsabläufe sind nur einige der Gründe, warum Mitarbeiter papierloses Arbeiten leichter finden.
  • Erhöhte Sicherheit: Papierdokumente können in die falschen Hände geraten, verloren gehen, beschädigt oder falsch gelagert werden. Ein verschlüsselter Cloud-basierter Speicher hingegen sorgt dafür, dass Dateien sicher, geschützt und leicht wiederzufinden sind.
  • Einfachere Zusammenarbeit: PDF-Produktivitätslösungen wie Nitro PDF ProTM stellen sicher, dass alle Teammitglieder immer die aktuellste Version eines Dokuments haben.
  • Bereit für die Remote-Arbeit: Papierbasierte Arbeitsabläufe erfordern in der Regel, dass sich die Menschen am selben Ort aufhalten, weshalb es kein Wunder ist, dass das globale Druckaufkommen nach Beginn der Pandemie um 53 % zurückgegangen ist. Dieser steile Abfall macht deutlich, wie inkompatibel papierbasierte Prozesse mit der neuen Realität der Arbeit im Home-Office sind.

Schritt-für-Schritt-Anleitung für den Umstieg auf das papierlose Büro

1. Aktuelle Papierprozesse beurteilen

  • Welche Prozesse und Abteilungen tragen zum Großteil Ihres Druckaufkommens und Ihrer physischen Dokumentenaufbewahrung bei?Sobald Sie das ermittelt haben, können Sie mit der Suche nach Lösungen für den Übergang zum papierlosen Büro beginnen.
  • Welche Sicherheitsmaßnahmen müssen Sie bei digitalen Prozessen einhalten?Selbst die sensibelsten Dokumente können sicher und legal digital gespeichert werden. Bevor Sie mit dem Umstieg beginnen, vergewissern Sie sich nur, dass Sie Ihre Hausaufgaben gemacht haben, um die Vorschriften Ihrer Branche einzuhalten.
  • Welche internen Ressourcen hat Ihr Unternehmen, die es nutzen kann, um Papier aus Prozessen zu entfernen?Wahrscheinlich stehen Ihnen bereits einige Tools zur Verfügung, die Sie noch nicht voll ausschöpfen.
  • Und schließlich: Welche neuen digitalen Tools benötigen Sie, um Ihren Übergang zum papierlosen Büro zu vollenden?Im Idealfall sollte Ihre neue Technologie benutzerfreundlich und erschwinglich genug sein, damit alle in Ihrem Unternehmen sie nutzen können.

2. Organisieren Sie einen Prozess für den Übergang von Papier zu digitalen Lösungen

  • Priorisieren Sie zunächst die digitalen Transferprozesse , die den größten Teil Ihres Drucks ausmachen. Für viele Unternehmen ist dies das Unterzeichnen und Versenden von Formularen .
  • Erweitern Sie Ihren Dokumentenspeicher. Verzichten Sie auf Papier und gedruckte Vereinbarungen, die online ausgefüllt und gespeichert werden können, indem Sie eine sichere Lösung wie Nitro PDF Pro verwenden, die PDF-Kennwortschutz und Zertifikatssicherheit bietet.

3. Bieten Sie Mitarbeiterschulungen zu Ihren neuen digitalen Arbeitsabläufen

4. Erstellen Sie Onboarding- und Einführungsstrategien für neue Technologien

  • Das Onboarding von Mitarbeitern zu neuen digitalen Tools, insbesondere auf Unternehmensebene, kann ein großes Hindernis für den Übergang zum papierlosen Büro darstellen. Ohne eine Strategie kann der Prozess langwierig und nervenaufreibend werden, was eine geringe Benutzerakzeptanz zur Folge hat.Das robuste Kundenerfolgsteam von Nitro entwickelt maßgeschneiderte Onboarding- und Rollout-Strategien, die einen reibungslosen Übergang und einen maximalen ROI Ihrer Investition gewährleisten.
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