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Die 4 Tools für Dokumentzusammenarbeit, die Sie verwenden sollten

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Bei richtiger Umsetzung kann die Zusammenarbeit an Dokumenten ein leistungsfähiges Instrument sein, um Teams zusammenzubringen, Zeit zu sparen und das volle Potenzial der Mitarbeiter eines Unternehmens auszuschöpfen. Dennoch sagen mehr als 50 Prozent der IT-Leiter, dass sie sich mit Herausforderungen aufgrund von inkonsistenten Arbeitsabläufen und Prozessen bei der Zusammenarbeit konfrontiert sehen. 35 Prozent kämpfen mit einem Mangel an Transparenz die Dokumentenaktivitäten betreffend, wie etwa Freigabe, Darstellung und Bearbeitung.

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Daher muss Ihre Dokumentenproduktivitätssoftware zahlreiche Tools bereithalten, die die Zusammenarbeit mit Dokumenten einfach und intuitiv gestalten. Die Kollaborationstools von Nitro PDF Pro befinden sich auf der Registerkarte „Überprüfung“. Sie helfen Einzelnen und ganzen Teams bei der nahtlosen Freigabe und Überprüfung von Dokumenten, Informationen, Bearbeitungen und mehr. Nitro PDF Pro besitzt eine lange Liste leistungsstarker Funktionen für die Zusammenarbeit. Die folgenden gehören zu unseren Favoriten für die tägliche Produktivität:

1. Vergleichen Sie PDFs

Wir waren alle dort. Ihr Kollege bearbeitet und markiert Ihr Dokument, dann müssen Sie die Versionen „Vorher“ und „Nachher“ scannen, um Unterschiede zu entziffern. Die Vergleichsfunktion spart Zeit und macht Rätselraten überflüssig, indem sie jede Änderung von Text, Bildern und Anmerkungen zwischen zwei Dokumenten skizziert.

Wenn Sie auf die Vergleichsfunktion klicken, werden Sie aufgefordert, zwei Dokumente zum Vergleichen auszuwählen. Während eines textbasierten Vergleichs sucht Nitro Pro nach Text, Bildern und Anmerkungen und erstellt eine Anmerkung, um jede Diskrepanz zu beschreiben. Beim Vergleich gescannter und bildbasierter Dokumente analysiert Nitro Pro Bilder auf Pixelebene und zeigt die visuellen Unterschiede zwischen den beiden Dokumenten an. Egal, ob Sie nach Textänderungen oder Photoshop-Änderungen suchen, Compare ist ein leistungsstarkes Tool, das Ihre Produktivität mit nur wenigen Klicks steigern kann.

2. PDFs stempeln

Genau wie ein Stempel auf einem Dokument kann ein digitaler Stempel sofort einen Akzent setzen oder den Status einer Datei kenntlich machen. Eingebaute Stempel wie „Entwurf“, „Geprüft“ und „Genehmigt“ sind perfekt für die Zusammenarbeit mit Kollegen. Sie möchten etwas anderes mitteilen? Mit der Stempelfunktion von Nitro PDF Pro können Sie einen benutzerdefinierten Stempel mit Ihrem eigenen Text, Ihrem Bild oder Ihrer PDF-Datei erstellen. Sie können sogar Ihre Textfarbe anpassen und dynamische Inhalte einfügen, um ein ganz eigenes Erscheinungsbild zu erzeugen.

3. OCR

Die Arbeit mit gescannten Dokumenten kann alles andere als produktiv sein — vor allem, wenn es um die fehlenden Such- und Bearbeitungsmöglichkeiten geht. Aber Nitro PDF Pro ändert das. Mithilfe der optischen Zeichenerkennung (OCR) kann Nitro PDF Pro gescannte oder fotografierte Dokumente in durchsuchbare, bearbeitbare PDF-Dateien umwandeln, die Sie einfach organisieren, bearbeiten und überarbeiten können. Daten, Text und Bilder, die per OCR konvertiert wurden, können kopiert und in andere Dokumente eingefügt werden, und die Fähigkeit, Text zu bearbeiten, zu kommentieren, hervorzuheben und durchzustreichen, macht die Zusammenarbeit an Dokumenten zum Kinderspiel.

Klicken Sie einfach im Abschnitt Dokument auf der Registerkarte Überprüfen auf OCR und wählen Sie aus, ob Sie Ihr Dokument durchsuchbar oder durchsuchbar und bearbeitbar machen möchten. Wenn Sie das Dokument durchsuchbar machen, können Sie Text mit Tools wie Markieren und Durchstreichen markieren. Wenn Sie Text durchsuchbar und bearbeitbar machen, geht der Prozess noch einen Schritt weiter, indem Sie Ihr Dokument für die Konvertierung in Microsoft Word oder Excel vorbereiten.

4. Kommentare zusammenfassen

Kommentare und Anmerkungen sind eine der produktivsten Formen der Zusammenarbeit an Dokumenten. Wenn jedoch mehrere Gutachter beteiligt sind, kann das Sortieren von Änderungen und Kommentaren sehr schnell sehr verwirrend werden. Die Funktion „Kommentare zusammenfassen“ von Nitro PDF Pro zeigt Inhalt und Kommentare nebeneinander an, sodass eine übersichtliche und lesbare Ansicht entsteht. Sobald die Überprüfung abgeschlossen ist, kann diese zusammengefasste Ansicht mit Seiteninhalten und Kommentaren gedruckt werden.

Sobald Sie diese Tools für die Zusammenarbeit an Dokumenten beherrschen, ist die Standardisierung Ihrer Software ein wichtiger nächster Schritt, um Prozessinkonsistenzen zu beseitigen und eine reibungslose Zusammenarbeit zu fördern. Für weitere Informationen zur Standardisierung Ihrer Dokumentenproduktivitätslösung sprechen Sie mit dem Vertriebsteam von Nitro. Oder schauen Sie sich alle Funktionen von Nitro PDF Pro an, um mehr darüber zu erfahren, wie Nitro Ihnen helfen kann, jeden Tag intelligenter zu arbeiten.