Nitro Blog

Die 4 Tools für Dokumentzusammenarbeit, die Sie verwenden sollten

team-in-office.jpg

Bei richtiger Umsetzung kann die Zusammenarbeit an Dokumenten ein leistungsfähiges Instrument sein, um Teams zusammenzubringen, Zeit zu sparen und das volle Potenzial der Mitarbeiter eines Unternehmens auszuschöpfen. Dennoch sagen mehr als 50 Prozent der IT-Leiter, dass sie sich mit Herausforderungen aufgrund von inkonsistenten Arbeitsabläufen und Prozessen bei der Zusammenarbeit konfrontiert sehen. 35 Prozent kämpfen mit einem Mangel an Transparenz die Dokumentenaktivitäten betreffend, wie etwa Freigabe, Darstellung und Bearbeitung.

document-review.png

Daher muss Ihre Dokumentenproduktivitätssoftware zahlreiche Tools bereithalten, die die Zusammenarbeit mit Dokumenten einfach und intuitiv gestalten. Die Kollaborationstools von Nitro PDF Pro befinden sich auf der Registerkarte „Überprüfung“. Sie helfen Einzelnen und ganzen Teams bei der nahtlosen Freigabe und Überprüfung von Dokumenten, Informationen, Bearbeitungen und mehr. Nitro PDF Pro besitzt eine lange Liste leistungsstarker Funktionen für die Zusammenarbeit. Die folgenden gehören zu unseren Favoriten für die tägliche Produktivität:

1. Compare PDFs

We’ve all been there. Your colleague edits and marks up your document, then you’re left scanning the “before” and “after” versions to decipher differences. The Compare feature saves time and removes guesswork by outlining every change in text, images, and annotations between two documents.

When you click the Compare feature, you’ll be asked to select two documents to compare. During a text-based comparison, Nitro Pro will search text, images, and annotations, and make an annotation to describe each discrepancy. When comparing scanned and image-based documents, Nitro Pro analyzes images on a pixel level and displays the visual differences between the two documents. Whether you’re looking for text edits or Photoshop changes, Compare is a powerful tool that can boost your productivity with just a few clicks.

2. Stamp PDFs

Genau wie ein Stempel auf einem Dokument kann ein digitaler Stempel sofort einen Akzent setzen oder den Status einer Datei kenntlich machen. Eingebaute Stempel wie „Entwurf“, „Geprüft“ und „Genehmigt“ sind perfekt für die Zusammenarbeit mit Kollegen. Sie möchten etwas anderes mitteilen? Mit der Stempelfunktion von Nitro PDF Pro können Sie einen benutzerdefinierten Stempel mit Ihrem eigenen Text, Ihrem Bild oder Ihrer PDF-Datei erstellen. Sie können sogar Ihre Textfarbe anpassen und dynamische Inhalte einfügen, um ein ganz eigenes Erscheinungsbild zu erzeugen.

3. OCR

Working with scanned documents can be anything but productive—especially when it comes to the lack of search and editing capabilities. But Nitro PDF Pro changes that. Using Optical Character Recognition (OCR), Nitro PDF Pro can transform scanned or photographed documents into searchable, editable PDFs that you can easily organize, manipulate, and revise. Data, text, and images that have been converted via OCR can be copy-and-pasted into other documents, while the ability to edit, annotate, highlight, and cross-out text makes document collaboration a breeze.

Simply click OCR in the Document section of the Review tab, and choose whether you’d like to make your document searchable or searchable and editable. Making the document searchable will allow you to mark up text with tools like highlight and cross-out, while making text searchable and editable takes the process one step further by preparing your document for conversion to Microsoft Word or Excel.

4. Summarize comments

Comments and annotations are one of the most prolific forms of document collaboration. Yet when multiple reviewers become involved, sorting through edits and comments can get very confusing very quickly. Nitro PDF Pro’s Summarize Comments feature displays content and comments side by side for a summarized view that’s organized and readable. Once review is complete, this summarized view can be printed with side-by-side page content and comments.

Once you master these document collaboration tools, standardizing your software is an important next step in eliminating process inconsistencies and encouraging seamless collaboration. For more information on standardizing your document productivity solution, talk to Nitro’s sales team. Or, check out all of Nitro PDF Pro’s features to learn more about how Nitro can help you work smarter every day.

Die Zukunft der Arbeit

Der Nitro-Produktivitätsbericht für 2022

Erfahren Sie, wie die Pandemie die Produktivität, Arbeitsabläufe und digitale Initiativen verändert hat, sowie die Trends und Technologien, die die Arbeit in 2022 und darüber hinaus prägen.