Nitro Blog

Die 4 Tools für Dokumentzusammenarbeit, die Sie verwenden sollten

Team-im-Büro.jpg

Bei richtiger Umsetzung kann die Zusammenarbeit an Dokumenten ein leistungsfähiges Instrument sein, um Teams zusammenzubringen, Zeit zu sparen und das volle Potenzial der Mitarbeiter eines Unternehmens auszuschöpfen. Dennoch sagen mehr als 50 Prozent der IT-Leiter, dass sie sich mit Herausforderungen aufgrund von inkonsistenten Arbeitsabläufen und Prozessen bei der Zusammenarbeit konfrontiert sehen. 35 Prozent kämpfen mit einem Mangel an Transparenz die Dokumentenaktivitäten betreffend, wie etwa Freigabe, Darstellung und Bearbeitung.

document-review.png

Daher muss Ihre Dokumentenproduktivitätssoftware zahlreiche Tools bereithalten, die die Zusammenarbeit mit Dokumenten einfach und intuitiv gestalten. Die Kollaborationstools von Nitro PDF Pro befinden sich auf der Registerkarte „Überprüfung“. Sie helfen Einzelnen und ganzen Teams bei der nahtlosen Freigabe und Überprüfung von Dokumenten, Informationen, Bearbeitungen und mehr. Nitro PDF Pro besitzt eine lange Liste leistungsstarker Funktionen für die Zusammenarbeit. Die folgenden gehören zu unseren Favoriten für die tägliche Produktivität:

1 . PDFs vergleichen

Das haben wir alle schon durchgemacht. Ihr Kollege bearbeitet und markiert Ihr Dokument, dann müssen Sie die „Vorher“- und „Nachher“-Versionen scannen, um Unterschiede zu erkennen. Die Vergleichsfunktion spart Zeit und beseitigt Rätselraten, indem jede Änderung in Text, Bildern und Anmerkungen zwischen zwei Dokumenten skizziert wird.

Wenn Sie auf die Vergleichsfunktion klicken, werden Sie aufgefordert, zwei zu vergleichende Dokumente auszuwählen. Während eines textbasierten Vergleichs durchsucht Nitro Pro Text, Bilder und Anmerkungen und erstellt eine Anmerkung, um jede Abweichung zu beschreiben. Beim Vergleich von gescannten und bildbasierten Dokumenten analysiert Nitro Pro Bilder auf Pixelebene und zeigt die visuellen Unterschiede zwischen den beiden Dokumenten an. Egal, ob Sie nach Textbearbeitungen oder Photoshop-Änderungen suchen, Compare ist ein leistungsstarkes Tool, das Ihre Produktivität mit nur wenigen Klicks steigern kann.

2. Stempel- oder PDF-Dateien

Genau wie ein Stempel auf einem Dokument kann ein digitaler Stempel sofort einen Akzent setzen oder den Status einer Datei kenntlich machen. Eingebaute Stempel wie „Entwurf“, „Geprüft“ und „Genehmigt“ sind perfekt für die Zusammenarbeit mit Kollegen. Sie möchten etwas anderes mitteilen? Mit der Stempelfunktion von Nitro PDF Pro können Sie einen benutzerdefinierten Stempel mit Ihrem eigenen Text, Ihrem Bild oder Ihrer PDF-Datei erstellen. Sie können sogar Ihre Textfarbe anpassen und dynamische Inhalte einfügen, um ein ganz eigenes Erscheinungsbild zu erzeugen.

3. OCR

Die Arbeit mit gescannten Dokumenten kann alles andere als produktiv sein – insbesondere, wenn es um die fehlenden Such- und Bearbeitungsfunktionen geht. Aber Nitro PDF Pro ändert das. Mithilfe der optischen Zeichenerkennung (OCR) kann Nitro PDF Pro gescannte oder fotografierte Dokumente in durchsuchbare, bearbeitbare PDF-Dateien umwandeln, die Sie einfach organisieren, bearbeiten und überarbeiten können. Daten, Text und Bilder, die per OCR konvertiert wurden, können per Copy-and-Paste in andere Dokumente eingefügt werden, während die Möglichkeit, Text zu bearbeiten, zu kommentieren, hervorzuheben und zu streichen, die Zusammenarbeit an Dokumenten zum Kinderspiel macht.

Klicken Sie einfach im Abschnitt „Dokument“ der Registerkarte „Überprüfen“ auf „OCR“ und wählen Sie aus, ob Sie Ihr Dokument durchsuchbar oder durchsuchbar und bearbeitbar machen möchten. Wenn Sie das Dokument durchsuchbar machen, können Sie Text mit Werkzeugen wie Hervorheben und Durchstreichen markieren, während das Durchsuchen und Bearbeiten von Text einen Schritt weiter geht, indem Sie Ihr Dokument für die Konvertierung in Microsoft Word oder Excel vorbereiten.

4 . Kommentare zusammenfassen

Kommentare und Anmerkungen sind eine der produktivsten Formen der Zusammenarbeit an Dokumenten. Wenn jedoch mehrere Prüfer involviert sind, kann das Sortieren von Bearbeitungen und Kommentaren sehr schnell sehr verwirrend werden. Die Funktion „Kommentare zusammenfassen“ von Nitro PDF Pro zeigt Inhalt und Kommentare nebeneinander an, um eine organisierte und lesbare zusammengefasste Ansicht zu erhalten. Sobald die Überprüfung abgeschlossen ist, kann diese zusammenfassende Ansicht mit Seite-an-Seite-Seiteninhalt und Kommentaren gedruckt werden.

Sobald Sie diese Tools für die Dokumentenzusammenarbeit beherrschen, ist die Standardisierung Ihrer Software ein wichtiger nächster Schritt zur Beseitigung von Prozessinkonsistenzen und zur Förderung einer nahtlosen Zusammenarbeit. Wenden Sie sich für weitere Informationen zur Standardisierung Ihrer Dokumentenproduktivitätslösung an das Vertriebsteam von Nitro . Oder sehen Sie sich alle Funktionen von Nitro PDF Pro an , um mehr darüber zu erfahren, wie Nitro Ihnen helfen kann, jeden Tag intelligenter zu arbeiten.

Die Zukunft der Arbeit

Der Nitro-Produktivitätsbericht für 2022

Erfahren Sie, wie die Pandemie Produktivität, Arbeitsabläufe und digitale Initiativen verändert hat und welche Trends und Technologien die Arbeit im Jahr 2022 und darüber hinaus prägen werden.